경영지원 부서를 위한 IT 자산 온/오프보딩 체크리스트
IT 자산 온/오프보딩의 의미
온보딩과 오프보딩, 경영지원 부서라면 익숙한 개념일 텐데요. 이는 구성원의 입사 및 퇴사를 효율적으로 진행하기 위한 일련의 절차를 의미합니다.
온/오프보딩에는 조직 문화 및 교육, 멘토링, 필요한 서류 정산, 업무 인수인계 등의 활동이 포함되는데요. IT 자산의 지급과 회수 역시 중요한 활동 중 하나입니다.
IT 자산의 온/오프보딩은 단순한 장비 지급이나 회수 이상의 의미를 넘어, 구성원이 불편함 없이 입사 및 퇴사 절차를 진행하기 위한 환경을 만들어 주는 일인데요. 체계적인 IT 자산의 온/오프보딩 프로세스는 조직의 업무 생산성, 보안, 비용 관리 등 다양한 부분과 연결돼 있기도 합니다.
이번 글에서는 IT 자산 온/오프보딩에 필요한 체크리스트와 이를 보다 효율적으로 진행하는 방법을 소개해 드리겠습니다.
좋은 첫인상을 위해, IT 자산 온보딩 체크리스트
신규 입사자가 입사 당일에 체계적인 온보딩 프로세스를 경험한다면 기업에 대한 첫인상이 좋을 수밖에 없겠죠. 효율적으로 IT 자산 온보딩을 진행하기 위해서는, 사전에 체크해야 할 포인트를 꼼꼼하게 점검한 뒤 조직의 환경에 최적화된 프로세스를 구축해야 합니다.
IT 자산 온보딩은 크게 소프트웨어 및 SaaS와 IT 유형 자산(노트북, 모니터 등)으로 나눌 수 있습니다. 아래 체크리스트를 한번 점검해 보시죠!
✅ 신규 입사자의 회사 계정이 정상적으로 생성됐나요?
✅ 우리 회사에서 사용하는 소프트웨어 및 SaaS의 수는 얼마나 되나요?
✅ 구성원이 필수적으로 사용하는 소프트웨어 및 SaaS는 무엇인가요?
✅ 서비스의 라이선스 정책은 어떠한가요? (무료/유료, 사용자 수 제한 등)
✅ 소프트웨어 및 SaaS 사용 관련 FAQ 문서가 있나요?
✅ 지급 예정인 노트북, 모니터, 키보드 등의 상태는 어떠한가요?
✅ 신규 입사자 수에 맞게 IT 기기가 준비됐나요?
✅ 예비 IT 기기의 수는 얼마나 되나요?
✅ 기기에 아직 삭제되지 않은 데이터가 있지는 않나요?
✅ 지급 예정인 기기가 IT 자산관리대장에 제대로 등록돼 있나요?
퇴사 절차도 매끄럽게, IT 자산 오프보딩 체크리스트
온보딩만큼 오프보딩도 중요하죠. IT 기기 회수와 더불어 퇴사자가 사용하던 서비스들을 미리 파악하고, 이를 제때 해지해야 불필요한 비용 지출을 막을 수 있는데요.
퇴사자가 사용하던 구독 서비스를 해지하지 않고 나가는 경우는 생각보다 자주 발생합니다. 심지어 해당 서비스가 몇 차례 결제 됐는데도 이를 모르고 지나치는 경우도 있죠. IT 자산 오프보딩 역시 소프트웨어 및 SaaS와 IT 유형 자산으로 나눌 수 있습니다.
✅ 퇴사자가 사용하던 소프트웨어 및 SaaS의 종류는 무엇인가요?
✅ Slack, Figma 등 주요 서비스들의 계정은 제대로 삭제 됐나요?
✅ 그 외에 소프트웨어 라이선스 권한은 다 해지 됐나요?
✅ 퇴사자의 회사 이메일 계정은 비활성화 됐나요?
✅ 퇴사자가 가지고 있던 IT 기기는 무엇이 있나요?
✅ 기업에 필요한 데이터의 백업은 제대로 됐나요?
✅ 예비 IT 기기의 수는 얼마나 되나요?
✅ 반납 예정인 기기의 상태는 어떠한가요?
✅ 반납 예정인 기기가 IT 자산관리대장에 제대로 등록돼 있나요?
IT 자산 온/오프보딩, 자동화 할 수는 없을까?
효율적인 온/오프보딩 프로세스의 핵심은 IT 자산의 명확한 파악에서 시작됩니다. 하지만 이는 수기로 관리하기에 한계가 있는데요. 특히 구성원이 많거나, 원격 근무 환경이 확산된 조직에서는 많은 양의 계정과 장비를 파악하기가 더욱 어렵습니다.
방법이 없는 건 아닙니다. IT 자산관리 서비스를 이용하면 구성원의 수나 근무 형태에 관계 없이 효율적으로 IT 자산을 관리할 수 있는데요.
IT 자산관리 서비스 심플리는 효율적인 온/오프보딩 진행을 위한 여러 기능을 제공하고 있습니다. 심플리를 활용하면, 하나의 플랫폼 내에서 사내 IT 자산을 관리할 수 있어 정보의 파편화를 막을 수 있고, 관리 리소스를 절감할 수 있습니다.
구성원들이 사용하는 SaaS의 종류, 사용 상태, 사용자, 요금제 등 서비스 관련 다양한 정보를 한눈에 확인할 수 있습니다.
구성원 별 현재 사용하는 기기 및 SaaS의 종류를 한 화면에서 파악할 수 있습니다. 관련 정보 수정도 할 수 있으며, 화면을 통해 입사 및 퇴사자 관리가 용이합니다.
서비스 별 결제일과 결제 비용을 파악할 수 있습니다. 이를 통해 구성원들이 사용하지 않는 서비스나 퇴사자가 해지하지 않은 서비스 등 불필요한 지출을 막을 수 있습니다.
결국 핵심은..
위에서 말씀드렸듯, IT 자산 온/오프보딩 프로세스는 기업 운영의 다양한 부분과 연결돼 있습니다. 체계적인 프로세스를 수립한다면 업무 생산성 증가 뿐만 아니라 보안이나 비용 관리 등 다양한 부분에서 기업에 큰 도움이 될 텐데요.
결국 중요한 건 기업의 성장과 변화에 맞춰 온/오프보딩 프로세스를 지속적으로 개선해 나가는 것이라고 생각합니다.
현재 온/오프보딩 프로세스를 점검해 보시고, 이를 더 효율적으로 운영할 수 있는 방법을 고민하신다면 주저하지 마시고 심플리 팀에 문의해 주세요.
심플리 랜딩 페이지 : https://www.smply.one/
