경영지원팀을 위한 자산실사, 재물조사 진행 방법 알아보기

아마 이 콘텐츠를 보시는 백오피스 부서의 총무 담당자라면 재물조사가 쉽지 않다는 것을 경험해 보셨을 거예요. 꾸준함이 생명인 일이지만 당장 눈앞에 닥친 큰 문제가 없다면 뒤로 미루기도 쉽죠. 오늘은 재물조사를 어떻게 진행해야 하는지, 또 실사를 어떻게 효율적으로 진행할 수 있는지 그 방법을 알려드릴게요. 🙂

재물조사(자산실사)란?

자산실사는 회사의 기계, 장비, 비품, 소모품 등의 수량이나 상태를 파악하고 자산 관리 대장 기록과 일치하는지 확인하는 과정입니다. 쉽게 말해 PC 같은 회사의 고정 자산을 점검하는 과정이라고 할 수 있습니다. 회사 자산 관리 시스템을 검토하고 평가하는데 의의가 있죠. 재물조사는 재고 실사, 자산실사, 전수조사 등 다른 이름으로 부르기도 해요.

재물조사, 왜 해야 할까요?

고정자산, 비품 등 자산의 수명주기를 체크할 수 있어요.

실사를 진행하면 자산의 구매 시점을 바탕으로 수리가 필요하진 않은지, 계속 사용 가능한 상태인지, 처분이 필요한지 등을 확인할 수 있습니다. 자산의 분실, 도난, 손상 등의 상태를 파악하고 어떤 수명 단계에 속하는지 파악할 수 있죠.

불용품을 확인할 수 있어요.

사용하지 않거나 불필요한 물품을 확인하고 적절하게 처리할 수 있어요. 불용품을 식별하고 분류하면 자산을 효율적으로 관리할 수 있고, 기업의 재무 상태를 개선하는 데 도움이 됩니다. 불필요한 자산을 유지하는데 들어가는 비용이 절감되는 효과도 있고요.

자산 관리의 정확성을 올릴 수 있어요.

자산의 기록된 정보와 실제 자산 사이의 불일치를 파악하고 수정할 수 있습니다. 자산관리의 정확성을 향상시키는 것은 재물조사를 진행하는 가장 주요한 이유이기도 해요.

재물조사, 진행하는 방법 알려드릴게요.

계획 수립

재물조사를 시작하기 전에 목적, 조사 기간, 조사 범위, 참여 인원을 계획해 보세요. 재물조사는 전산상 데이터와 실물을 비교하며 확인해야 하기 때문에 시작하기 전에 밑그림을 그려두면 효율적으로 진행하는데 큰 도움이 됩니다.

재물조사표 준비

우선 조사를 진행하며 현황을 체크할 각 자산의 리스트가 필요해요. 해당 리스트를 기반으로 자산 관리 번호, 지급일, 운용 부서, 불용품 체크 등을 확인할 수 있는 조사표를 준비하면 됩니다. 온라인상에 다운로드할 수 있는 양식이 많으니 원하는 조사표의 형태가 있는지 검색해 보셔도 되고요. 아래 심플리가 준비해둔 재물조사표 양식을 참고해서 직접 만드셔도 좋아요. 🙂

재물조사 진행

부서 혹은 팀별로 조사를 시작할 차례입니다. 재물조사표의 항목을 참고하여 기계, 장비, 비품, 소모품 등의 상태를 확인하고, 꼼꼼히 기록해야 해요. 특히 전산상에 기록된 자산과 실제 보유, 사용하고 있는 자산이 모두 일치하는가 확인하는 실사 과정이 가장 중요한데요. 팀별로 할당된 고정자산을 직접 하나씩 확인하는 과정은 까다롭고 시간이 많이 소요됩니다. 재물조사에서 실사를 빠르게 진행할 수 있는 방법은 아래에서 말씀드릴게요. 😋

