모니터에 띄워 두고 보는 고정 자산 관리 지침 101

기업의 IT 자산을 관리하는 백오피스 담당자라면 IT 기기 같은 유형 자산과 소프트웨어 같은 무형 자산을 동시에 관리하고 계실 거예요. 심플리는 많은 백오피스 담당자들을 만나보며 그들의 상황을 두 가지 주요한 문제로 추려볼 수 있었는데요.

첫째, SaaS 관리는 정확한 현황 파악이 가장 어렵고
둘째, IT 기기 관리는 상대적으로 수월하지만 ‘꾸준히’ 관리하는 것이 어렵다는 점입니다.

특히 IT 기기는 개당 단가가 높기 때문에 반납이나 매각, 폐기 프로세스가 제대로 구축되어 있지 않으면 낭비되는 비용이 빠르게 상승합니다. 하지만 관리 체계만 잘 만들어 둔다면 이후 유지 관리가 수월해져요!

그래서 오늘은 심플리가 만나본 고객들의 문제 상황, 고민을 해결해 줄 수 있는 고정 자산 관리 지침서 콘텐츠를 준비했습니다. IT 기기 관리를 시작했거나, 더 좋은 방법을 찾아보고 있는 경영지원 팀 담당자 분들께 부디 펼쳐놓고 볼 수 있는 해답지가 되길 바라요. 😎

IT 자산 관리 이해하기

IT 자산 관리가 미흡한 팀은 100% 경험하는 문제

빠르게 성장하는 기업은 늘 새로 마주하게 되는 과제들이 있죠. 업무 프로세스가 바뀌거나 새로운 툴을 도입하기도 합니다. 더 많은 장비를 구비해야 하고, 관리하는 사람도 필요하고요. 이 과정 중에 많은 기업이 간과하고 있는 IT 자산 관리, 왜 해야 할까요? IT 기기와 소프트웨어를 통합 관리하는 것을 IT 자산 관리라고 말하는데요. 기업의 IT 자산을 제대로 관리하지 않으면 어떤 문제가 발생하게 되는지 먼저 짚어볼게요.

1. 불필요한 지출이 발생해요

많은 기업이 SaaS를 구독하면서 약 20%의 비용을 낭비하고 있습니다. 더 이상 사용하지 않는 SaaS에 구독 비용을 지불하고 있는 거죠. 심플리 고객의 평균 낭비 규모는 연간 400만 원 수준입니다. 특히 IT 기기는 SaaS 비용 대비 단가가 높기 때문에 재고 관리가 누락될 경우 낭비 비용의 단위가 빠르게 상승해요.

2. 정보가 흩어지고 생산성이 저하돼요

아마 전수조사나 실물 조사를 경험해 본 팀이라면 아실 거예요. SaaS, 라이센스 등 소프트웨어 자산 현황을 파악하는 일은 아주 많은 시간과 인력이 필요하죠. 계약, 결제 내역 등 이력을 확인하고 업데이트하는 작업뿐 아니라 IT 기기의 재고, 이력도 다시 확인해야 합니다. 조사를 실행하는 경영지원팀 구성원들도, 함께 확인하는 각 팀 구성원들도 전반적인 생산성이 크게 떨어질 수밖에 없지요.

3. 새로운 비즈니스 기회, 혁신적인 아이디어를 놓칠 수 있어요

전수조사는 기업 모든 구성원의 업무에 영향을 미칩니다. 비단 경영지원팀에만 해당하는 일은 아니죠. 입/퇴사자가 발생하거나, 높은 금액의 청구 내역을 발견될 때마다 우리는 주위 팀원에게 물어보거나 관리 대장을 검토하고 소프트웨어 계정을 다시 찾아보아야 합니다. 효율성과 편리함을 위해 도입한 SaaS, IT 기기를 관리하는데 도리어 더 많은 시간을 투자하고 있는 거죠.

📣 우리는 더 좋은 제품, 더 나은 제안에 시간과 인력을 투자해야 해요!

IT 자산 관리, 3step으로 큰 그림 이해하기

IT 자산 관리, 말만 들어서는 어떤 방식으로 관리한다는 말인지 이해가 잘되지 않죠. 이럴 때는 큰 그림을 먼저 이해하면 쉬워요! IT 자산 관리의 큰 뼈대를 먼저 쓱 훑어보세요.

STEP 1. IT 자산 환경 파악하기

SaaS, 고정자산 등 우리 기업의 IT 자산의 목록을 작성하고 지출 규모를 확인하는 단계입니다. 기존 관리 대장을 참고하거나, 무료 체험이 가능한 툴을 선택해 IT 자산 리스트를 만드는 것부터 시작해야 해요.

