경영지원 팀에게 필요한 퇴사자 오프보딩 체크리스트 - IT 자산 관리편

여러분, 퇴사 프로세스 어떻게 진행하고 계세요? 백오피스 부서는 퇴사자가 발생하면 몇 가지 중요한 절차를 챙겨야 하는데요. 혹시 IT 기기 회수나 소프트웨어, 계정 반납까지 꼼꼼히 챙겨 보시나요? 퇴사 면담이나 모두에게 좋은 기억으로 남을 수 있는 마무리도 중요하지만 특히 IT 기기와 SaaS 계정 반납은 회사와 퇴사자 모두의 보안에 직접적으로 영향을 미칠 수 있어요.

오늘 IT 자산 관리 솔루션 심플리는 퇴사자가 발생했을 때 경영지원, hr 등 백오피스 팀이 특별히 챙겨 보아야 하는 오프보딩 체크리스트, 그중에서도 IT 자산에 집중해서 이야기 해보려고 합니다. 오프보딩의 의미와 체크리스트를 함께 준비했으니 천천히 읽어보세요. 📝

오프보딩이 무슨 뜻인가요?

오프보딩은 조직을 떠나는 구성원에 대한 퇴사 프로세스 전반을 의미합니다. 퇴사자가 회사 생활을 잘 마무리할 수 있도록 회사에서 지원하는 과정이라고 이해할 수 있어요. 우리가 흔히 말하는 ‘온보딩’은 신규 입사자가 회사에 잘 적응할 수 있도록 돕는 입사 초기 전반의 과정이죠. 그것과 마찬가지로 오프보딩은 구성원이 회사를 떠나갈 때 퇴사자와 회사 각자 좋은 기억으로 남을 수 있도록 책임감 있는 마무리를 하는 과정이라고 볼 수 있습니다.

IT 자산 관리를 위한 오프보딩 체크리스트

오프보딩 체크리스트, 꼭 필요할까요?

퇴사 면담을 하고, 굿바이 메일을 보내고, 기기를 반납 여부를 확인하고, 급여 및 비용 처리까지. 우리 경영지원 팀에서는 챙겨야 할 일이 많죠. 그런데 회사 보안에 영향이 있는 IT 자산 회수는 흐지부지 넘어가게 되는 경우가 많습니다.

실제로 심플리가 만나본 기업들은 예전 퇴사자의 계정을 슬랙 메신저에서 발견하거나, 자산실사에서 파악한 IT 기기 개수와 매입 개수가 다르다는 것을 인지한 경험이 있습니다.

회사 보안에 치명적인 이런 불상사를 방지하기 위해서는 반드시 제때 체크하는 단계가 필요하겠죠? 체크리스트 아래에 자세한 의미까지 함께 작성해 두었어요. 이 콘텐츠를 옆에 켜두고 IT 자산 관점 오프보딩을 차근차근 진행해 보세요! 😎

IT 자산 관리를 위한 오프보딩 체크리스트 이해하기

IT 기기 & 고정자산 회수 관리, 정확히 무엇인가요?

사용하던 IT 기기를 반납하는 것은 단순히 사용이 끝났다는 의미가 아닙니다. 회사 자산을 보호하고 개인 정보를 안전하게 유지할 수 있는 중요한 단계예요. 각 기기에는 중요한 프로젝트 파일, 개인 정보, 회사 데이터 등 민감한 정보가 포함되어 있을 텐데요. 이를 잘 관리하지 않으면 후에 법적 문제는 물론 데이터 유출 같은 심각한 보안 위협 상황으로 돌아올 수 있겠죠. (물론 그런 일은 절대 없어야 합니다!)

이를 방지하기 위해서는 퇴사자가 1️⃣ 저장 장치를 포함, 사용하던 모든 기기를 반납했는지 체크하고 2️⃣ 반납 과정에서 각 기기의 데이터를 안전하고 깨끗하게 삭제하는 절차를 거쳐야 합니다. 퇴사자의 개인 정보도 보호하고, 회사의 자산 손실도 방지할 수 있는 중요한 단계인 만큼 반드시 체크해 주세요!

고정자산은 어떻게 체크할 수 있을까요?

