1️⃣ 재물조사? 자산조사? 자산실사? 어떤 게 맞는 표현일까요?

총무를 비롯한 경영지원 부서의 주요 업무 중 하나는 조직의 자산을 관리하는 일입니다. 자산 관리를 위해 필수적인 일이 조직이 소유한 자산의 파악인데요.

이는 ‘재물조사’, ‘자산조사’, ‘자산실사’ 등 다양한 표현으로 사용됩니다. 사실 담당자마다 표현이 다를 뿐이지, 이 세 가지 표현 중 틀린 표현은 없습니다. 전체적인 ‘기업의 자산을 조사하는 일’이라는 점에서 의미는 같지만, 세부적인 의미가 조금씩 다른데요.

이번 글에서는 각 표현의 의미와 조사를 효율적으로 진행하는 방법을 정리해 보았습니다. 조사를 앞두고 계신 담당자 분들은 주목해 주세요!

✅재물(財物)의 사전적 정의

• 경제적 가치가 있는 유형의 물건

실무의 맥락에서 본다면 재물은 보통 아래와 같은 물건을 포함하는데요.

• 사무기기 : 노트북, 모니터, 키보드, 마우스, 프린터 등
• 비품 : 책상, 의자, 캐비닛, 공기청정기 등
• 공용장비 : 프로젝터, 회의실 마이크 및 TV 등

즉, 재물은 기업이 업무를 위해 사용하고 있는 유형 자산 중에서도 ‘실물 확인’이 가능한 물건을 의미합니다. 보통 회계 장부에 잡혀 있든 아니든, 회사 소유로 사용 중인 물건 전체를 일컫는 경우가 많은데요.

✅재물조사란?

재물조사는 말 그대로 '재물(실물 자산)'의 보유 여부와 상태를 확인하는 작업을 의미합니다. 이는 특히 공공기관이나 학교 등에서 전통적으로 사용해 온 표현인데요. 주로 사무실 책상, 의자, 모니터, 공기청정기 등 물리적으로 눈에 보이는 자산을 조사하는 데 쓰입니다. 회사 물건들을 직접 확인하고, 정리하는 과정인 것이죠.

✅자산(資産)의 사전적 정의

• 기업이나 개인이 보유하고 있는 경제적 가치가 있는 유/무형의 재산

회계 기준에서의 자산은

• 기업이 통제를 할 수 있어야 하고,
• 해당 자산이 미래에 돈을 벌거나 비용을 줄여줄 가능성이 있어야 자산으로 분류됩니다.

실무에서 이야기하는 자산의 예는 유형 자산과 무형 자산으로 분류되는데요.

• 유형 자산 (눈에 보이는 자산) : 노트북, 모니터, 차량, 기계, 건물 등
• 무형 자산 (눈에 보이지 않는 자산) : 소프트웨어 라이선스, 상표권, 특허권 등

이렇게 본다면 기업에서 사용하는 노트북은 ‘재물’이라고도 볼 수 있고, ‘자산’이라고도 볼 수 있습니다.

✅자산조사란?

자산조사는 말 그대로 기업의 자산을 파악하는 작업이지만, 경우에 따라 단순 실물 확인에서부터 회계적 정보 감가상각 상태, 사용자 정보까지 포함됩니다. 이는 조사의 목적과 범위에 따라 그 깊이가 달라지는데요. 이에 따라 회계나 재무팀과 협업이 필요한 경우도 있으며, 내외부 감사 대비를 위해 진행되곤 합니다.

✅자산실사란?

자산조사와 함께 자산실사라는 표현도 자주 사용되는데요. 실사는 말 그대로 ‘자산이 실제로 존재하는 지를 실사’하는 과정입니다. 주로 회계나 보안 감사를 준비하거나 내부 통제 강화를 위한 목적으로도 시행되며 보다 형식적이고 문서화된 절차를 수반하는 경우가 많습니다.

• 실재성 확인
• 위치 파악
• 사용자 일치 여부

자산실사는 보통 위와 같은 정보를 확인하고 기록하는 과정인데요. 이는 실무 관점에서 보면 자산조사와 같은 의미입니다. 다만, 구분을 한다면 자산조사는 ‘정기적인 점검’이라고 볼 수 있고, 자산실사는 ‘공식적인 확인’의 의미를 지닙니다. 조금 더 격식이 있는 표현이라고 할 수도 있겠네요.

예를 들어,

• 분기마다 IT 자산 사용 현황을 확인 후 업데이트 하는 작업은 자산조사
• 외부 회계 감사를 앞두고 전사 자산을 샅샅이 확인하는 작업은 자산실사

이렇게 구분할 수 있지만, 맥락적인 구분이 있을 뿐, “회계 감사 대비를 위한 자산조사”라고 표현하더라도 의미 전달에는 문제가 없습니다.

✅세 가지 표현을 구분하자면

위와 같이 세 가지로 분류할 수 있는데요. 실무에서는 조사 목적과 상황에 따라 다르게 불릴 수 있지만 넓은 관점에서 ‘회사가 소유한 자산을 확인하는 작업’이라는 공통점이 있습니다.

2️⃣ 기업의 자산을 조사하는 방법

제대로 자산을 관리하기 위해서는 주기적으로 자산을 조사하는 작업이 필요합니다. 하지만 해당 작업은 생각보다 번거롭고 복잡합니다. 수기로 진행되는 경우도 많고, 조사 대상이 되는 자산 역시 점점 다양해지고 있기 때문인데요.

