심플리는 왜 IT자산관리 솔루션을 만들었을까요?
누가 보는지 알 수 없지만 다달이 자동 결제되고 있는 콘텐츠 플랫폼, 노션 팀 스페이스에 버젓이 보이는 퇴사자의 계정, 주인 없이 창고에 자리를 차지한 모니터와 키보드.
직장인이라면 누구나 한 번쯤 마주한 경험이 있을 겁니다. 꼭 인사팀, 경영지원팀, IT 팀이 아니더라도요.
팀 규모가 작을 때는 문제를 발견하는 순간순간 재정비할 수 있지만, 회사가 성장하고 팀원이 많아지면 어떻게 해야 할까요? 지금껏 했던 것처럼 엑셀로 자산 관리 대장을 만들고 사용하는 소프트웨어와 계정, IT 기기 정보를 잘 기재해두면 문제가 없을까요?
사용하지 않는 SaaS로 버리는 돈, 매년 660억
여러분이 오늘 사용한 슬랙, 팀즈, 잔디, 노션, 피그마, 구글 워크스페이스 같은 각종 툴은 모두 Software as a Service(SaaS)라고 일컫습니다. 쉽게 말해 별도 설치할 필요 없이 일정 금액 돈을 지불하고 사용하는 소프트웨어라고 할 수 있는데요. 우리가 회사에서 사용하는 툴의 대부분이 SaaS라고 생각하시면 쉽습니다.
SaaS의 2023년 시장 규모는 6천억 달러입니다. SaaS 관리 솔루션 Zylo의 통계에 따르면 기업들이 미사용 라이센스로 낭비하는 돈은 매년 평균 660억이라고 합니다. 직원 6명 중 1명이 SaaS 구독 비용을 낭비하고, 10개 중 4개는 사용하지 않는 소프트웨어라는 말인데요. 규모도, 낭비하는 비용도 어마어마하죠.
범위를 좁혀서 한국 SaaS 시장을 볼까요? 2022년에 이미 SaaS 공급 기업만 1,100개를 넘어섰습니다. 시장 규모는 5조 원에 육박하고요. 그러나 코로나 이후 전 세계적으로 급속 성장한 시장 성숙도에 비해, 올바른 솔루션 도입과 운영 효율화를 도와주는 가이드는 존재하지 않는 상황이죠.
우리 회사는 과연 SaaS를 지불한 비용만큼 잘 활용하고 있을까요? 심플리는 여기서 출발했습니다.
심플리의 발견ㅣ700개 기업의 공통 시나리오
심플리 팀은 문제를 제대로 파헤쳐 보기 위해 현업 실무자들의 이야기를 듣기 시작했습니다. 고객 인터뷰에 집중하며 국내 약 700개 기업 실무자를 만났고, 공통된 문제를 겪고 있는 것을 발견했죠. 그렇게 발견한 시나리오는 아래와 같습니다.
1. 회사가 성장하면서 구성원이 늘어나고 경영지원 부서가 생겨난다.
2. 자연스레 팀별로 사용하는 구독 서비스도, 구매하는 IT 기기도 많아진다.
3. 하지만 IT 자산을 관리, 감독하는 인력은 없다.
4. 경영지원, 인사, 총무, 재무 등 각 팀에서 각자의 관점으로 IT 자산을 수기 관리하기 시작한다.
5. SaaS, 라이센스 등 구독 서비스의 관리 포인트가 분산된 채로 시간이 흐른다.
6. 한참 뒤 카드 결제 알림, 청구 메일을 확인하고서야 미사용 구독 서비스에 비용을 낭비하고 있었다는 것을 깨닫는다.
7. 일부 기업은 전수조사로 이어져 불필요한 리소스가 투입된다.
즉, 대부분의 기업들이 현재 사용 중인 SaaS, 라이센스 등 구독 서비스를 제대로 관리하지 못한다는 말인데요. 문제는 여기서 끝나지 않았습니다. 기업의 자산 관리 미흡이 비단 무형의 자산에만 해당되는 게 아니었던 거죠.
