JetBrains·Adobe 라이선스, 개발·디자인 팀 몰래 새나가는 비용 잡는 법
개발팀 JetBrains, 디자인팀 Adobe — 전문 소프트웨어 라이선스는 왜 항상 새고 있을까요? IT 담당자가 놓치기 쉬운 전문 SaaS 비용 관리 방법을 정리했습니다.
개발팀에서 쓰는 JetBrains, 디자인팀에서 쓰는 Adobe Creative Cloud.
두 제품의 공통점이 있습니다. 라이선스 비용이 상당히 비싸고, IT 담당자가 관리하기 가장 어려운 SaaS 중 하나라는 것입니다.
JetBrains IntelliJ IDEA Ultimate는 연간 약 70만 원대, Adobe Creative Cloud All Apps는 연간 약 90만 원대입니다. 팀원 10명만 되어도 수천만 원이 매년 빠져나갑니다. 문제는 이 비용이 실제로 얼마나 쓰이고 있는지 파악하는 사람이 거의 없다는 점입니다.
이 글에서는 전문 소프트웨어 라이선스가 왜 관리 사각지대에 놓이는지, 그리고 어떻게 하면 낭비 없이 체계적으로 관리할 수 있는지 살펴봅니다.
전문 소프트웨어 라이선스, 왜 항상 새고 있을까요?
팀이 직접 구매하고, IT는 나중에 알게 된다
일반 SaaS는 경영지원팀이 법인카드로 구독하는 경우가 많습니다. 하지만 JetBrains나 Adobe는 다릅니다. 개발팀장이 팀원을 위해 직접 구매하거나, 디자이너가 개인 계정으로 먼저 쓰다가 나중에 회사 결제로 전환하는 경우가 빈번합니다.
이 과정에서 IT 담당자나 경영지원팀은 뒤늦게 청구서를 받고 나서야 “이게 뭐죠?”라고 묻게 됩니다. 구매 시점부터 관리 체계 밖에 있으니, 사용 현황 파악은 처음부터 불가능합니다.
퇴사자 라이선스가 그대로 살아있다
전문 소프트웨어는 계정 단위로 라이선스가 묶입니다. 개발자가 퇴사하면 JetBrains 라이선스는 어떻게 되었을까요? 상당수 기업에서 별도로 회수하지 않고 다음 갱신일까지 그냥 유지됩니다. Adobe도 마찬가지입니다. 퇴사자의 Creative Cloud 계정이 수개월 동안 과금되고 있어도, 아무도 인지하지 못하는 경우가 많습니다.
퇴사자 SaaS 라이선스 회수에 대한 일반 원칙은 알고 있어도, Adobe Admin Console이나 JetBrains Hub에 직접 들어가서 확인하는 프로세스는 별도로 없는 경우가 대부분입니다.
IDE는 종류도, 버전도 너무 많다
JetBrains만 해도 IntelliJ IDEA, PyCharm, WebStorm, DataGrip, GoLand 등 제품이 다양합니다. 개발팀에 백엔드, 프론트엔드, 데이터 엔지니어가 섞여 있으면 쓰는 IDE도 제각각입니다. 어떤 팀원이 어떤 IDE 라이선스를 필요로 하는지 파악하는 것만으로도 상당한 수고가 필요합니다.
어떤 팀원은 IntelliJ IDEA Ultimate를 갖고 있는데 실제로는 PyCharm만 쓰고, 어떤 팀원은 필요한 IDE가 없어서 무료 버전이나 다른 에디터로 대신하기도 합니다. 할당이 잘못된 것이지만, 전체 현황이 안 보이니 최적화할 방법이 없습니다.
전문 소프트웨어 라이선스 관리, 어디서부터 시작할까요?
1단계: 현재 사용 중인 라이선스 전수 파악
가장 먼저 해야 할 일은 현재 어떤 라이선스가 몇 개 있고, 누구에게 할당되어 있는지 확인하는 것입니다.
JetBrains의 경우 JetBrains Hub 또는 Toolbox for Teams 관리 콘솔에 접근해 라이선스 현황을 내보낼 수 있습니다. Adobe는 Adobe Admin Console에서 제품별 할당 현황을 확인할 수 있습니다. 문제는 이 데이터를 다른 SaaS 구독, IT 기기 정보와 연결해서 보는 방법이 없다는 것입니다. 각 어드민 콘솔을 별도로 들어가야 하니, 전사 현황을 한눈에 보는 것은 사실상 불가능합니다.
2단계: 실제 사용 여부 확인
라이선스가 할당되어 있어도, 실제로 쓰이고 있는지는 별개의 문제입니다.
JetBrains IDE는 에이전트를 통해 PC에 설치된 앱 목록과 사용 빈도를 파악할 수 있습니다. 라이선스는 있는데 애플리케이션이 설치조차 되어 있지 않은 경우, 또는 설치는 되어 있어도 최근 수개월간 실행 기록이 없는 경우를 발견할 수 있습니다.
Adobe도 마찬가지입니다. Creative Cloud가 설치되어 있더라도 실제로 Illustrator를 한 번도 열지 않은 팀원에게 All Apps 플랜을 유지할 필요는 없습니다. Single App 플랜으로 전환하거나 라이선스를 회수하는 것만으로도 비용을 절반 이하로 줄일 수 있습니다.
3단계: 라이선스 수와 실사용자 수 맞추기
전수 파악과 실사용 확인이 끝났다면, 이제 최적화를 실행할 차례입니다.
| 상황 | 권장 조치 |
|---|---|
| 퇴사자 라이선스 잔존 | 즉시 회수 후 신규 입사자에게 재할당 |
| 할당되었으나 미사용 (90일 이상) | 팀장 확인 후 회수 또는 다른 팀원에게 이전 |
| 필요한 제품이 없는 팀원 | 다른 팀원의 미사용 라이선스 재배분 검토 |
| 과도한 플랜 사용 | All Apps → 필요한 앱만 있는 하위 플랜으로 전환 |
이 조치들을 체계적으로 실행하면, 추가 구매 없이도 실제 필요한 인원에게 라이선스를 공급할 수 있습니다.
