AI에 대한 관심이 점점 증가하면서, 업무 자동화에 대한 관심 또한 높아지고 있습니다. 여기에는 Zapier(재피어), Make(메이크), n8n(에잇엔) 등 다양한 서비스가 있는데요.

아래 이미지는 구글 트렌드 키워드에 ‘업무 자동화’라는 키워드를 검색한 후, 한국에서의 지난 12개월 데이터로 필터링했을 때의 결과입니다. 관련 검색어로 Make, n8n, Zapier가 나오는 것을 통해 자동화 서비스의 인기를 체감할 수 있습니다.

이번 글에서는 세 가지 서비스의 특장점을 비교하고, 어떤 상황에서 해당 서비스를 사용하는 게 효율적인지에 대해서 정리해 보았습니다.

1️⃣ Zapier, Make, n8n은 어떤 자동화 서비스인가요?

기본적으로 업무 자동화 도구는 비효율적인 반복 작업을 줄이기 위해 사용합니다. 그중에서도 가장 널리 쓰이고 있는 서비스가 Zapier, Make, n8n인데요. 해당 도구들은 모두 앱과 앱을 연결해 트리거와 액션으로 이루어진 워크플로를 만들 수 있습니다.

예를 들어, 구글폼으로 응답이 들어오면 자동으로 구글 시트에 해당 응답을 기록하고, 슬랙으로 알림까지 보내는 식이죠. 또한 코드 및 개발 지식이 부족하더라도, 쉽게 업무 자동화를 시작할 수 있다는 장점이 있습니다. 하지만 각 도구는 특장점이 모두 다른데요.

2️⃣ Zapier, 자동화를 처음 시작하는 실무자라면

Zapier는 애플리케이션 간 연동을 노코드로 구현할 수 있는 툴입니다. 간단한 작업을 통해 앱과 앱을 연결해 자동화 워크플로를 만들 수 있는데요.

✅트리거와 액션 설정

Zapier를 활용하기 위해서는 기본적으로 자동화를 위해 트리거와 액션을 설정해야 하며, 이를 ‘Zap’이라고 부릅니다.

간단한 예를 들면,

• 구글폼 양식이 제출되면 (트리거)
• 해당 정보를 슬랙 채널에 메시지로 전송 (액션)

위와 같은 형식으로 Zap을 만들 수 있습니다. 또한, 생성된 Zap들은 Zapier 내 Zap history에서 관리할 수 있는데요.

더불어 Zapier는 약 8,000개 이상의 애플리케이션을 연동해 자동화 워크플로를 만들 수 있습니다. 업무에서 사용되는 거의 모든 애플리케이션을 연동할 수 있다고 볼 수 있는데요.

✅직관적인 자동화 워크플로 만들기

Zapier는 선형적인 구조로 누구나 쉽게 Zap을 만들 수 있습니다. 아래 이미지처럼 굉장히 직관적인 구조인데요. 각 단계에서 필요한 트리거를 빠르게 세팅하고 바로 적용해 볼 수 있습니다.

다양한 애플리케이션을 지원하고 직관적인 구조로 빠르게 자동화 워크플로를 만들 수 있기에,

• 비개발직군 실무자가 자동화를 처음으로 시작하거나,
• 비교적 단순한 자동화가 필요한 케이스

위와 같은 케이스일 때 활용해 보시는 것을 추천합니다. 다만, 워크플로가 길어지거나 예외 처리 조건이 많을수록 구조가 복잡해지고, 일부 기능은 유료 플랜에서만 제공되는 점을 유의하셔야 합니다.

3️⃣ Make, 보다 복잡한 자동화 구조 설계가 필요하다면

Make는 애플리케이션 간 연동을 통해 노코드로 업무 자동화를 설계할 수 있는 도구입니다. Zapier가 트리거와 액션을 설계하는 구조를 Zap이라고 했다면, Make에서는 이를 시나리오라고 하는데요.

✅자동화 워크플로를 한눈에

Make는 자동화 흐름을 마인드 맵 형태로 보여준다는 특징이 있습니다. 이를 통해 전체적인 워크플로를 한눈에 확인할 수 있는데요. 또한 Router를 통해 경로를 세분화할 수 있어 조금 더 복잡한 자동화 시나리오를 만들 수 있습니다.

✅보다 복잡한 자동화 구조를 설계하고 싶다면

Make는 Zapier에 비해 보다 복잡한 자동화 구조를 설계하는 데 효율적이라는 특징이 있습니다.