우선 퇴사자가 모든 기기를 제대로 반납했는지 확인하기 위해서는 입사일부터 현재까지 어떤 기기가 할당되었는지를 알아야겠죠. 기존에 고정자산을 관리하던 팀이라면 RFID, 바코드, QR 코드 혹은 재물조사 라벨이 있을 겁니다. 반납된 기기에 부착되어 있는 관리번호, 태그로 빠르게 상태를 확인하고 할당되었던 기기가 모두 반납되었는지 파악할 수 있어요. 고정자산 관리를 수기로 진행하고 있던 팀이라면 조금 불편하지만 하나씩 직접 물어가며 확인해야 합니다. 😢

만약 IT 자산 관리 솔루션을 이용하는 팀이라면 기기 반납 관리를 조금 더 손쉽게 하실 수 있습니다. 예를 들어 심플리는 사용 기기를 추가하면 기기별 QR코드가 자동 생성되는 시스템을 가지고 있어요. QR코드 이미지를 다운로드해 각자 모니터, 노트북, 데스크탑 등에 부착하면 이후 QR코드 스캔만으로 해당 기기의 구매 시점과 상태를 빠르게 파악할 수 있죠. 기기의 고장/수리 이력까지 기록되어 있으니 백오피스 팀은 기기를 재할당하거나 필요한 유지 보수를 빠르게 진행할 수 있다는 이점이 있습니다.

소프트웨어 & SaaS 계정 관리, 정확히 무엇인가요?

소프트웨어 라이센스, 구독하던 SaaS의 계정 정리는 회사의 데이터 보안을 유지하기 위해 반드시 필요한 절차입니다. 팀원 각자의 계정은 협업 툴, CRM, 내부 커뮤니케이션 플랫폼 등 다양한 업무에 사용되는데요. IT 기기와 마찬가지로 퇴사자의 계정과 권한을 제때 관리하지 않으면 내부 데이터가 외부에 유출되거나 불필요한 비용이 지속적으로 발생할 수 있겠죠. 퇴사자가 발생하면 곧바로 사용하던 소프트웨어 라이센스, 구독 중이었던 SaaS 툴을 확인하고 해당 계정을 비활성화 처리해야 해요!

사용 중이던 협업 툴, 계정은 어떻게 확인할 수 있을까요?

IT 기기와 마찬가지로 어떤 팀, 어떤 구성원이 어떤 구독 서비스를 주로 사용하는지 알고 있어야 권한을 제대로 해제할 수 있을 텐데요. 평소 기재해 두었던 엑셀 자산관리 대장을 참고하거나 해당 팀원, 혹은 파트장에게 사용하던 툴 리스트를 요청하는 방법이 가장 보편적일 겁니다. 형태가 없는 소프트웨어, SaaS 같은 무형 자산의 경우 많은 회사에서 엑셀로 관리하고 있는데요. 한 번 결제해두면 비용이 정기 결제되는 과금 방식이 많고, 또 각 팀에서 결제를 진행하는 경우도 적지 않아 백오피스 팀에서 사용 중인 툴을 모두 파악하기란 정말 어렵죠.

만약 퇴사자의 권한과 계정이 활성화되어 있는 것을 뒤늦게 발견한 경험이 있다면 반드시 SaaS 구독 관리 점검 체크리스트를 확인해 보세요! 심플러처럼 구독 중인 소프트웨어 서비스를 한눈에 파악할 수 있는 솔루션을 사용하면 훨씬 간편하고 정확하게 계정을 비활성화 처리할 수 있거든요. 멤버별로 가입, 사용하고 있는 SaaS를 곧장 파악할 수 있기 때문에 퇴사 이후 문제를 발견하는 확률은 현저히 줄어듭니다. 🙂

오늘 보신 체크리스트가 퇴사자의 오프보딩 과정을 조금 더 수월하게 만들어 드렸길 바라요. IT 기기와 SaaS 계정의 관리는 회사 보안 환경을 유지하는 데 매우 중요하니까요, 앞으로 오프보딩 프로세스에 지속적으로 적용하시길 추천드립니다. 다음에는 IT 자산 관점에서 준비해야 하는 온보딩 가이드를 가지고 올게요!

성장하는 기업은 하나하나 신경 쓸 여유가 없습니다. 모든 기업이 핵심 가치에만 집중할 수 있도록 심플리가 돕겠습니다. 🙂