로랩스는 기업의 소모성 자재(MRO) 구매 업무 효율을 최적화하는 클라우드 기반의 AI 구매관리 솔루션 ‘에어서플라이’를 통해 기업의 구매 및 비용 관리 영역을 혁신하고 있습니다.

에어서플라이는 기업에서 사용하는 오픈마켓, 사무용품 플랫폼 등 다양한 구매처를 하나로 통합해 담당자의 업무 효율성을 극대화하는데요. 복잡한 시스템과 비효율적인 방식으로 진행되던 업무를 간단하고 효율적으로 만들며, 많은 기업의 관심을 받고 있습니다.

이번 고객 인터뷰는 로랩스의 이종범 매니저님과 비대면으로 진행했습니다. 매니저님과 심플리 팀은 이전부터 소통을 해왔는데요. 인터뷰를 통해 심플리 도입 전과 후 로랩스에 생긴 변화에 대해 물어보았습니다.

Interviewee : 로랩스 이종범 매니저님

1️⃣1인 경영지원 담당자가 바라보는 IT 자산관리

“별거 아닌 일인 것 같지만, 작은 문제들이 쌓이면 결국 큰 문제가 되거든요. IT 자산관리가 정확히 그런 영역이라고 생각합니다.”

Q. 로랩스를 인터뷰하게 돼서 영광입니다. 로랩스의 경영지원 부서에 대해 소개 부탁 드려요.

로랩스는 20명이 조금 안 되는 규모예요. 제가 경영지원 업무를 도맡고 있기는 하지만, 경영지원 부서가 따로 있지는 않습니다. 회계나 인사, 법무, 총무 파트 등 필요에 따라 업무를 진행하고 있습니다. 굉장히 많은 일을 하고 있죠. (웃음)

Q. 로랩스는 클라우드 바우처를 통해 심플리를 도입한 것으로 알고 있어요. 바우처를 통해 심플리를 알게 되신 건가요?

바우처를 통해 알게 된 것은 아니고, 심플리 서비스를 제공하고 있는 셀파스 이지훈 대표님을 통해서 알게 됐어요. 저도 신기했던 게 이지훈 대표님을 이전부터 알고 있긴 했는데, 심플리를 만들고 있는지는 몰랐거든요. IT 자산관리가 필요하다고 생각해서 이곳저곳 알아보다가 심플리를 알게 됐고, 도입을 하려고 보니까 대표님이 만들고 있는 서비스였던 거죠. (웃음)

마침 클라우드 바우처를 사용할 수 있는 기회가 생기기도 했고, 자산관리에 대한 필요성도 느끼고 있던 시기여서 타이밍이 잘 맞았던 것 같습니다.

Q. 매니저님에게 IT 자산관리는 어떤 의미인가요?

회사 자산은 어떤 방식으로든 기록되고, 매년 감가가 되고 있잖아요. 그런 것들을 파악하는 가장 중요한 기초 자료인 것 같아요. 또 조직에 구성원 수가 갑자기 늘어나게 되면, 필요한 것들을 그때그때 요청받아서 구매를 하는 경우가 많이 생기거든요. 명확한 체계 없이 구매를 하다 보면 꼭 문제가 생기게 돼요.

예를 들어, 큰일은 아니지만 젠더를 구매했는데 나중에 2개나 3개가 남게 되는 상황이 발생하기도 하거든요. 별일 아닌 것 같지만 작은 게 쌓이다 보면 큰 문제가 될 수도 있잖아요. 그래서 중복 구매를 막기 위해서 IT 자산관리가 필요한 측면이 있는 것 같아요.

노트북의 경우도 성능이 중요하고 감가가 많이 되기 전에 매각하는 것도 되게 중요하거든요. 주기 관리 측면에서도 관리가 필요하다고 생각하고 있습니다.

2️⃣심플리 도입 전, 로랩스가 해결해야 했던 문제

“엑셀로 하는 자산관리는 정해진 방식이 없다는 게 문제였어요. 또 정보를 최신화 하는 과정에서 비효율이 많이 발생했었습니다.”

Q. 맞습니다. 노트북이나 데스크톱 같은 기기도 있지만 젠더처럼 사소한 것들도 제대로 관리를 해줘야 한다고 생각하거든요. (웃음) 그러면 이전에 관리는 엑셀로 하고 계셨나요?

네. 심플리 도입 전에는 구글 스프레드시트로 했었어요. 그리고 그전에는 대부분의 IT 기기들을 렌탈해서 사용하고 있었어요. 렌탈에서 구매하는 방식으로 프로세스가 바뀌고, 기기들을 자산화하는 과정에서 심플리를 도입했다고 생각해 주시면 될 것 같습니다.

Q. 그렇군요. 스프레드시트로 할 때 가장 큰 문제점은 무엇이었나요?

일단 정해진 양식이 없었던 게 가장 큰 문제였던 것 같아요. 내가 언제 이런 스펙의 기기를 샀다 정도만 기록하는 게 주 목적이었지, 기기를 누구한테 부여했는지, 언제 회수했는지 등의 디테일한 정보를 적지는 않았거든요. 그렇게 하기도 힘들었고요. 히스토리 관리가 되지 않았던 게 가장 큰 문제였던 것 같습니다.