4단계: 갱신 전 30일, 반드시 재검토
전문 소프트웨어 라이선스는 연간 계약이 대부분입니다. 갱신일이 도래했을 때 지금과 동일한 수량으로 자동 연장되면, 1년 치 낭비가 확정됩니다.
갱신 30일 전에 알림을 받아 다음을 확인하세요.
- 현재 할당된 라이선스 수
- 최근 90일간 실제 사용한 인원
- 다음 분기에 팀 규모 변화 예정 여부 (채용, 퇴사)
- 더 저렴한 플랜 또는 묶음 계약 가능 여부
이 체크리스트를 갱신 전마다 실행하는 것만으로도 불필요한 라이선스 구매를 막을 수 있습니다.
심플리로 JetBrains·Adobe 라이선스를 통합 관리하는 방법
심플리는 JetBrains와 Adobe를 직접 연동해 전사 라이선스 현황을 한 화면에서 파악할 수 있도록 지원합니다.
JetBrains 연동
JetBrains 계정의 orgCode와 API Key를 심플리에 등록하면, IDE별 라이선스 현황이 자동으로 동기화됩니다. IntelliJ IDEA, PyCharm, WebStorm, DataGrip 등 제품별로 총 라이선스 수와 구성원별 할당 현황을 확인하고, 미할당 라이선스를 즉시 파악할 수 있습니다.
심플리 에이전트와 연동하면 PC에 실제로 설치된 JetBrains 앱과 마지막 실행 시점도 함께 볼 수 있습니다. 라이선스는 있는데 앱이 없거나, 90일 이상 실행하지 않은 팀원을 빠르게 찾아낼 수 있습니다.
Adobe 연동
Adobe Admin Console의 Organization ID, Client ID, Client Secret을 연동하면 Creative Cloud 라이선스 현황이 자동으로 집계됩니다. 제품별 사용자 할당 현황과 미사용 라이선스를 한눈에 파악하고, 퇴사자 라이선스 잔존 여부도 즉시 확인할 수 있습니다.
통합 대시보드에서 한눈에
JetBrains와 Adobe 라이선스 현황이 기존의 Slack, Notion, Figma 등 일반 SaaS 구독 정보와 함께 하나의 대시보드에 표시됩니다. 전문 소프트웨어만 별도 콘솔에서 따로 확인하던 번거로움이 사라집니다.
갱신일 30일, 7일 전 자동 알림으로 갱신 시즌을 놓치지 않고, 미사용 라이선스가 30일 이상 방치될 경우 담당자에게 자동으로 알림이 발송됩니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. JetBrains All Products Pack과 개별 IDE 중 어느 게 비용 효율적인가요?
팀원 대부분이 IntelliJ IDEA만 쓴다면 All Products Pack은 낭비입니다. 실제로 몇 가지 IDE를 쓰는지 파악한 후 결정하세요. 2~3개 이상 IDE를 혼용한다면 All Products Pack이 유리합니다.
Q. Adobe 라이선스 회수 후 재할당하려면 어떻게 하나요?
Adobe Admin Console에서 기존 사용자의 제품 할당을 해제한 뒤, 신규 대상자에게 재할당하면 됩니다. 심플리를 연동하면 이 현황을 모니터링하고, 미할당 상태가 지속될 경우 알림을 받을 수 있습니다.
Q. 연간 계약 중간에 라이선스 수를 줄일 수 있나요?
대부분의 연간 계약은 계약 기간 중 라이선스 수 감소가 불가능합니다. 갱신 전에 미리 검토하는 것이 유일한 대응 방법입니다. 갱신 전 알림을 설정해두는 것이 중요한 이유입니다.
Q. 심플리 에이전트 없이도 사용 현황 파악이 가능한가요?
JetBrains와 Adobe 공식 어드민 콘솔을 통해 라이선스 할당 현황은 확인할 수 있습니다. 다만 실제 PC 설치 여부와 앱 사용 빈도는 에이전트를 통해서만 파악 가능합니다.
정리: 전문 소프트웨어 라이선스 낭비를 막는 네 가지 습관
- 전수 파악: JetBrains, Adobe 어드민 콘솔 데이터를 정기적으로 내보내 전체 현황을 파악한다.
- 사용 여부 확인: 라이선스 할당과 실제 사용은 다르다. 미사용 라이선스를 주기적으로 감지한다.
- 퇴사자 회수 프로세스: 오프보딩 시 일반 SaaS와 함께 전문 소프트웨어 라이선스도 반드시 체크리스트에 포함한다.
- 갱신 전 재검토: 자동 갱신 전 30일, 반드시 사용 현황을 다시 점검한다.
개발팀과 디자인팀이 쓰는 소프트웨어는 비쌉니다. 그리고 한 번 방치되면 1년 단위로 낭비가 누적됩니다.
심플리의 JetBrains·Adobe 연동 기능을 활용하면, 어드민 콘솔을 일일이 들어가지 않아도 전사 라이선스 현황을 한 화면에서 관리할 수 있습니다. 미사용 라이선스를 자동으로 잡아내고, 갱신 전에 알림을 받아 제때 최적화하는 것. 생각보다 단순한 습관이 매년 수백만 원의 낭비를 막아줍니다.
지금 심플리 무료 체험을 시작해 JetBrains·Adobe 라이선스 현황을 직접 확인해 보세요.