STEP 2. 개선 목표 수립하기

자산 활용 최적화 비용 절감 보안 강화 등 우리 기업이 IT 자산 관리를 통해 얻고 싶은 구체적인 목표를 설정해 보세요. 실행을 통해서 이루고자 하는 개선 목표를 수립하면 이후 조사한 IT 자산을 시각화할 때도 어떤 정보를 더 중요하게 볼 것인지, 추가로 어떤 항목이 더 필요한지 등에 대한 위계를 쉽게 잡을 수 있습니다.

STEP 3. IT 자산 드러내기

1, 2단계를 통해 얻은 정보를 시각적으로 가공할 차례입니다. 최적의 IT 자산 관리 방법은 정보를 드러내고 모두가 파악하기 쉽게 만드는 것입니다.

심플리 같은 IT 자산 관리 서비스를 이용한다면 별도 가공 단계 없이 대시보드로 인사이트를 얻을 수 있고요. 툴을 통하지 않는다면 팀에서 자체적으로 자산 관리 대장이나 대시보드를 만들어 관리할 수 있겠죠. 가시화의 핵심은 빠르게 인사이트를 얻을 수 있도록 데이터를 시각적으로 가공하는 것!

#1. 고정 자산 관리 방법 3가지

IT 자산 관리의 큰 그림을 이해했다면 이제 고정 자산 관리 방법을 알아볼 단계입니다. 기업 IT 자산 관리에서 가장 널리 사용되는 툴은 바로 엑셀인데요. 엑셀은 간편성이 아주 큰 장점이지만 동시에 그 한계가 명확한 수단이죠. 심플리가 엑셀의 대안이 될 수 있는 PC 자산 관리 방법을 2가지 더 소개할게요. 각 방법의 장단점을 함께 살펴보고, 우리 조직에 적합한 방법을 적용해 보세요.

(1) 엑셀을 활용한 자산 관리 대장(PC 관리 대장)

엑셀 자산 관리 대장은 이 콘텐츠를 보는 분들이 많이 사용 중일 것 같아요. 원하는 정보와 구성으로 빠르고 쉽게 관리할 수 있다는 큰 장점이 있지요. 기업의 규모가 크지 않을 때 특히 도움이 되는 아주 보편적인 방법입니다.

• 관리 대장 구성 항목: IT 기기 정보, 사용자 정보, 시스템 사양, 관리 유지 상태 등

(2) 오픈소스를 활용한 PC 자산 관리

오픈소스를 활용한 PC 자산 관리 방법은 엑셀 자산 관리 대장에서 한 단계 레벨 업 한 것과 비슷해요. 별도 설치 필요 없이 웹 브라우저를 통해 자산 데이터베이스를 구축하는 방식이죠. 엑셀에서 구현하기 힘든 고도화된 기능을 이용할 수 있습니다.

• 대표적인 오픈소스 : Snipe-it / GLPI

(3) IT 자산 관리 솔루션을 활용한 PC 자산 관리

자산 관리 솔루션은 보유한 실물 자산이 많은 규모의 기업이 주로 사용해 왔는데요. 구독형 소프트웨어(SaaS)의 시장이 빠르게 성장하면서 IT 자산 관리의 중요성을 인식하는 기업이 많아졌습니다. 대부분 거창한 POC 방법이 필요 없고 곧바로 시작해 볼 수 있는 SaaS 형태이기 때문에 접근성이 좋아요.

#2. 기업 규모별 IT 자산 관리 방법 추천

자산 실사는 매년 변동되는 자산 가치를 회계에 반영하고, 불필요한 지출을 방지하는 데 반드시 필요합니다. 심플리 내부 데이터에 따르면 조직원 300인 이상 규모의 기업은 자산 실사를 반기에 한 번씩, 7일 동안 진행한다고 해요. 그럼에도 전년도 기록을 제대로 파악하지 못하는 경우가 많습니다.

자산 실사는 평소 자산을 어떻게 관리하느냐에 따라 소요 시간이 크게 달라져요. 관리 방법을 개선하면 자산 실사를 더 효율적으로 진행할 수 있는 거죠!

심플리가 추천하는 기업 규모별 자산 관리 방법을 살펴보고, 우리 조직에 어떤 자산 관리 방법이 가장 적합한지 찾아보세요.

(1) 소규모 기업(20인 이하) : 엑셀 자산 관리 대장

엑셀을 활용한 관리 대장은 가장 간편하고 비용 효율적인 관리 방법입니다. 기업의 규모가 작아 팀원 간 커뮤니케이션이 원활한 기업에 추천해요. 다만 엑셀 자산 관리대장은 수기로 업데이트 해야 하기 때문에 오류 발생 가능성이 높고, 무엇보다 꾸준함이 생명입니다!

