최대 70% 비용 절감되는 SaaS 관리, 일단 보류하고 있는 팀들에게 바칩니다.

SaaS 관리, 우리 회사도 시작해야 한다는 걸 알지만 미루고 있다면 오늘 이 콘텐츠를 꼭 읽어 보세요. SaaS 관리를 미루면 안 되는 이유와 오늘 시작할 수 있는 방법을 하나씩 알려드릴게요!

SaaS 관리, 인지한 순간 시작해야 해요

글로벌 IT 리서치 그룹 가트너에 따르면, 기업에서 평균적으로 사용하는 SaaS 서비스는 약 125개에 달하고, SaaS 지출 또한 매년 15~20% 이상 증가 중이라고 합니다. 증가하는 주요 이유 중 하나는 팀이나 개인이 임의로 SaaS를 구매하기 때문인데요.

SaaS는 체험판의 사용을 중단하거나 중간에 구독을 해지할 수 있다는 장점이 있지만, 많은 팀에서 무료 체험판 해지를 깜빡하거나 가입한 SaaS를 잊어버리는 경우가 많습니다. 이런 상황이 반복되면 비용이 낭비되고 관리 측면에서도 많은 리소스가 소모되는 문제가 발생하죠. SaaS 관리를 계속 미루면 어떤 문제가 더 생길까요?

SaaS 관리를 시작하지 않을 때 발생하는 문제 3가지

1. 지금 이 순간에도 계속 낭비되고 있는 SaaS 비용

SaaS는 매달, 또는 매년 비용이 발생하는 구독 형태로 과금이 됩니다. 우리가 각종 구독 서비스의 해지를 잊는 것처럼, 정기적으로 지출되고 있는 기업의 라이선스 비용도 유야무야 넘기기 쉽지요. 그러나 ‘티끌 모아 태산'이라는 말처럼, 적은 비용도 모이면 수백만, 수천만 원이 될 수 있어요.

심플리 내부 데이터에 따르면 20인 이하 기업 기준, 사용하지 않는 SaaS로 매월 약 30만 원을 지출합니다. 즉, 매년 360만 원이 낭비된다는 의미죠..! 당연히 기업 규모가 커질수록 낭비되는 금액도 커집니다. 우리 기업도 SaaS 관리를 지금 당장 시작해야 하는 이유입니다.

2. 우리 팀이 필요해서 도입한 SaaS가 보안을 위협한다고요?

섀도우 IT(Shadow IT)라는 말 들어보셨나요? IT 부서에서 승인 없이 조직 내에서 임의로 도입한 IT 자산을 섀도우 IT라고 합니다. 각 팀이 별도 승인 없이 소프트웨어를 쉽게 구매하고, 공유할 수 있는 환경이 섀도우 IT에 가장 취약하다고 볼 수 있어요.

섀도우 IT는 위험할까요? IBM의 2022년 연구 결과에 따르면 기업의 IT 자산은 내부에서 파악한 수보다 평균 30% 더 많이 존재한다고 합니다. 예를 들어, 심플리가 20개의 SaaS를 사용하고 있다고 말하지만 실제로는 최소 6개는 더 있을 수 있다는 것이죠.

섀도우 IT는 기업에 보안 사각지대를 만들 수 있습니다. 회사가 알지 못하는 계정이나 공유된 파일, 새로 구매한 IT 자산이 많아진다면 문제 상황이 발생했을 때 빠르게 대처할 수 없겠죠. 위협 요소, 모르면 절대 막을 수 없어요!

3. SaaS 관리, 시작이 늦어질수록 팀 생산성도 떨어져요

SaaS 관리랑 팀 생산성이랑 무슨 상관이지? 의아하실 것 같아요. 그런데 잘 생각해 보면 우리는 이미 경험이 많습니다. 퇴사한 직원에게 연락해서 SaaS 계정 정보를 확인한 경험, 있으시죠? 여기저기 물어보면서 자산 조사를 한 적도 있을 거고요. 조직 구성원들에게 SaaS 사용 정도를 물어본 적도 있을 겁니다.

SaaS 관리는 단순히 현재 사용 중인 툴의 개수나 비용을 줄이는 것이 아닙니다. 우리 기업이 SaaS를 적절히 활용해 업무 효율성을 높일 수 있도록 SaaS 도입을 고려하는 단계부터, 도입 이후 사용성을 체크하고 꾸준히 현황을 체크하는 것이 핵심이에요.

신규 입사자의 온보딩부터 퇴사자의 오프보딩 관리, SaaS 도입/계약 관리 등 우리가 사용하는 소프트웨어와 관련된 모든 일이 SaaS 관리에 포함되지요.

SaaS 관리, 오늘 바로 실행할 수 있는 방법을 알려드릴게요

조직에서 사용하는 소프트웨어 라이선스 구매 방식을 파악하세요.

SaaS는 원하는 인원, 데이터 사용량 등을 고려해 적합한 플랜을 선택하고, 월간 혹은 연간 결제가 가능한 방식입니다. 온 프레미스(On-Premise)는 영구 혹은 특정 기간 단위로 라이선스를 구매해 PC에 설치하는 방식의 소프트으웨어를 말합니다. 조직에서 사용 중인 소프트웨어 라이선스는 어떤 종류인지 파악하는 것부터 시작해 보세요.

우리 기업이 사용하고 있는 소프트웨어를 추적하세요. ⭐

가장 중요한 단계입니다! 이 단계에서는 현재 사용 중이거나 계정을 가지고 있는 SaaS가 무엇인지 제대로 파악해야 하는데요. 구성원들과 함께 SaaS 리스트를 만들고, 이용 플랜을 직접 확인하는 과정만으로는 정확성을 담보하기 어렵고, 정보가 누락될 확률이 매우 높아요.

심플리는 일회성이라도 별도의 툴을 활용해 제대로 파악하는 것을 강하게 추천드려요. 현재 상태를 제대로 파악해야 개선점을 찾을 수 있기 때문입니다.

소프트웨어 관리 대장을 작성하면 끝!

SaaS 리스트를 만들었다면 이제 관리 대장을 작성할 차례입니다. 엑셀, 구글 스프레드시트, 노션같은 협업 툴을 사용해도 좋고, 심플리 같은 자산 관리 서비스를 활용하는 것도 좋은 방법이에요.

직접 만들고 싶은 팀은 포털에서 소프트웨어 관리 대장 자산 관리 대장 을 검색해 서식을 다운로드해 사용하면 조금 더 쉽게 관리 대장을 만들 수 있습니다.

심플리로 SaaS를 추적한 팀은 심플리 Admin 메뉴에서 필요한 내용을 빠르게 확인할 수 있어요. 결제되고 있는 SaaS와 무료 체험 중인 SaaS, 어떤 팀의 어떤 멤버가 가장 잘 사용하는지 파악해 보세요. 2주 체험 기간을 더 알차게 사용할 수 있는 심플리 무료 체험 200% 활용 가이드도 함께 추천할게요!

오늘 콘텐츠 어떠셨나요? 무형 자산은 특히 눈에 보이지 않아 관리를 계속 미루게 되죠. 심플리도 현황을 파악하는 것이 두려워 미루고, 보류하는 팀원을 만난 경험이 많습니다. 그 두려움을 이해하는 마음으로 오늘 콘텐츠를 작성했어요.

첫 술에 완벽할 수 없는 것은 당연합니다. 심플리가 도울게요. 일단 시작해 보세요!