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자산 관리 대장은 효율적일까요? 기업 규모별 IT 자산 관리 방법

자산 관리 대장은 효율적일까요? 또 회사의 IT 자산 관리는 왜 중요할까요? 그 이유와 함께 기업 규모별 IT 자산 관리 방법을 함께 알려드릴게요!

지금도 많은 회사가 IT 기기부터 SaaS 소프트웨어까지, IT 자산을 엑셀 자산 관리 대장으로 관리하고 있습니다. 그렇다면 회사의 IT 자산 관리는 왜 중요할까요? 자산 관리는 매년 변동되는 자산 가치를 회계에 반영하고, 불필요한 지출을 방지하는 데 필요합니다.

IT 기기는 언제 장비를 교체할지, 어떤 장비를 구매할지 계획을 수립해 효율적인 지출 관리를 할 수 있고, SaaS와 같은 구독 소프트웨어는 사용 인원과 플랜, 기간을 관리해서 합당한 비용 지출을 만들 수 있죠.

하지만 IT 자산 관리와 소프트웨어 자산 관리는 특히나 번거로운 작업입니다. 심플리 내부 인터뷰에 따르면 조직원 300인 이상 규모의 기업의 경우, 반기마다 자산 관리를 진행한다고 합니다. 여기서 문제는 전수조사로 진행하는 이 자산 관리는 일주일 이상의 기간이 필요하다는 것이죠. 게다가 SaaS 소프트웨어는 누가 어떤 라이센스를 가졌는지 찾기 힘들고, 이전 3년간의 기록을 조사하지만 완전하게 파악하지 못하는 경우가 많다고 합니다.

그렇다면 어떻게 효율적으로 IT 자산 관리를 할 수 있을까요?

규모가 작은 회사라면 자산 관리 대장을 사용하는 것도 좋은 방법입니다.

20인 이하 회사라면 단순한 자산 관리 대장을 엑셀로 만들어서 사용해도 충분히 자산 관리가 가능합니다. 모든 팀원이 같은 공간에 있고, 커뮤니케이션도 빠르게 진행할 수 있기 때문인데요. 자산 관리가 필요한 시점마다 팀원에게 물어보면 빠르게 자산 관리 대장을 업데이트할 수 있습니다.

다만, 조직 규모가 커지면 엑셀로 관리하는 자산 관리의 업데이트 속도가 느려지고 누락되는데, 이 이후로는 이전 히스토리를 파악하기가 점차 어려워지죠. 비즈니스 성장을 고려한다면 적절한 가격의 IT 자산 관리 솔루션을 도입하는 것도 좋은 방법입니다.

20-50인 규모의 회사라면 자산 관리 솔루션 도입을 고려해 보세요.

20인 이상, 50인 미만의 회사라면 자산 관리 솔루션을 도입할지 고려가 필요합니다. 커뮤니케이션이 원활한 회사라면 아직 자산 관리 대장으로도 IT 자산 관리가 가능합니다. 하지만 외근이나 휴가 등이 잦은 회사라면 상황이 다르죠. 이 경우 빠른 커뮤니케이션이 어려워 자산 관리에 많은 시간을 쏟게 됩니다.

오히려 자산 관리 솔루션을 통해서 회사의 자산을 관리하는 게 훨씬 효율적일 수 있죠.

50인 이상의 회사라면 자산 관리 솔루션을 도입하세요.

50인 이상의 회사라면 더 이상 커뮤니케이션만으로 자산 관리 대장을 실시간 업데이트를 할 수 없습니다. 단순 커뮤니케이션이나 공지사항을 통해 조사하더라도 며칠의 시간이 필요합니다. 이 경우 반드시 자산 관리 솔루션 도입이 필요한 시점이라고 생각하시면 좋습니다. ‘며칠이 걸리더라도 자산 관리 대장을 업데이트만 하면 되지 않을까?’ 싶은 생각이 들겠지만, 자산 관리의 실시간성이 떨어질수록 불필요한 지출이 발생할 확률이 높아집니다.

게다가 자산 관리 대장은 기기의 히스토리를 파악하기 특히나 어렵습니다. 단순히 현재 기기의 소유 여부만 알 수 있죠. 히스토리를 기재하기 위해서는 엑셀의 행이나 열을 계속 늘려야 합니다. 이 경우에는 보기도 어렵고 관리 또한 어렵죠. 결국 자산 관리 대장은 실시간성과 히스토리 관리 부족으로 제 역할을 못하게 됩니다.

하지만 자산 관리 대장이 히스토리를 포함하고, 실시간으로 업데이트 된다면 굉장히 강력한 역할을 합니다. 기기에 대해서 확인이 필요한 내용도 이전 사용자에게 물어볼 수 있습니다. 그리고 각 자산의 필요한 교체주기를 확인할 수 있죠.

만약 기기 교체가 필요하다면 적합한 미사용 자산을 배분할 수 있습니다. 실시간으로 알 수 없다면 새로운 장비를 구매하게 될 수도 있죠. IT 자산 관리 솔루션을 고민한다면, 왜 IT 자산 관리 솔루션이 비즈니스에 필요한지 아래 게시글을 통해 확인해 보세요. 추가로 체크리스트를 통해서 적합한 서비스를 찾아보는 것을 추천해 드립니다.