장점 엑셀 자산 관리 대장은 초기 비용, 유지 관리 비용이 적음

(2) 중소 규모 기업 (20인-50인) : IT 자산 관리 솔루션 고려 단계

20인 이상부터는 원활한 커뮤니케이션이 어렵고 이력 관리가 힘들어집니다. 관리 인력과 시간을 더 많은 투자해야 하죠. 심플리는 20인 이상의 기업부터 IT 자산 관리 솔루션의 도입을 추천해요. 자산 관리 솔루션은 비용 흐름, 자산 할당 멤버 등 현황에 대해 시각적으로 빠르게 인사이트를 얻을 수 있고, 정확도가 높습니다.

장점 체계적인 자산 관리가 가능하고, 자산의 상태 파악과 실시간 업데이트에 용이함

(3) 대규모 기업 (50인 이상) : IT 자산 관리 솔루션 권장 단계

50인 이상의 기업은 IT 자산 관리 솔루션 도입을 강력히 권장합니다. 인원도, 자산도 많은 대규모 기업에서는 수기 입력하는 노션, 엑셀 자산 관리 대장으로 관리하는 것이 거의 불가능한데요. 자산 관리 솔루션은 자산의 상태 혹은 변경 내역이 고스란히 기록되어 이력 관리가 수월합니다. 또 지출 비용, 구성원별 자산을 모니터링하고 관리할 수 있는 대시보드 기능으로 빠르게 현황을 파악할 수 있죠.

장점 대규모 자산을 체계적으로 관리할 수 있고, 시간과 비용을 크게 절약할 수 있음

#3. IT 자산 관리 번호, 5초 만에 작성하기

여러분의 팀은 자산 관리 번호 체계를 갖추고 있나요? 심플리에는 PC, 모니터, 키보드 등 IT 기기를 등록하고 관리할 수 있는 기기 관리 기능이 있는데요. 자산 관리 번호 작성 방법에 대해 물어보시는 분들이 생각보다 많아서 준비했습니다. 심플리가 5초 만에 만들 수 있는 아주 간단한 방법을 알려드릴 테니 지금 바로 자산 관리 번호를 작성해 보세요!

IT 자산 관리 번호란?

자산 관리 번호는 기업의 유형 자산을 효율적으로 관리하기 위해 붙이는 이름을 말합니다. 자산의 유형 구매 시점 사용 부서 등의 정보를 조합해서 만드는데요. 이 자산 관리 번호는 왜 필요한 걸까요?

1. 자산 식별에 용이해요.우리는 모든 IT 기기, PC 자산의 모델명이나 구매 시점을 외우고 다니지 않죠. 내부에서 합의된 이름이 있으면 정확하게 자산을 파악하고 관리할 수 있습니다.
2. 자산의 수명과 가치를 빠르게 알 수 있어요.자산 관리 번호에는 구매 시점 사용 기간 등을 함께 기재하기도 합니다. 관리 번호를 확인하면 해당 기기가 언제 구매한 기기인지, 얼마 동안 더 사용할 수 있을지 등에 대해 빠르게 확인할 수 있죠.

심플리는 자산 유형 일련번호 구매 시점처럼 다수의 기업이 공통적으로 많이 기재하는 항목을 어떻게 작성하면 되는지 알려드릴게요. (위 예시를 보면서 읽어보면 이해하기 쉬워요!)

(1) 자산 유형 식별 문자

자산 유형 식별 문자는 자산 유형을 알 수 있는 약어를 말합니다. 아래에 많이 사용하는 IT 기기의 식별 문자를 예시로 적어두었으니 참고해서 다른 유형의 기기도 작성해 보세요.

(2) 기기별 일련번호

각 기기의 일련번호를 입력합니다. 기기 뒷면 스티커나 내부 설정에서 확인할 수 있어요. 일련번호는 문자 길이가 길기 때문에 끝 4자리만 입력하는 것을 권장합니다.

(3) 구매 시점

구매 시점은 yymm 형식, 혹은 yy 형식을 많이 사용합니다. 2024년에 구매한 경우 ‘24’가 되겠죠? 자산 관리 번호에 구매 시점이 필요한 이유는 자산 수명 주기를 관리하는데 효과적이기 때문이에요.

(4) 구매 순서

만약 24년에 구매한 자산이 많다면? 해당 시점을 조금 더 세분화해야 식별이 용이하겠죠. 구매 순서를 추가하면 같은 해에 구매한 자산 사이에서도 구매 순서에 따른 세부적인 추적이 가능합니다.

#4. 자산실사, 재물조사 효율적으로 진행하는 방법

재물조사(자산실사)는 회사의 기계, 장비, 비품, 소모품 등 자산의 수량이나 상태를 파악하고 자산 관리 대장과 일치하는지 확인하는 과정입니다. 고정자산, 비품의 수명 주기를 확인하고 사용하지 않는 불용품을 식별하여 자산 관리의 정확성을 높일 수 있죠!