SaaS 솔루션을 사용하려면 IT 기기가 필요하죠. 이제까지 많은 기업들이 모니터, 노트북, 키보드 등 다양한 IT 기기를 모두 엑셀 시트에서 수동으로 관리하고 있었고요. 이는 누락되거나 퇴사자의 기기가 제대로 회수가 되지 않는 등의 휴먼 에러로 이어져 많은 기업이 불편함을 느끼고 있었던 겁니다.
IT 자산 관리는 눈에 보이지 않고, 또 그 영향이 업무와 직결되지 않으니 간과하기 쉽습니다. 하지만 평소에 꾸준히 관리하지 않으면 어느새 눈덩이처럼 불어나 수습하기 쉽지 않은데요. 전수조사, 재물조사 등으로도 불리는 자산실사가 바로 그런 예입니다. 불필요한 커뮤니케이션 비용, 시간과 인력이 모두 투입되는 아주 큰일이니까요. IT 기기가 왜 회수되지 않았는지, 퇴사자 계정이 왜 우리 워크스페이스에 여전히 남아있는지, 왜 하나의 툴을 중복 결제하고 있었는지 등의 문제 상황을 곧바로 확인할 수 있게끔 수면 위로 꺼내두고 주기적으로 살펴보는 자세가 필요한 이유죠.
심플리의 해결 방법ㅣIT 자산 관리 솔루션
심플리 팀은 간단한 해결 방법을 찾았습니다. 바로 흩어진 정보를 하나의 파이프라인으로 연결하는 겁니다. 눈에 보이지 않던 정보는 한눈에 확인할 수 있고, 파편화된 정보는 한 곳에서 통합 관리할 수 있게끔요. SaaS 같은 무형 자산뿐만 아니라 노트북, 모니터와 같은 유형 자산까지 모든 IT 자산을 하나의 대시보드에서 관리가 가능하도록 사내 IT 자산을 중앙 집중화하는 거죠!
여러 조직으로 흩어진 정보를 하나의 파이프라인으로 연결하면 어떤 효용이 있을까요?
💡 IT 자산 중앙 집중화의 장점
- 취약한 보안 환경 및 섀도우 IT를 방지할 수 있다.
- 자산 전수조사에 들어가는 시간과 인력 낭비를 줄일 수 있다.
- SaaS, 라이센스 등 다양한 협업 툴의 효율적 운영 및 도입 검토가 가능하다.
*섀도우 IT란? 직원들이 승인받지 않은 애플리케이션이나 서비스를 구입하고 이를 IT 관리 부서나 책임자가 파악하지 못하는 현상을 말해요.
실제로 심플리와 함께하는 파트너사들은 심플리 도입 전/후로 자산 전수조사 시간이 70% 이상 단축되었다고 말합니다. 그만큼 리소스가 절약되니 기업의 소중한 인력들은 보다 생산적인 업무에 집중할 수 있게 되었고요. 빠르게 성장하는 회사에 IT 자산 관리 솔루션, 심플리가 꼭 필요한 이유입니다. 😎
심플리의 도전ㅣIT 자산 관리 방법의 기준
심플리의 비전은 효율적인 IT 자산 관리를 통해 기업의 성장 극대화를 돕는 것입니다. 그래서 저희는 국내 기업들에게 IT 자산 관리 방법의 스탠다드를 제시하는 것부터 시작하려고 합니다. 아직 IT 자산 관리를 시작하지 않은 기업부터 각자의 방법으로 관리를 하고 있는 곳들까지, 각 기업이 인식하고 있는 필요성과 그 수준이 모두 다르기 때문이죠.
현재는 몰랐던 구독 서비스를 발견하고, IT 기기의 현황을 편리하게 확인할 수 있도록 중앙 집중화하는 모니터링 기능에 집중하고 있지만, 이후 관리의 영역을 넘어서 IT 자산을 손쉽게 구매하고 해지 및 매각까지 모두 심플리 안에서 가능하도록 만드는 것을 목표로 하고 있습니다.
성장하는 기업은 하나하나 신경 쓸 여유가 없습니다. 모든 기업이 핵심 가치에만 집중할 수 있도록 심플리가 돕겠습니다. 🙂