재물조사 정리

재물조사 정리 단계는 자산관리 대장 업데이트, 자산 재배치 등 자산의 상태, 가치, 위치 등의 정보를 최신으로 업데이트하는 단계입니다. 실사 결과를 제대로 정리해야 재물조사의 의미가 있겠죠? 불용품으로 체크된 자산은 매각하거나 폐기 처리하고, 당장 필요하지 않은 자산은 다른 부서로 재할당 할 수 있어요. 마지막으로 실사 결과와 정리 단계의 결과를 함께 취합하고 함께 조사한 팀원, 혹은 담당자에게 업데이트를 해야 합니다.

🚀 자산실사 빠르고 정확하게 끝낼 수 있는 방법 3가지

운용 자산 시각화하기

운용 자산을 시각화하면 각 팀, 부서가 어떤 자산을 보유하고 있는지, 또 어떻게 사용하고 있는지 빠르게 파악할 수 있습니다. 특히 개인에게 주어진 IT 자산을 한눈에 파악할 수 있는데요. 고정자산이나 비품 같은 유형자산뿐만 아니라 SaaS, 소프트웨어 라이센스 등 무형자산까지 통합 관리할 수 있다는 이점이 있습니다.

각자에게 배분된 자산을 시각화하는 것은 IT 자산 관리 솔루션에서 잘 구현하는 경우가 많은데요. 만약 솔루션 도입이 어렵다면 엑셀 시트에서 만들어 볼 수 있어요. 어떤 종류의 기기를 많이 가지고 있는지, 혹은 구매 신청이 많았던 시점이 언제인지 등을 그래프로 만들어 확인할 수 있지요. 시각화는 빠르게 인사이트를 얻을 수 있도록 데이터를 시각적으로 가공하는 것이 핵심입니다.

자산 관리 대장 평소 꾸준히 업데이트하기

너무나 기본적이고 고루한 이야기지만 가장 중요하고 확실한 방법이기도 합니다. 기업의 고정자산 관리는 미루면 미룰수록 그 부채가 쌓이는 일이기 때문이지요. 자산관리 대장, 자산 관리 솔루션 등 사용 중인 툴을 활용하여 자산 상태와 가치를 주기적으로 업데이트하는 것을 추천드립니다. 매일 체크하기보다 매주, 혹은 매월 특정 날짜에 업데이트하는 날을 정해보세요. 이벤트 일자를 주기적으로 가져가면 자산 관리 업무를 보다 가뿐한 마음으로 대하는 데 도움이 될 거예요.

RFID, QR코드 시스템 적극적으로 활용하기

아직 텍스트 기록만으로 자산 관리를 하고 있다면 재물에 부착할 수 있는 태그 시스템을 도입하기를 적극 추천합니다. 태그 시스템이 있으면 재물조사표에 하나씩 수기 기록할 필요가 없어집니다. 실사를 진행할 때 스티커 혹은 태그를 스캔하고 그 자리에서 즉시 정보를 업데이트할 수 있으니 정확도가 올라가죠. 또 곧장 업데이트가 가능하니, 재물조사가 끝난 이후 정리 단계의 리소스도 확연히 줄어들고요.

RFID vs QR코드?

재물조사 빠르게 끝내는 방법, 도움이 되셨나요? 기업의 자산 관리는 회사 운영 효율성을 향상시키고, 재무 상태를 건강하게 유지하기 위한 목적으로 실시하는데요. 재물조사도 자산 관리 수단 중 하나이기 때문에 최대한 효율적으로, 정확하게 실행하는 것이 중요합니다. 오늘 심플리가 준비한 콘텐츠가 재물조사 전, 막막했던 분들에게 작은 도움이 되는 콘텐츠였길 바라요.

성장하는 기업은 하나하나 신경 쓸 여유가 없습니다. 모든 기업이 핵심 가치에만 집중할 수 있도록 심플리가 돕겠습니다. 🙂