효율적인 SaaS 관리에 왜 IT 자산 관리 솔루션이 필요할까요?

현재 우리 비즈니스에서 구독 중인 SaaS는 몇 개가 있고, 한 달에 얼마가 지출되고 있을까요? 더 나아가서 구성원들이 많이 사용하는 SaaS가 무엇인지, 많이 지출되는 SaaS 툴은 무엇인지도 파악하고 있나요?

만약 SaaS 관리가 제대로 되지 않을 경우, 생각보다 많은 비용 낭비가 발생할 수 있습니다. 그리고 이런 비용 낭비는 결과적으로 새로운 비즈니스 기회를 놓치게 될 수 있죠.

SaaS 관리를 안 하면 비용이 얼마나 낭비될까요?

Vertice 조사에 따르면 사용하는 SaaS의 33%는 직원들이 거의 사용하지 않거나, 전혀 사용하지 않는다고 합니다. 더 나은 업무를 위해 다달이 결제하는 협업 툴이나 SaaS 등이 아무런 가치가 없다면, 크나큰 비용 낭비일 수 밖에 없습니다.

단순하게 구독 중인 SaaS, 협업툴 등을 덜 사용하는 게 무슨 문제가 되겠느냐 싶을 수 있지만, 목적에 맞게 사용하지 않는 것은 결국 비즈니스에서 불필요한 비용을 쓰는 것과 같습니다. 물론, 구성원 수가 적다면 인적 자원의 낭비는 줄어들 수 있고, 비용 또한 상대적으로 적을 수 있지만요.

하지만 비즈니스가 성장과 함께 구성원이 늘어나면 SaaS 관리 미흡에 따른 비용은 기하급수적으로 증가할 수밖에 없죠.

조직 규모가 100-399명이라면 매년 약 500,000달러(한화 6.5억 원) 가량이 낭비되고, 그 비용은 회사가 커질수록 함께 늘어나는데요. 만약 같은 비용을 절약한다면 자본금을 비축하거나 새로운 제품을 만드는 비용으로 전환시킬 수 있어요. 위시캣 통계에 따르면 국내의 앱 개발의 경우 앱 1건에 약 2,100만 원가량의 비용이 발생한다고 합니다. 평균 앱 개발 비용으로 본다면, SaaS 비용 절약을 하지 않을 경우 매년 30개의 신규 앱 개발을 놓치고 있는 것과 같다고 볼 수 있는 거죠.

IT 자산 관리 솔루션으로 비즈니스의 기회를 만드는 방법

IT 자산 관리를 직접 진행하는 경우

장점

• IT 자산 관리에 표면적인 추가 비용이 발생하지 않음

단점

• 시간이 많이 걸리며, 오류가 발생할 수 있음
• 표면적 비용은 없으나, 기회비용이 발생함

직접 관리는 비용이 발생하지 않지만 수기로 입력하기에 누군가 맡아서 하나하나 커뮤니케이션을 해야 합니다. 그만큼 담당하는 팀원의 시간을 뺏게 되는 거죠. 만약 잘못 기재하는 일이 생기면 오류 사항을 찾고 수정하는 시간도 필요해요. 즉, 자산 관리를 진행하는 인원이 다른 업무를 병행하기 어려우니 기회비용이 발생할 수밖에 없습니다.

IT 자산 관리 솔루션으로 진행하는 경우

장점

• 실시간으로 확인하고 관리할 수 있음
• 인력 투입이 없어 기회비용을 확보할 수 있음

단점

• IT 자산 관리 솔루션에 비용이 발생함

직접 SaaS를 관리하지 않고, IT 자산 관리 솔루션을 사용하는 것도 좋은 선택지입니다. IT 자산 관리 솔루션을 사용하면 주기적인 전수조사 없이 매일매일 SaaS나 IT 기기를 한눈에 보면서 관리할 수 있어요. IT 자산 관리 솔루션 심플리는 SaaS 비용 통계부터, 구성원의 활용도 체크, 더 나아가 SaaS 플랜 할인 등의 제휴 혜택도 받을 수 있죠.

IT 자산 관리 솔루션의 가장 좋은 점은 무엇보다 어드민을 통해 중앙 관리가 가능한 점과 IT 자산 관리 담당자의 리소스를 절약해 준다는 것입니다. 모든 팀원이 보다 생산적인 업무를 진행할 수 있습니다. 하지만 IT 자산 관리 솔루션은 별도 비용이 발생한다는 점에서 아쉽다고 할 수 있겠네요.

좋은 IT 자산 관리 솔루션 선택 기준

IT 자산 관리 솔루션 도입을 고려 중일 때 도움이 될 수 있는 몇 가지 기준을 말씀드릴게요.

IT 자산 관리 솔루션은 기본적으로 비용 통계와 사용자의 활용도를 알 수 있어야 합니다. 만약 이러한 기능이 없다면 결국에 SaaS가 효율적으로 사용되는지 팀원들에게 재차 묻는 불편함이 생기죠.

그리고 쉬운 연동 또한 솔루션 도입에 중요한 역할입니다. 만약 모든 SaaS 툴을 API 등으로 하나씩 연동해야 한다면, 새로운 툴을 도입할 때마다 매번 시간을 쏟아야 해요. 연동 기능이 간편해야 회사가 성장하면서 추가되는 협업 툴을 간편하게 도입하고 관리할 수 있습니다.

데이터의 실시간성도 체크해야 합니다. 만약 데이터가 주 단위로 업데이트된다면 관리를 위해 특정 일자가 도래하기를 기다려야 합니다. 만약 업데이트 일정 전에 확인해야 할 내용이 생긴다면, 결국 다시 해당 팀원에게 물어보는 일이 발생하겠죠. 게다가 보안성이 낮다면 외부 인원의 접근이 생길 수도 있기에 높은 보안 수준과 안전성은 IT 자산 관리 솔루션의 필수 조건이라고 할 수 있어요.

추가적으로, 가능하다면 IT 기기와 같은 재물까지 관리가 가능한 솔루션인지 확인하길 추천드립니다. IT 기기 또한 SaaS와 같이 낭비가 되는 경우가 많지만, 유형의 자산이라 관리가 복잡한데요. 기기마다 성능, 교체주기, 일련번호 등을 하나씩 관리하는 일은 소프트웨어 관리보다 더 품이 많이 들어가는 일이죠. 만약 IT 기기 관리까지 가능하다면, 회사의 모든 자산 관리에서 자유로워질 수 있습니다.

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