"대표님, 지금 강남점에 즉시 사용 가능한 노트북이 몇 대인지 바로 알 수 있으신가요?"

만약 이 질문에 즉시 답하기 어렵다면, 우리 기업의 IT 자산 관리에 점검이 필요한 시점입니다. 특히 전국에 여러 지점이나 매장을 운영하는 리테일 기업이라면 더욱 공감하실 거예요.

본사에서는 각 지점의 IT 자산 현황을 실시간으로 파악하기 어렵고, 지점 간 장비를 교환하거나 반납하는 이력도 제대로 남지 않아 자산 분실이나 중복 구매가 발생하는 경우가 흔해요. 기업이 성장하고 자산이 늘어날수록, 기존의 엑셀이나 수기 방식으로는 이 모든 정보를 최신 상태로 유지하기가 점점 더 어려워지죠.

이런 복잡한 문제를 해결하기 위해 최근 많은 기업이 IT 자산관리 솔루션, 즉 ITAM에 주목하고 있는데요. 실제 솔루션을 도입해 IT 자산관리 체계를 혁신한 커머스·리테일 기업들의 성공 사례를 통해, 우리 기업에 필요한 해결책은 무엇일지 함께 살펴보겠습니다.

IT 자산관리 솔루션(ITAM)이란 무엇일까요?

먼저 IT 자산관리(ITAM)란 무엇인지, 그 개념부터 짚어보겠습니다. ITAM은 IT Asset Management의 약자로, 기업이 보유한 IT 자산을 체계적으로 파악하고 관리할 수 있도록 돕는 솔루션 또는 시스템을 의미합니다.

여기서 IT 자산이란 단순히 눈에 보이는 유형 자산만을 의미하지 않아요. 사무실과 매장에서 사용하는 노트북, 모니터, POS 기기 같은 유형 자산은 물론, 각종 SaaS 구독 서비스나 소프트웨어 라이선스 같은 무형 자산까지 모두 포함되죠. 특히 여러 매장이나 지점을 운영하는 커머스·리테일 기업에게 ITAM은 흩어진 자산을 중앙에서 통합 관리하고, 비용 낭비를 줄이며, 운영 효율을 높이는 데 필수적인 시스템으로 자리 잡고 있습니다.

리테일 기업이 ITAM 솔루션을 도입한 이유: 도입 성공 사례 3가지

그렇다면 실제 현장에서는 ITAM 솔루션을 왜, 어떻게 활용하고 있을까요? 각기 다른 고민을 안고 있던 세 기업이 IT 자산관리 솔루션 심플리를 통해 어떻게 문제를 해결하고 구체적인 성과를 만들었는지 분석해봤어요.

1. 전국 지점의 IT 자산을 중앙에서 실시간으로 관리할 수 없을까요?

리테일 기업은 전국에 지점이 있고, 본사에서 각 지점의 IT 자산 현황을 실시간으로 파악하기 어렵다는 특징이 있습니다. 지점 담당자들이 서로 장비를 교환하거나 반납, 수령하는 과정에서 이력이 제대로 남지 않고, 각 지점별로 엑셀 시트를 따로 관리하다 보니 통합된 현황을 파악하기도 힘들죠. 자산이 분실되거나 고장이 발생했을 때 즉각적인 대응이 어렵습니다.

🍨 사례 1: 전국 매장 IT 자산의 중앙화 관리에 성공한 프랜차이즈 A기업

전국에 500개 이상의 지점을 운영하는 디저트 프랜차이즈 A기업 역시 비슷한 문제를 겪고 있었습니다. 각 지점에 흩어져 있는 유형자산 현황을 파악하기 어렵고, 지점 간 자산 이동이나 교환 이력도 체계적으로 관리되지 않아 중앙에서 통합 관리가 가능한 솔루션이 필요하다고 체감하는 시점이었습니다.

