스타트업과 중소기업을 위한 IT 자산관리 가이드
스타트업과 중소기업이 겪는 IT 자산관리의 어려움
IT 자산관리(ITAM, IT Asset Management)는 기업이 보유한 모든 IT 자산의 구매, 배포, 유지 보수, 업그레이드, 폐기까지 전체적인 라이프사이클을 관리하는 체계적인 프로세스를 의미합니다.
구체적으로 이야기하면, 사내에서 사용하는 소프트웨어나 IT 기기의 수가 얼마나 되는지, 누가 사용하고 있으며, 그 금액은 얼마나 되는지, 소프트웨어 라이선스는 잘 준수하고 있는지 등을 파악하는 일인데요.
규모가 큰 기업의 경우에는 해당 업무를 담당하는 부서나 담당자가 따로 있는 경우가 많지만, 스타트업과 중소기업같이 성장이 빠르고 인력 변동이 잦은 조직에서 이를 체계적으로 관리하기가 쉽지 않습니다. 가장 큰 문제는 지속성일 텐데요. 여러 이유로 인해 IT 자산관리를 소홀히 하게 되면, 장기적으로 소프트웨어 컴플라이언스 관련 문제나 불필요한 결제 발생 등의 비용 낭비를 야기합니다.
이번 글에서는 스타트업과 중소기업의 효율적인 IT 자산관리 방안을 소개하겠습니다. 규모가 큰 기업에서 근무를 하시더라도, 자산관리에 관심이 있으신 담당자분이 보시면 분명 도움이 될 거예요.
1. 일단 시작해 보기 (엑셀이나 노션 활용)
엑셀이나 노션은 가장 접근하기 쉬운 툴이죠. 아마도 많은 기업이 해당 서비스를 이용해 IT 자산을 관리하고 있으실 텐데요. 두 서비스 모두 방식은 동일합니다. 우선 관리해야 하는 자산의 카테고리를 구분해 양식을 만들고, 이를 지속적으로 업데이트하는 방식이죠.
IT 기기 관리 대장을 만든다고 예를 들어보겠습니다. 관리해야 하는 기기의 종류는 기업마다 다르겠지만, 보통은 아래와 같이 나뉩니다. (엑셀과 노션 모두 방법은 동일합니다.)
- 기기 정보 : 관리 번호 / 카테고리 (노트북, 키보드, 모니터 등) / 브랜드 / 모델명 / 사용자 정보 등
- 기기 상태 : 구매 일자 / 지급일 / 현재 상태 / 보증 기간 등
양식을 구분했다면, 관리 대장에 정보 입력을 위해 기기 조사를 시작할 차례입니다. 조사 담당자는 각 부서 내 인원들의 기기 관련 정보를 취합해 업데이트 해야 하는데요. 이 과정에서 많은 리소스가 발생합니다.
기기 조사 진행 시 체크해야 할 세 가지 포인트
- 기기 정보의 정확성 (모델명, 구매일, 제조사 등의 정보 정확성)
- 누락된 자산 체크 (전산 시스템, 실제 사용자 정보 등의 데이터 비교)
- 현재 상태 파악 (기기 구매, 매각, 교체 주기 등의 설정)
SaaS를 비롯한 소프트웨어 관리도 마찬가지인데요. 이용하고 있는 서비스의 종류나 라이선스 등을 분류하고 정보를 취합해 업데이트하는 방식입니다. 하지만 이는 기기에 비해 더 까다롭습니다.
SaaS 형태 구독 서비스의 종류가 워낙 많으며, 결제 날짜도 모두 다르고, 서비스 구매가 빠르게 이뤄지는 경우가 많아 담당자가 이를 모두 파악하기 어렵기 때문인데요. 심지어 구성원들 사이에서도 어떤 서비스를 사용하고 있는지 모르는 경우가 생기기도 하죠.
엑셀 및 노션을 활용한 IT 자산관리의 장단점
장점
- 접근이 쉽다.
- 양식 커스터마이징이 가능하다.
- 별도의 지식이나 비용 없이 활용할 수 있다.