Q. 정해진 양식이 없다는 게 엑셀의 가장 큰 장점이자 단점인 것 같아요. 가이드를 받고 싶어서 심플리를 도입하시는 고객사도 많거든요. 심플리 도입전에 관리와 관련해 이슈가 있던 적은 있었나요?

저희가 사무실을 몇 번 이전했었거든요. 사무실 이전이 작은 일도 아니고, 신경 써야 할 부분이 굉장히 많은데 이전할 때 IT 자산을 분실하거나, 제대로 파악이 되지 않는 경우들이 종종 있었어요. 마우스나 젠더처럼 사소한 물품들이 그런 경우가 많았죠.

그리고 심플리를 도입하고 나서 사무실 이전을 했던 게 기억이 나는데요. 심플리를 통해 전체적인 프로세스를 만들고, 자산 라벨링을 통해 더 효율적이고 명확하게 자산 현황을 파악할 수 있었던 것 같습니다. (웃음)

3️⃣클라우드 바우처를 통한 심플리 도입

“심플리 팀에서 클라우드 바우처 관련 가이드를 주셔서, 수월하게 수요 기업에 선정될 수 있었어요.”

Q. 빠르게 파악하셨다니 다행입니다. (웃음) 클라우드 바우처 도입할 때의 과정도 궁금한데요. 전체적인 과정은 어떠셨나요?

제가 서류 쓰는 것부터 참여를 했는데요. 심플리 팀에서 가이드 문서를 주셔서 조금 수월하게 작성을 할 수 있었던 것 같아요. 어떤 목적으로 이 바우처를 사용할 것이고, 어떻게 개선할 것인지 등의 항목을 적었던 게 기억이 나네요. (웃음)

Q. 클라우드 바우처로 심플리를 도입하시기 전에 가장 중요하게 생각했던 포인트가 있을까요?

말씀드렸던 IT 기기 쪽은 우선 디폴트라고 생각했고요. SaaS 관리 쪽도 중요하게 생각했었어요. 로랩스에서 제공하는 에어서플라이도 SaaS거든요. (웃음) 다양한 SaaS들을 팀 내에서 활용하고 있는데, 서비스들을 어떻게 하면 효율적으로 관리할 수 있을지에 대한 고민을 많이 했었습니다.

Q. SaaS 관리를 중요하게 생각하셨군요. SaaS 관리도 디테일하게 나눌 수 있잖아요. 어떤 부분을 중요하게 생각하셨을까요?

아무래도 비용 관리인 것 같아요. 구성원들이 가입만 해 놓고 사용하지 않는 서비스들이 종종 있거든요. 구독을 해지하지 않고 퇴사를 하는 경우도 생기고요. 이런 부분들을 빠르게 파악해서 서비스를 해지하는 게 중요하다고 생각했어요. 구독 서비스는 보통 자동으로 결제가 되니까요. (웃음)

그리고 저는 SaaS 결제 총액을 많이 봐요. 전달이나 전년 대비 금액이 얼마나 달라졌는지 등을 확인하는 게 중요하다고 생각했습니다.

4️⃣심플리 도입 후, 로랩스에 생긴 변화

“심플리는 업무 보조 파트너 같아요. 저를 대신해서 IT 자산 관련 정보를 정리해 주니까, 다른 일에 집중할 시간을 많이 벌게 됐습니다.”

Q. 매니저님의 심플리 사용 루틴이 궁금한데요. 보통 어떻게 사용하시나요?

우선 가장 주의 깊게 보는 시즌은 월초랑 월말인 것 같아요. 그리고 하나 생각나는 게, 얼마 전에 결제 카드를 변경해야 했던 상황이 있었거든요. 근데 제가 다른 업무가 많다 보니 그 부분을 놓친 적이 있어요. 근데 다른 관리자분이 심플리를 통해 이 부분을 발견해서 저에게 알려준 적이 있어요. 이후에는 자주 들어가려고 노력하고 있습니다. (웃음) 또 이제 2분기가 시작됐으니 심플리 자산조사 캠페인을 활용할 예정에 있습니다.

Q. 미처 신경 쓰지 못한 부분을 심플리를 통해 발견하셨다니, 굉장히 좋은 포인트인 것 같습니다. 매니저님에게 심플리는 어떤 의미인가요? (웃음)

업무 보조 파트너라는 생각이 들어요. 저를 대신해서 이번 달의 SaaS 지출 합계를 파악해 주니까요. (웃음) 이전에는 비효율적이었던 업무를 심플리를 통해 개선하면서, 제가 다른 일에 집중할 시간을 많이 벌게 된 것 같습니다. (웃음)

Q. 업무 보조 파트너라니, 영광이네요. (웃음) 현재 클라우드 바우처 신청 시즌이다 보니까, 클라우드 바우처 사용해서 심플리 도입을 고려하고 있는 기업에게 한 마디 해주신다면 감사하겠습니다.

클라우드 바우처는 무조건 신청해 보는 것을 추천해요. 비용이 크게 나갈 수 있는 서비스들을 저렴한 가격에 이용해 볼 수 있다는 게 정말 큰 장점이라고 생각하거든요. 담당자 입장에서 도전적으로 “나 이 서비스 사용해 보고 싶었는데 비용 부담이 있었다!”라는 생각이 드시면 신청해 보시는 것을 추천합니다.

또 심플리 팀에서 사전 미팅을 통해 필요한 정보들을 제공해 주시니까, 부담 가지지 말고 문의해 보시면 좋을 것 같네요. (웃음)

Interviewer : 셀파스 권정인, 김용진, 이재열, 위성훈

Edit : 셀파스 김용진