A기업은 먼저 월 결제 방식으로 심플리를 시범 운영하며 솔루션의 효용 가치를 검토했습니다. 그리고 효과를 확인한 후에는 연간 결제로 전환하고, 각 지점 담당자를 심플리 시스템에 관리자로 초대했어요. 또한 모든 관리 대상 자산마다 QR코드를 부착해서 현장에서 곧바로 정보를 확인할 수 있는 체계를 마련했습니다. 그 결과 이런 성과를 얻었어요.

A기업의 사례처럼 다점포를 운영하는 리테일 기업은 각 지점 담당자에게 권한을 부여하는 분산 관리 방식이 효과적입니다. 특히 매장 현장에서 QR코드 기반 자산 관리를 활용하면, PC 없이도 즉시 정보를 확인하고 업데이트할 수 있어 편리하게 전국 지점의 IT 자산 현황을 파악하고 관리할 수 있어요.

A기업처럼 전국에 흩어진 IT 자산관리가 고민이신가요?

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2. 불필요한 소프트웨어, 체계적으로 관리하고 비용 절감하고 싶어요

영업, CS, 마케팅 등 각 부서에서 필요에 따라 SaaS 등의 소프트웨어를 구독하다 보면, 어느새 관리되지 않는 계정과 비용이 쌓이게 됩니다. 퇴사한 직원의 계정으로 계속 비용이 청구되거나, 실제로는 사용하지 않는 라이선스에 불필요한 지출이 이어지기도 하죠. 엑셀로 이를 관리하려 해도, 수시로 변하는 결제 내역을 실시간으로 최신화하기는 쉬운 일이 아닙니다.

💵 사례 2: ITAM 심플리로 소프트웨어 비용 절감에 성공한 금융 대기업 자회사 B기업

대기업의 자회사인 B기업은 구글 워크스페이스를 그룹웨어로 사용하며, 전체 구성원의 소프트웨어와 전산장비를 엑셀로 관리하고 있었는데요. 하지만 기업이 100명 이상 규모로 성장하면서 소프트웨어 비용이 늘어나자, 사용량 관리에 대한 필요성을 체감하게 되었습니다. 파편화된 소프트웨어 결제 내역을 통합 관리하고, 비용을 최적화하기 위해 ITAM 솔루션을 탐색하던 중 심플리를 도입했어요.

B기업은 심플리를 도입하고, 사용 중인 구글 워크스페이스와 시스템을 연동해 구성원 정보를 자동으로 동기화했습니다. 주요 소프트웨어 결제 계정을 연동해서 모든 결제 내역이 자동으로 트래킹되도록 설정했고요. 이렇게 심플리를 도입해 소프트웨어 구독 내역을 관리한 결과, 다음과 같은 성과를 얻었어요.

B기업의 사례에서 볼 수 있듯이, 그룹웨어 연동을 통한 자동화는 수기 입력에 드는 리소스를 대폭 감소시킬 수 있습니다. 실시간 결제 내역 트래킹으로 불필요한 구독 비용을 즉시 파악하고, 온·오프보딩 프로세스를 체계화하여 퇴사자 계정 관리 누락과 같은 문제를 예방하는 것이 ITAM 솔루션을 통한 SaaS 비용 관리의 핵심적인 장점입니다.

3. 기업이 성장하면서 엑셀만으로는 관리가 어려워졌어요

사업을 확장하고 인원과 지점이 늘어나면서, 기존의 엑셀 관리 방식은 한계에 부딪히게 됩니다. 엑셀 시트가 여러 개로 분산되어 통합 현황을 파악하기 어렵고, 유형자산과 무형자산을 따로 관리하면서 업무는 점점 더 비효율적으로 변합니다. 무엇보다 실시간 업데이트가 되지 않는 데이터는 정확한 의사결정을 내리는 데 활용하기 어렵습니다. 데이터를 쌓아두기는 하는데, 실제로 효용이 있는 데이터로 기능하지 못했던 것이죠.