단점
- 수동으로 입력하기에 정확성이 떨어진다.
- 접근 권한을 통제할 수 없어 보안 리스크가 발생한다.
- 실시간 데이터 업데이트를 위한 추가 리소스가 발생한다.
- 관리의 부재로 인해 과다 구매, 미사용 서비스 누적 등의 비용 관련 문제가 발생한다.
2. IT 자산관리 자동화 솔루션 이용하기
규모가 10명 미만인 기업이라면 엑셀이나 노션으로 어느 정도는 자산관리를 할 수 있습니다. 하지만 조직 규모가 커질수록 관리는 복잡해지며, 이에 따라 IT 자산관리 솔루션을 찾으시는 분들이 많습니다.
솔루션을 활용하면 관리 리소스를 최소화하며 업무 생산성을 높일 수 있습니다. 특히 변수가 많은 구독 서비스 관리나 기기 조사 같은 업무를 보다 수월하게 진행할 수 있다는 큰 장점이 있죠. 하나의 플랫폼 내에서 모두 관리가 이뤄지기 때문에, 정보가 파편화 될 확률도 적습니다.
더불어, 솔루션은 위에서 말씀드린 SaaS 및 소프트웨어 관리 분야에서 강점을 발휘하는데요. 연동을 하게 되면 자동으로 서비스 목록이나 결제 내역을 불러오는 방식이기에, 담당자는 실시간으로 해당 정보를 확인하고 관리할 수 있습니다.
솔루션을 통한 IT 자산관리의 장단점
장점
- 구독 서비스, IT 기기 등 자산관리에 필요한 다양한 정보를 중앙에서 통합적으로 관리할 수 있다.
- 서비스가 요구하는 조건에 맞춰 자동으로 데이터를 연동할 수 있다.
- 따로 관리하지 않아도 결제 정보가 실시간 업데이트된다.
- 자산관리 캠페인을 통해 효율적으로 자산 조사를 실시할 수 있다.
- 접근 권한을 통제해 안전하게 자산을 관리할 수 있다.
단점
- 솔루션 이용 비용이 발생한다.
- 사용하기 위해 별도 교육이 필요하다.
IT 자산관리 서비스 심플리는 무료로 서비스를 경험해 볼 수 있는데요. 해당 기간에 전문 컨설턴트가 함께하며 데이터 업로드부터 사용 방법까지 전반적인 온보딩 과정을 지원하고 있습니다.
3. 중요 포인트 : 지속성, 지속성, 지속성
IT 자산관리는 무엇보다 지속적으로 이뤄져야 합니다. 담당자는 실시간으로 바뀌는 다양한 정보를 빠르게 파악해야 하고, 비용이나 라이선스 관련 정보를 항상 인식하며 여러 변수에 대처할 수 있어야 하죠.
IT 자산관리가 지속성을 지니기 어려운 대표적인 이유 두 가지
- 수기 관리의 한계 (리소스 부족)
- 정보의 파편화 (데이터 최신화의 어려움)
관리의 부재로 인해 정보 최신화가 이뤄지지 않고 파편화된다면, 나중에 이를 조정하는 작업에 리소스를 더 쏟게 되는 상황이 발생합니다. 이는 많은 분들이 처음부터 전문 IT 자산관리 서비스를 찾는 이유이기도 하죠.
IT자산관리 셀파스_SMPLY
IT 자산관리, 아직 시작하지 않으셨다면
이번 글에서는 IT 자산관리를 위한 방법을 소개해 드렸는데요. 장기적으로 IT 자산관리는 기업의 경쟁력과도 직결되는 부분이라고 생각합니다. 적은 비용이라도 지속적으로 비용 낭비가 발생한다면 이는 비즈니스 운영에 어떤 방식으로든 영향을 끼치기 마련이니까요.
엑셀이나 노션으로 시작해 보거나, 아예 처음부터 심플리와 같은 전문 서비스를 이용하셔도 좋습니다. 어떤 방법이든 빠르게 시작해 보시는 것을 추천합니다.
IT 자산관리 서비스, 심플리 경험해 보기 : https://smply.app/initialization
