경영지원팀이 꼭 알아야 하는 IT 자산 관리 3단계

빠르게 성장하는 기업은 늘 새로 마주하게 되는 과제들이 있죠. 구성원이 늘어나게 되면 사소하게는 엑셀 시트나 노션 등으로 운영하던 각종 데이터 베이스 일정 부분 자동화를 적용하거나 새로운 툴을 도입하게 될 수도 있고요. 더 많은 장비를 구비해야 하며, 더 넓은 오피스로 옮겨야 하고, 중간 관리직도 필요해집니다. 직면하게 되는 다양한 과제에서 우선순위를 무엇으로 두냐에 따라 구성원들의 업무 생산성, 효율에도 영향이 있을 거예요.

오늘은 그중에서 많은 기업이 간과되고 있는 IT 자산 관리의 방법에 대해 이야기 해보려고 합니다. ‘우리 회사도 IT 자산 관리 필요한가?’ 의문이 있는 분들은 아래 콘텐츠로 자가 진단을 한 뒤 다시 돌아와서 읽어보시길 추천 드립니다. 🙂

👉 우리 회사 SaaS 구독 관리 해야할까? 점검 체크리스트

IT 자산을 관리하지 않을 때 발생하는 3가지 문제

IT 자산은 눈에 잘 보이지 않고, 특별한 이벤트가 발생하지 않는 이상 문제를 인지하기 어렵습니다. 때문에 많은 기업에서 그 필요성을 간과하고 있는데요.

회사는 계속 성장하고, 그 속도에 맞추어 SaaS와 같은 구독형 소프트웨어, 각종 IT 기기 등 우리가 평소 업무를 진행할 때 반드시 필요한 자산들이 함께 늘어나게 되죠. 이 때 기업 규모나 스테이지에 적합한 시스템을 갖추지 않는다면 어떻게 될까요?

1. 불필요한 지출이 발생해요

SaaS를 구독하는 대부분의 기업은 지출되는 SaaS 비용 중 약 20%를 낭비하고 있습니다. 여기서 낭비한 비용은 무언가를 새로 구매하거나 도입함으로 인해 생겨나는 지출이 아닌, 더 이상 사용하지 않는 SaaS 구독에 비용을 지불하는 것을 의미합니다.

어떤 구성원은 이미 할당된 권한이 필요하지 않을 수도 있고, 또 반대로 필요한 권한을 부여받지 못한 구독하고 있는 구성원도 있을 겁니다. 하나의 서비스를 중복 구독하고 있거나, 유사한 구독 서비스를 1개 이상 사용하고 있는 경우를 종종 발견하기도 하죠. 어느 쪽이든, 투자한 비용 대비 합당한 가치를 만들어내지 못하는 상황임은 확실합니다.

2. 정보가 흩어지고 생산성이 저하돼요

아마 전수조사나 실물 조사를 제대로 경험해 본 팀이라면 잘 아실 겁니다. SaaS, 라이센스 등 소프트웨어 자산의 계약, 비용 결제 등 이력을 확인하고 업데이트하는 일은 시간도, 인력도 크게 낭비되는 일이죠. IT, 경영지원 부서의 구성원들도 이전에 진행하던 업무의 우선순위가 밀리게 되니, 전반적인 생산성이 크게 떨어질 수밖에 없습니다.

많은 기업에서 구성원들이 각자의 관점으로 IT 자산을 구매하고, 관리할 텐데요. 제각기 흩어진 정보는 정확성이 떨어지기 때문에 해당 정보를 바탕으로 결정을 내리는 일이 불가능합니다. 단적인 예로 새로운 SaaS를 구독하고자 했을 때 타 팀에서 사용 중인 서비스인지 아닌지 한 명 한 명 물어보지 않고서는 알 수 없는 거죠.

3. 새로운 비즈니스 기회, 혁신적인 아이디어를 놓칠 수 있어요

대대적인 전수조사는 기업 모든 구성원의 역할과 업무 몰입을 방해합니다. 비단 경영지원 팀만의 문제가 아닙니다. 일정 주기를 두고 진행하는 전수조사뿐만 아니라, 입/퇴사자가 발생했을 때, 혹은 갑자기 높은 금액이 결제된 청구 내역을 확인했을 때 등 돌이켜보면 IT 자산을 추적한 경험이 생각보다 잦다는 것을 떠올릴 수 있을 텐데요.

IT 자산을 조사하고 파악하는데 소요된 시간은 그만큼 더 좋은 제품, 서비스 또는 제안을 할 수 있는 시간을 사용한 것과 같다고 할 수 있습니다. 결국 장기적으로 바라봤을 때 새로운 비즈니스 기회를 놓치는 것과 마찬가지인 것이죠.

오늘부터 시작해요! IT 자산 관리 3단계

위 3개의 문제는 어떻게 해결할 수 있을까요? 당장 해결할 수 있는 방법은 꽤 다양할 겁니다. 하지만 심플리에서는 일시적인 해결책보다 문제가 발생할 수 있는 환경을 개선하는 것에 집중해서 말씀드리려고 합니다. 😎

step1. 우리 회사 IT 자산 환경 파악하기

흩어져 있던 정보와 권한을 샅샅이 찾아내어 중앙 집중화하는 과정은 생각만으로도 번거롭습니다. 마주하고 싶지 않은 진실을 보게 될 수도 있고요. 하지만 어떤 문제든 개선의 출발점은 현재의 상황을 똑바로 직면하는 것에서부터 시작하죠.

