SaaS 계약 갱신 전에 꼭 확인해야 할 사용량 분석 방법
SaaS 계약 갱신 시즌, 지금 쓰고 있는 툴이 정말 필요한지 확인하셨나요? 갱신 전 반드시 해야 할 사용량 분석 방법 5단계를 정리했습니다.
갱신 알림 이메일이 도착했습니다. 결제 날짜는 2주 후. 그런데 이 서비스, 우리 팀이 실제로 잘 쓰고 있는 걸까요?
많은 기업에서 SaaS 계약 갱신은 거의 자동으로 처리됩니다. 담당자가 바빠서, 혹은 갱신을 취소하려면 절차가 번거로워서 그냥 연장하는 경우가 대부분입니다. 실제로 한 서비스에서는 이미 퇴사한 직원 계정 수십 개가 그대로 라이선스를 점유하고 있었고, 담당자는 갱신 시점이 돼서야 그 사실을 알게 됐습니다.
이 글에서는 SaaS 계약 갱신 전 반드시 확인해야 할 사용량 분석 5단계를 정리합니다. 갱신 협상 전에 이 과정을 거치면, 불필요한 비용을 줄이고 협상력도 높일 수 있습니다.
왜 갱신 전 사용량 분석이 중요한가요?
SaaS는 계약 구조상 갱신 시점에만 플랜 조정이나 해지가 가능한 경우가 많습니다. 그 시점을 놓치면 또 1년을 그대로 지불해야 합니다. 반대로, 갱신 전에 사용량 데이터를 손에 쥐고 있다면 벤더와의 협상에서 유리한 위치에 설 수 있습니다.
갱신 전 사용량 분석이 필요한 이유를 간단히 정리하면 다음과 같습니다.
- 실제로 쓰이지 않는 라이선스를 줄여 비용을 절감할 수 있습니다.
- 사용률 데이터는 벤더와의 요금 협상 근거가 됩니다.
- 더 적합한 플랜이나 대안 서비스로 전환을 검토할 수 있습니다.
- IT 보안 측면에서 미사용 계정이나 섀도우 IT를 정리할 수 있습니다.
갱신 전 사용량 분석 5단계
1단계. 갱신 일정 파악하기
분석을 시작하려면 우선 언제 갱신이 예정돼 있는지 알아야 합니다. 이상적으로는 갱신 60~90일 전에 분석을 시작하는 것이 좋습니다. 협상이나 플랜 변경을 요청할 시간이 필요하기 때문입니다.
확인해야 할 항목은 다음과 같습니다.
- 계약 갱신일 (자동 갱신 여부 포함)
- 현재 플랜명, 좌석 수, 월/연 요금
- 계약 해지 통보 기한 (notice period)
심플리를 사용 중이라면 소프트웨어별 갱신일과 자동 갱신 여부를 대시보드에서 한눈에 확인할 수 있습니다. 갱신 30일, 7일 전에는 알림도 자동으로 발송됩니다.
2단계. 실제 사용자 수 확인하기
계약한 좌석 수와 실제 로그인한 사용자 수를 비교해 보세요. 다음 항목을 확인합니다.
- 현재 라이선스 할당 인원과 실제 로그인 이력이 있는 인원을 비교합니다.
- 퇴사자 계정 중 아직 라이선스를 점유 중인 경우를 확인합니다.
- 최근 30~90일간 한 번도 접속하지 않은 계정을 파악합니다.
일반적으로 기업 SaaS의 10~30%는 미사용 또는 비활성 라이선스입니다. 이 숫자를 정확히 파악하는 것만으로도 갱신 시 좌석 수를 조정할 근거가 생깁니다.
3단계. 부서별·기능별 활용도 점검하기
서비스 전체의 사용률도 중요하지만, 누가, 어떤 기능을 얼마나 쓰는지를 세분화하면 더 정확한 판단을 내릴 수 있습니다.
- 부서별 접속 빈도와 체류 시간을 확인합니다.
- 핵심 기능 대비 실제 활용된 기능의 비율을 점검합니다.
- 헤비 유저와 라이트 유저를 구분해, 플랜 다운그레이드 가능성을 검토합니다.
예를 들어 전사 라이선스를 구매했는데 실제로 활발히 쓰는 인원이 특정 팀에만 집중돼 있다면, 팀 단위 플랜이나 좌석 수 축소를 고려해볼 수 있습니다.