예를 들어,

• 구글폼에서 구글시트로 데이터가 들어왔을 때,
• 응답자 만족도 점수가 아래와 같이 나눠진다고 하면,
  • 8점 이상 → 고객 만족
  • 6~7점 → 보통
  • 5점 이하 → 불만족
• Route A (고객 만족)
  • 메일침프를 통해 웰컴 이메일 발송
  • 구글시트에는 “우수 고객” 으로 분류 기록
• Route B (보통)
  • 담당자에게 슬랙으로 알림 전송
• Route C (불만족)
  • 지메일로 고객 응대 전담자에게 이메일 알림
  • 응답 내용을 요약해 노션에 저장

위와 같은 자동화 구조를 설계할 수 있는데요. 물론 Zapier에서 해당 시나리오를 아예 구현하지 못한다는 것은 아니지만, Make는 각 단계 별 흐름을 나누어 자연스러운 처리를 돕습니다.

• 자동화 업무에 어느 정도 익숙하거나,
• 세부적인 자동화 시나리오 수립이 필요한 케이스

Make는 위와 같은 케이스에 사용해 보시는 걸 추천하는데요. UI가 처음에는 다소 복잡하게 느껴질 수 있기에, 학습 곡선이 있다는 점은 고려해야 합니다.

4️⃣ n8n, 오픈소스 기반 유연한 자동화 서비스

n8n은 노코드와 로우코드의 특징을 모두 지니고 있는 업무 자동화 도구입니다. 사용자는 n8n을 통해 다양한 애플리케이션을 연결해 자동화 워크플로를 구축할 수 있는데요. 경우에 따라서 코드를 사용해 복잡한 구조의 자동화 또한 구현할 수 있습니다.

n8n은 위의 두 가지 도구와 다르게 오픈소스 기반이라는 점에서 차별점을 가집니다. 이는 무료로 활용할 수 있으며, 사용자에게 더 많은 통제권과 유연성을 준다는 의미이기도 합니다. 또한 n8n은 클라우드 형태뿐만 아니라 자체 서버에 설치해 사용할 수 있는 온프레미스 방식도 지원합니다.

Zapier의 Zap, Make의 시나리오가 있다면 n8n에서는 이를 워크플로라고 부르는데요. Make와 마찬가지로 복잡한 구조를 설계할 수 있으며, 전체적인 흐름을 한눈에 볼 수 있다는 특징이 있습니다.

✅보다 안전하고 효율적으로 자동화 워크플로를 구축하고 싶다면

n8n의 보안이 무조건 더 뛰어나다고 할 수는 없지만, 자체 서버를 설치할 수 있다는 점에서 Zapier나 Make 보다는 보안 통제 수준이 높다고 볼 수 있는데요.

• 조건 분기, 반복, 예외 처리 등 복잡한 워크플로가 필요하거나,
• 업무 자동화 체계를 구축할 개발 인력이 충분한 케이스

위의 케이스에 해당한다면 n8n 사용을 추천합니다. 위의 두 가지 서비스에 비해서는 설정이나 초기 설치 과정이 복잡하기에 비개발 직군이 혼자 사용하기에는 다소 부담이 있을 수 있는데요. 하지만 엔지니어와 보안팀이 함께 한다면 n8n은 오히려 가장 강력한 자동화 도구로 활용될 수 있습니다.

5️⃣ 세 가지 도구 요약 정리, 어떤 기준으로 선택해야 할까요?

업무 자동화 도구는 단순히 ‘기능이 많은 도구’를 고르는 것이 아니라, 우리 팀이 어떤 업무를 자동화하려는지, 누가 설정하고 유지할 것인지, 보안 및 예산 제약은 없는지를 함께 고려해 선택해야 합니다. 위의 세 가지 도구를 요약하면 아래와 같은데요.

초기에는 Zapier로 시작해 자동화 경험을 쌓고, 이후 Make나 n8n으로 확장하는 방식도 좋은 접근입니다.

특히 팀 내에 IT 리소스가 있다면 Make나 n8n으로 갈수록 시간당 자동화 처리량, 유지비용, 데이터 통제력 측면에서 더 큰 장점을 얻을 수 있습니다.

6️⃣마무리 : 업무 자동화를 넘어, 체계적인 관리까지

업무 자동화 서비스는 유용합니다. 하지만, 해당 서비스가 업무의 모든 문제를 해결해 주지는 않는데요. 효율적으로 사용하면 실무자가 시간과 비용을 최적화할 수 있겠지만, 도입만큼 중요한 것이 지속적인 관리입니다. 서비스의 ROI나 비용 관리를 위해 도입 후 얼마나 잘 사용하고 있는지, 누가 사용하고 있는지 등을 지속적으로 추적할 수 있어야 하죠.

심플리를 활용하면 구성원이 사용하고 있는 업무 자동화 서비스의 사용자와 서비스 사용량 등을 모두 파악할 수 있습니다. 만약 업무 자동화를 비롯해 AI 서비스 도입에 적극적인 기업이라면, 체계적인 관리를 위해 심플리를 활용해 보시는 것을 추천합니다.

성장하는 기업은 하나하나 신경 쓸 여유가 없습니다. 모든 기업이 핵심 가치에만 집중할 수 있도록 심플리가 돕겠습니다.