그런 의미에서 첫 번째 단계는 우리 회사가 사용하고 있는 SaaS와 IT 기기의 계약, 자격, 라이센스, 재고, 운영, 히스토리를 이해하는 과정입니다. 우리 회사의 IT 자산 환경에서 무슨 일이 벌어지고 있는지를 파악하는 것이죠. 하지만 오류 없이 완벽하게 현황을 파악하기란 아주 어렵습니다. 이럴 때는 사람이 아닌 시스템의 힘을 빌리는 것이 큰 도움이 되는데요.

보다 정확한 자산 현황을 알고 싶다면 심플리에서 정보 불러오기를 해보세요. SaaS, 라이센스 등 숨어있던 구독 소프트웨어를 발견할 수 있습니다. 구글 워크스페이스, 카드, 은행, 공동 인증서 연동 등 선택할 수 있는 연동 방법도 다양하죠.

SaaS와 달리 IT 기기는 실물 조사가 필요한데요. 번거롭더라도 한 번 공들여서 조사해두면 이후부터는 업데이트가 필요한 시점에만 기재할 수 있습니다. IT 기기 리스트, 혹은 기존에 관리하고 있던 자산관리 대장은 심플리에 그대로 데이터를 이전할 수 있으니 걱정하지 마세요!

step2. IT 자산 환경 개선 목표 수립하기

2단계는 목표를 정하는 단계입니다. 1단계에서 우리 회사의 IT 자산 환경이 어떻게 이루어져 있는지, 개별 소프트웨어나 하드웨어의 지출 금액은 얼마나 되는지 확인하셨을 겁니다. 사용하는 사람이 없어서 더 이상 필요 없거나 중복으로 사용하고 있는 툴은 삭제를 해야 하고, 과다하게 주어진 권한/계정은 통합 관리해야 하죠. 플랜을 변경해야 할 수도 있고요.

이렇게 각종 문제를 정의했다면, 다음 행동을 도출할 수 있겠죠? 행동을 통해서 이루고자 하는 개선 목표를 수립하면 차근차근 체계적으로 움직일있을 테고요. 다른 업무에 밀려서 우선순위가 늦춰지는 것 또한 일정 부분 방지할 수 있을 겁니다.

step3. IT 자산 가시화하기

IT 자산 관리 솔루션의 이점을 가장 잘 나타내는 두 단어를 골라보면 가시화 최적화라고 할 수 있습니다. IT 자산의 관리 미흡을 방지하기 위해서는 드러내고 파악하기 쉽게 만들어야 하는데요. 모두가 쉽게 확인할 수 있고, SaaS 및 IT 기기의 현황을 팀별, 구성원별로 빠르게 파악할 수 있도록 돕는 것이 바로 IT 자산 관리 솔루션의 역할입니다. 즉, 문제가 발생할 수 없는 환경을 만드는 것이죠!

IT 자산에 대한 정보가 명확해지면 특정 이벤트, 프로젝트 등 그 성격에 관계없이 필요한 업무에 곧장 투입 및 실행이 가능합니다. 입사자, 퇴사자의 온보딩, 오프보딩 과정도 훨씬 수월해지죠. 각종 협업 툴의 권한과 계정, IT 기기에 대한 재고 정보를 한눈에 파악할 수 있으니까요.

심플리에서는 조직도, 구성원 등 HR 정보와 IT 자산 정보를 하나의 파이프라인으로 연결해서 시각화합니다. 누가, 무엇을, 언제 사용하고 있는지 단번에 파악할 수 있는 거죠. 이는 곧 자산 관리 비용 절감으로 이어지고, 흐름이 원활해지니 자금의 활용도 함께 높아집니다. 장기적으로 봤을 때 새로운 비즈니스 기회를 만들 수 있는 것이죠!

3단계까지 잘 따라오셨나요? 각 단계별 과정은 최대한 여럿이 크로스 체크를 하며 진행하는 것이 좋겠지만, 그럼에도 정보가 누락되거나 실수하기 쉬운 성격의 일들입니다. 회사의 모든 IT 자산을 파악하고 목표와 계획을 수립하더라도, 꾸준히 실천하지 않으면 투명한 상태가 지속되지 않는 것은 당연하고요.

심플리는 여러분이 기업의 성장에 최우선으로 도움이 되는 업무에만 신경 쓸 수 있도록, IT 자산 관리 솔루션을 제공하고 있습니다. 현재 무료 사용 가능한 30일의 체험 기간을 드리고 있으니, 직접 사용해 보면서 심플리가 만드는 새로운 비즈니스 가치를 확인해 보세요!

성장하는 기업은 하나하나 신경 쓸 여유가 없습니다. 모든 기업이 핵심 가치에만 집중할 수 있도록 심플리가 돕겠습니다. 🙂