이전에 블로그 글을 통해 설명해 드린 적 있지만, 다시 한 번 더 간략하게 정리해 드리겠습니다. 일반적인 자산 조사의 흐름은 다음과 같은데요.

✅계획 수립

담당자는 큰 그림을 그릴 수 있어야 합니다. 조사의 목적, 기간, 범위, 참여 인원 등을 정의하는 사전 작업이 필요한데요. 여기서 재물조사표 혹은 자산조사표가 필요합니다. 표에 관리 번호, 자산 이름, 금액 등을 기입하는데요. 다양한 양식의 표가 있지만, 처음 조사를 기획할 때 기준점을 명확히 잡은 뒤 현재 조직에 필요한 내용을 기입합니다.

✅조사 진행

조사 인원들은 조사를 진행합니다. 표에 기입한 항목을 참고해 기업의 자산 상태를 확인하고, 기입하면 되는데요. 보통은 대상 부서에 조사 요청을 하거나, 조사에 할당된 인원들이 직접 실물 확인을 진행합니다. 이 과정에서 실물과 자산 리스트가 일치하는지, 누락되거나 불용된 자산은 없는지를 확인하게 됩니다.

이처럼 자산 조사는 보통 현장 방문, 수기 체크, 엑셀 기록 중심으로 진행되다 보니, 다음과 같은 문제가 자주 발생합니다

• 실물과 데이터가 일치하지 않음 (중복, 누락, 잘못된 정보)
• 조사 후 결과 정리 시간이 오래 걸림
• 조사 요청자와 실사자 간 커뮤니케이션 오류
• 조사 주체가 바뀌면 이력이 남지 않음

조사 대상은 점점 넓어지고 있지만, 실무의 방식은 여전히 복잡하고 비효율적인 경우가 많은데요. 그래서 많은 담당자 분들이 해당 업무를 자동화하거나 디지털화하는 방법을 찾고 있습니다. 특히 IT 장비처럼 수량이 많고 변경이 잦은 자산일수록 정기적인 조사 프로세스를 마련해 두는 것이 필수인데요.

3️⃣ 유형 자산 조사, 앉은 자리에서 끝내는 방법

IT 자산관리 솔루션 심플리는 ‘자산조사 캠페인’ 기능을 지원하고 있는데요. 해당 캠페인을 통해 기업의 유형 자산 조사를 효율적으로 진행할 수 있습니다. 순서는 아래와 같은데요.

• 심플리 내에서 자산조사 캠페인 생성하기
• 캠페인 시작 및 공지 이메일 보내기
• 자산조사 진행 및 추후 관리

✅자산조사 캠페인 생성하기

심플리 내에서 캠페인 생성 버튼을 누르면 캠페인 이름과 설명, 일정, 조사 대상 카테고리 등을 설정할 수 있는 창이 뜨는데요. 여기서 담당자는 세부적인 사항을 설정해 캠페인을 진행할 수 있습니다.

✅캠페인 시작 및 공지 이메일 보내기

캠페인 설정을 마쳤다면, 해당 조사 인원들에게 조사 메일을 보낼 수 있습니다. 조사 담당자는 심플리를 통해 현재 조사 과정이 어떤지, 아직 조사를 완료하지 않은 구성원은 누구인지 등을 확인할 수 있습니다.

✅자산조사 진행 및 추후 관리하기

자산조사 메일을 보내면, 조사 참여자는 메일을 통해 심플리로 접속할 수 있습니다. 이후, 자신에게 할당된 기기 조사를 시작하면 되는데요. 여기서 참여자는 담당자가 할당한 기기의 정보를 입력할 수 있습니다.

할당된 조사가 끝나고, 해당 정보는 담당자의 승인이 있어야 최종적으로 적용됩니다. 즉, 담당자는 참여자의 조사 상태를 확인 후에 그대로 승인하거나 직접 수정할 수 있는데요. 이를 통해 보다 꼼꼼하게 캠페인을 마무리할 수 있습니다.

캠페인을 종료하게 되면 아래와 같이 캠페인의 전체적인 데이터를 확인할 수 있습니다. 담당자는 조사 대상 기기가 몇 개였는지, 구성원은 몇 명이며 해당 캠페인을 통해 변동된 사항 등을 확인하게 됩니다.

4️⃣ 지속적인 자산조사의 중요성

이번 글에서는 재물조사, 자산조사, 자산실사 등 경영지원 업무에서 사용되는 용어의 뜻과 효율적인 조사 방법에 대해 소개해 드렸는데요. 무엇보다 중요한 것은 조사를 지속적으로 진행할 수 있는 인프라를 구축하는 일입니다. 조직의 자산은 계속해서 변하기 때문인데요.

이는 각종 감사 대비를 위해 필요하기도 하지만, 조직의 자산 비용 관리와 투명한 운영을 위해서도 반드시 필요합니다. 자산 관리는 그 자체로 비즈니스 운영의 기본적인 토대이니까요.

기존 조사 방식에 불편함을 느끼고 계셨다면, 심플리 팀에 문의해 주세요. 자산조사 방법 뿐만 아니라 체계적인 IT 자산관리를 위해 현재 필요한 사항이 무엇인지 진단해 드리겠습니다.

성장하는 기업은 하나하나 신경 쓸 여유가 없습니다. 모든 기업이 핵심 가치에만 집중할 수 있도록 심플리가 돕겠습니다.