4단계. 비용 대비 가치 평가하기
사용량 데이터를 확보했다면 이제 비용과 대조할 차례입니다. 1인당 월 비용을 계산하고, 실제로 활용되는 기능의 가치와 비교해 보세요.
| 확인 항목 | 체크 포인트 |
|---|---|
| 1인당 월 비용 | 총 구독료 ÷ 실사용자 수 |
| 사용률 | 최근 30일 로그인 비율 |
| 기능 활용도 | 계약 플랜 기능 중 실제 사용 기능 비율 |
| 대안 서비스 존재 여부 | 더 저렴하거나 기능이 겹치는 서비스 여부 |
이미 사용 중인 다른 서비스와 기능이 중복된다면, 통합 또는 해지를 검토하는 것이 합리적입니다.
5단계. 갱신·협상·해지 시나리오 준비하기
분석이 끝났다면 세 가지 시나리오 중 하나를 선택합니다.
- 갱신 (현행 유지): 사용률이 충분하고 비용이 합리적이라면 그대로 갱신합니다.
- 협상 (조건 변경): 사용량 데이터를 근거로 좌석 수 축소, 요금 인하, 플랜 다운그레이드를 요청합니다.
- 해지 또는 전환: 활용도가 낮거나 대안이 명확하다면 계약 종료를 준비합니다.
벤더에게 사용량 데이터를 직접 제시하면 협상 효과가 높습니다. 단순히 “좀 깎아달라”는 요청과, 실측 데이터를 근거로 한 협상은 전혀 다른 결과로 이어집니다. 실제 사용 인원, 미사용 라이선스 수, 기능 활용 비율을 수치로 정리해 벤더에게 전달하면 협상 주도권이 달라집니다.
협상 전략을 더 구체적으로 준비하고 싶다면, SaaS 갱신 협상 가이드를 함께 참고해 보세요.
갱신 체크리스트: 분석 전 꼭 확인하세요
5단계를 모두 거치기 어렵다면, 아래 체크리스트를 갱신 전 최소 점검 기준으로 활용해 보세요.
- ☑ 갱신일 및 자동 갱신 여부 확인
- ☑ 현재 계약 좌석 수 vs. 실제 사용자 수 비교
- ☑ 최근 90일 미접속 계정 목록 확보
- ☑ 1인당 월 비용 계산
- ☑ 중복 기능 서비스 유무 점검
- ☑ 갱신·협상·해지 중 방향 결정
FAQ
Q. 사용량 분석은 어떤 도구로 할 수 있나요?
벤더 어드민 콘솔에서 기본적인 로그인 이력을 확인할 수 있습니다. 더 정확한 측정이 필요하다면 에이전트 기반으로 실제 앱 실행 시간을 측정하는 방법이 유효합니다. 심플리는 구성원별 SaaS 사용 시간과 마지막 접근일을 자동으로 수집해 대시보드에서 확인할 수 있습니다.
Q. 분석 결과를 벤더에게 어떻게 제시해야 하나요?
수치 중심으로 정리하는 것이 효과적입니다. “전체 50개 라이선스 중 지난 90일간 실제 사용된 계정은 28개(56%)입니다”처럼 측정된 사실로 대화를 시작하면, 벤더도 반박하기 어렵습니다. 미사용 라이선스는 금액으로 환산해 제시하면 설득력이 높아집니다.
Q. 사용량이 낮아도 꼭 필요한 서비스라면 어떻게 하나요?
사용 빈도가 낮더라도 업무에 필수적인 서비스라면 해지보다는 플랜 다운그레이드나 좌석 수 조정을 검토하세요. 현재 플랜의 기능 중 실제로 쓰는 항목만 포함된 하위 플랜이 있는지 확인하는 것이 먼저입니다.
Q. 갱신 분석은 얼마나 자주 해야 하나요?
연간 계약 기준으로 갱신 60~90일 전에 한 번, 그리고 분기별로 간단한 사용률 점검을 병행하는 것이 좋습니다. 갱신 직전에 몰아서 분석하면 협상 준비 시간이 부족해집니다.
마치며
사용량 분석은 한 번의 작업이 아닙니다. 갱신 시즌마다 반복하고, 데이터를 쌓아가는 과정이 협상력을 높이는 기반이 됩니다.
심플리를 사용하면 구성원별 SaaS 사용 시간, 마지막 접근일, 미사용 라이선스를 자동으로 수집하고 한눈에 확인할 수 있습니다. 갱신 알림도 자동으로 발송되어 분석 시작 시점을 놓치지 않을 수 있습니다.
다음 갱신 시즌이 오기 전에, 지금 사용 중인 SaaS 현황을 먼저 점검해 보세요.