🧴 사례 3: SaaS 구독 자동 트래킹으로 업무 효율을 높인 뷰티브랜드 C기업

뷰티브랜드 C기업은 소프트웨어와 같은 무형자산과 유형자산을 별도의 엑셀 파일로 나누어 관리하고 있었습니다. SaaS 결제 내역은 실시간으로 최신화하지 못했고, 규모가 150명 이상으로 성장하는 동시에 자산 수량도 늘어나면서 엑셀 관리 방식에 점점 한계를 느끼게 되었죠. 통합된 관리 시스템의 부재는 결국 업무 효율 저하로 이어졌습니다.

C기업은 무형자산과 유형자산을 하나의 시스템에서 통합 관리할 수 있는 솔루션을 검토한 끝에, ITAM 솔루션 심플리를 도입했는데요. 그 성과는 어땠을까요?

C기업의 사례처럼 심플리와 같은 ITAM 솔루션을 도입하면 소프트웨어 계정 구독 현황을 자동으로 트래킹할 수 있어, 담당자의 수기 입력 부담을 해소해 더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. 유형자산과 무형자산을 하나의 플랫폼에서 통합 관리하면서 업무 효율까지 크게 높일 수 있어요.

커머스·리테일 기업의 성장, 체계적인 자산 관리에서 시작됩니다

지금까지 커머스·리테일 기업들이 IT 자산관리 솔루션을 통해 어떻게 복잡한 문제를 해결하고 실제 성과를 만들었는지 살펴보았습니다. 세 기업의 사례에서 찾아볼 수 있는 공통점은 무엇일까요. 바로, 기업의 성장은 눈에 보이는 자산뿐만 아니라 눈에 보이지 않는 자산까지 체계적으로 관리하고 최적화하는 것에서부터 시작된다는 점입니다.

지금, 분산된 IT 자산관리로 고민하고 계신가요? 실제 기업들이 검토해보고 선택한 국내 대표 ITAM, 심플리와 함께 지금 바로 시작해 보세요.

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IT 자산관리 솔루션 도입할 때 자주 묻는 질문

Q1. 지점이 많은데 모든 지점의 자산을 관리할 수 있나요?

네, 가능합니다. 각 지점 담당자를 심플리에 관리자로 초대하여 권한을 부여하면, 담당자가 직접 해당 지점의 자산 정보를 업데이트할 수 있습니다. 본사에서는 전체 지점의 현황을 실시간으로 통합하여 확인할 수 있습니다.

Q2. 지점 간 장비를 교환할 때 이력이 남나요?

자산의 이동, 교환, 반납 등 모든 변경 사항을 심플리 시스템에 기록하면 이력이 남아 추적할 수 있습니다. 누가, 언제, 어떤 자산을 어디로 이동시켰는지 이력을 한눈에 확인할 수 있어 관리의 투명성이 높아집니다.

Q3. QR코드로 자산을 관리하면 어떤 점이 좋나요?

매장이나 물류센터, 사무실 현장에서 PC 없이 모바일로 QR코드를 스캔하기만 하면 해당 자산의 모든 정보를 즉시 확인하고 업데이트할 수 있습니다. 이를 통해 실시간 현장 관리가 가능해집니다.

Q4. 프랜차이즈 가맹점 자산도 관리할 수 있나요?

네, 관리할 수 있습니다. 본사 자산과 마찬가지로 가맹점 담당자에게 시스템 접근 권한을 부여하여 각 매장의 자산을 직접 관리하게 할 수 있으며, 본사에서는 필요에 따라 전체 현황을 통합 모니터링할 수 있습니다.

Q5. 심플리 솔루션 도입에는 얼마나 시간이 걸리나요?

평균적으로 초기 세팅은 7일 이내에 완료됩니다. 다만 여러 지점의 자산을 처음으로 실사하고 등록해야 하는 경우, 지점 수와 자산 규모에 따라 일정을 조율하여 순차적으로 진행하게 됩니다.