재물조사 4단계로 나누어 준비하기

1. 계획 수립
   실사를 진행하기 전에 목적, 기간, 범위, 참여 인원을 계획해 보세요. 전산상 데이터와 실물을 비교해야 하기 때문에 밑그림을 그려두면 조금 더 효율적으로 진행하는데 도움이 됩니다.
2. 재물조사표 준비
   실사를 진행하며 현황을 체크할 수 있는 재물조사표가 필요해요. 온라인상에 다운로드할 수 있는 양식이 많으니 원하는 조사표의 형태가 있는지 검색해 보셔도 되고요. 아래 심플리가 준비해둔 재물조사표 양식을 참고해도 좋아요!

3. 재물조사 진행
   이제 조사를 시작할 차례입니다. 재물조사표 항목을 참고하여 자산 상태, 관리 대장 기록 일치 여부를 꼼꼼히 확인하고 기록해야 해요. 이 단계에서 가장 많은 시간이 소요되는데요. 빠르고 효율적으로 진행하는 방법은 아래에서 말씀드릴게요. 😋
4. 재물조사 정리
   실사를 끝까지 마무리해야 재물조사의 의미가 있겠죠? 정리 단계에서는 조사한 자산의 상태 정보를 바탕으로 관리 대장 업데이트, 불용품 처리, 자산 재배치를 해야 해요. 마지막으로 실사 결과와 정리 단계 결과를 취합하고 함께 조사한 팀원, 담당자에게 보고해야 합니다.

재물조사 빠르고 정확하게 진행하는 방법

1. 운용 자산 시각화하기
   우리 팀이 가지고 있는 자산 정보를 시각화하면 각 팀, 구성원이 어떤 자산을 보유중인지, 어떻게 사용하고 있는지 빠르게 파악할 수 있어요. 각자에게 배분된 자산을 시각화하는 것은 IT 자산 관리 솔루션에서 잘 구현하는 경우가 많은데요. 
   
   만약 솔루션 도입이 어렵다면 엑셀 시트에서 직접 만들어도 좋아요. 어떤 종류의 기기를 많이 가지고 있는지, 혹은 구매 신청이 많았던 시점이 언제인지 등을 그래프로 만들어 확인할 수 있지요. 시각화는 빠르게 인사이트를 얻을 수 있도록 데이터를 시각적으로 가공하는 것이 핵심입니다!
2. 자산 관리 대장 주기적으로 업데이트하기
   너무나 기본적이고 고루한 이야기지만 가장 중요하고 확실한 방법이기도 합니다. 자산 관리 대장, 자산 관리 솔루션 등 사용 중인 툴을 활용하여 자산 상태와 가치를 주기적으로 업데이트하는 것을 추천드립니다. 매일 체크하기보다 매주, 혹은 매월 특정 날짜에 업데이트하는 날을 정해보세요.
3. RFID 및 QR코드 시스템 적극 활용하기
   텍스트 기록만으로 자산 관리를 하고 있다면 재물에 부착할 수 있는 태그 시스템을 도입하기를 적극 추천합니다. 태그 시스템이 있으면 재물조사표에 하나씩 수기 기록할 필요가 없어집니다. 실사를 진행할 때 스티커 혹은 태그를 스캔하고 그 자리에서 즉시 정보를 업데이트할 수 있으니 정확도가 올라가죠.

BONUS 퇴사자 오프보딩 체크리스트 - IT 자산 관리편

백오피스 부서는 퇴사자가 발생하면 몇 가지 중요한 절차를 챙겨야 하죠. 혹시 IT 기기 회수나 소프트웨어, 계정 반납까지 꼼꼼히 챙겨 보시나요? 모두에게 좋은 기억으로 남을 수 있는 마무리도 중요하지만 IT 기기와 SaaS 계정 반납은 회사와 퇴사자 모두의 보안에 직접적으로 영향을 미칠 수 있습니다.

실제로 심플리가 만나본 기업들은 예전 퇴사자의 계정을 슬랙 메신저에서 발견하거나, 자산실사에서 파악한 IT 기기 개수와 매입 개수가 다르다는 것을 인지한 경험이 있는데요.

회사 보안에 치명적인 불상사를 방지하기 위해서는 반드시 제때 체크하는 단계가 필요하겠죠? 경영지원 팀에서 반드시 챙겨야 하는 오프보딩 체크리스트를 공유 드릴게요!

고정 자산 관리 101 콘텐츠에서 어렵거나 이해가 가지 않는 내용이 있다면 편하게 말씀해 주세요! 심플리는 언제나 여러분의 의견과 고민을 들을 준비가 되어 있습니다.

성장하는 기업은 하나하나 신경 쓸 여유가 없습니다. 모든 기업이 핵심 가치에만 집중할 수 있도록 심플리가 돕겠습니다. 🙂