많은 기업들이 엑셀이나 노션을 통해 IT 자산관리를 하고 있습니다. 실무자 분들은 업무 효율성을 위해 자산관리 솔루션 도입을 원하시는 경우가 많은데요. 하지만, 도입에 앞서 팀원들을 설득하는 과정에서 어려움을 겪곤 합니다.

이번 글에서는 IT 자산관리 솔루션을 도입하고 싶은 실무자가 어떤 방식으로 팀원들을 설득할 수 있는지에 대한 내용을 정리해 보았습니다.

🙌이런 분들에게 추천하는 글이에요.

• IT 자산관리 솔루션 도입을 고려하고 계신 분들
• 솔루션 도입에 앞서, 의사 결정권자를 설득할 방법을 찾고 계신 분들

1️⃣ “엑셀로도 충분하지 않아요?”

총무 혹은 IT 담당자는 체계적인 IT 자산관리의 필요성을 가장 먼저 체감하는 직무입니다. 월결산을 비롯해 IT 자산의 재고 파악, 감사 대비, 구성원 지급 현황 파악 등 자산과 관련된 다양한 업무가 존재하는데요. 기존에 엑셀로 업무를 진행하고 계셨다면, 불편함이나 다양한 문제가 발생할 수 있습니다.

✅엑셀을 통한 IT 자산관리의 대표적인 문제점

• 데이터 최신화 문제 : 다른 업무로 인해 최신화가 되지 않았을 경우 데이터의 정확성 파악이 어려움
• 이력 관리 문제 : 누가, 언제, 어떤 장비를 사용하고 있고 반납했는지 이력이 남지 않음
• 데이터 사일로 현상 발생 : 자산 관련 데이터가 부서 별로 따로 관리돼 사일로 현상 발생

기존의 방식이 비효율적이라고 생각해 자동화 솔루션 도입을 고민하지만, 이야기 해도 돌아오는 답변은 “엑셀로해도 충분하지 않아요?” 라는 반응입니다. 사실 IT 자산관리 관련 이슈들은 수치로 드러나기 전까지 그 심각성이 과소 평가 되는 경향이 있기 때문인데요.

2️⃣ 승인이 어려운 이유 : “이게 진짜 ROI가 나와요?”

“좋은 건 알겠는데, 이게 정말 투자 대비 효과(ROI)가 나는지 모르겠어요.”

자산관리 솔루션 도입을 제안하면, 종종 이런 반응이 돌아옵니다. 특히 비용과 관련된 의사 결정을 맡고 있는 경영진, 팀장, 회계 담당자일수록 이 질문에 예민할 수 밖에 없을 텐데요. 또한 새로운 솔루션을 도입하게 되면,

• 기존 데이터를 이전해야 하고,
• 구성원이 솔루션을 학습해야 하는 등

여러가지 추가 활동이 필요합니다.이런 부담감들이 '기존 방식에 대한 관성'을 쉽게 깨지지 않는 이유라고 볼 수 있습니다.

더불어, IT 자산관리는 영업이나 마케팅처럼 숫자가 바로 나오는 영역이 아니다 보니, 도입 효과가 정량적으로 드러나는 데 시간이 걸립니다. ‘큰 문제가 없었던 업무를 굳이 개선하려는 이유’를 설명해야 하는 상황도 자주 생기죠.

3️⃣ 감정적 호소가 아닌, 수치와 논리로!

IT 자산관리 솔루션 도입은 대부분 실무자 주도에서 출발합니다. 하지만 조직 내 설득을 위해선 감정적 피로감보다는 정량적 문제 인식이 필요합니다. “불편하다”가 아니라 “이대로 두면 연간 몇 백만 원의 손실이 생긴다”는 식으로 이야기하는 것이 설득의 첫 단추인데요.

예를 들어,

• 자산 분실 3건 예방 → 연간 약 300만 원 절감,
• 사용하지 않는 SW 발견 및 구독 해지 → 연간 약 200만 원 절감,
• 관리 업무 시간 단축 → 연간 약 100만 원 이상의 인건비 절감.

→ 연간 도입비가 150만 원이라면 ROI는 300% 이상입니다.

위와 같은 구조로 설득을 해야 하는데요. 실무자가 체감한 문제를 수치로 구조화해 보여주는 것, 그게 승인 설득의 핵심입니다.

4️⃣이렇게 설득해 보세요 : 숫자, 사례, 무료체험

✅숫자 기반으로 설득하세요.

“감사 대응을 위해 자산 관리가 필요합니다.”라는 문장은 중요하지만, 구체적인 수치가 더 강력합니다.

“요즘 구성원들의 AI툴 비용이 달에 200만 원 이상 나가고 있는데, ROI 파악이 필요할 것 같습니다."
"미사용 소프트웨어가 1년 간 100만 원 이상 과금되는 사례가 있다고 합니다."
"수작업으로 장비 재고를 파악하고, 관리하는 데 드는 시간은 연간 30시간 이상, 이는 약 80~100만 원 수준의 인건비로 환산됩니다."

이처럼 숫자를 활용하면 명확한 손실 방지와 비용 절감 효과로 이어진다는 메시지를 전달할 수 있습니다.

✅업계 사례를 활용하세요.

"우리가 유별난 게 아니고, 업계에서는 이미 도입하는 추세"라는 흐름을 보여주는 것도 방법입니다.

“저희랑 비슷한 규모의 팀스파르타라는 기업은 심플리 팀의 자산관리 컨설팅과 솔루션 도입을 통해 자산관리 체계를 개선했고, 연간 약 4,000만 원의 비용을 절약했다고 합니다. 도입 전에는 재고 누락, 중복 구독, 인력 낭비 이슈가 많았는데, 지금은 한 화면에서 모든 장비 상태를 관리하고 있다고 하더라고요.”

이처럼 동종 업계 사례는 ‘우리도 가능한 일’이라는 실현 가능성을 높여줍니다. 특히 “경쟁사가 이미 쓰고 있다”는 말은 의사 결정자에게 꽤 강한 임팩트를 줄 수 있습니다.

✅무료체험을 제안해 보세요.

설득은 논리도 중요하지만, 허들을 낮추는 전략도 중요합니다. 특히 의사 결정자는 새로운 도구를 전면 도입하는 데 부담을 느끼기 때문에, 다음과 같이 제안해 보세요.

“무료체험 14일이 가능하다고 하니, 우선 도입 전에 가볍게 써보고 내부에서 보고드리겠습니다.”

이를 통해 실제 솔루션 화면과 기능을 보여줄 수 있는 기회를 만들 수 있습니다. 특히, 체험 기간 동안 실제 데이터를 일부 입력해 보고, 보고서를 출력하거나 구성원 반응을 보여주는 방식으로 도입 후의 모습을 시물레이션 해보는 것이 매우 효과적입니다.

5️⃣ IT 자산관리는 문화적 측면에서 접근해야 합니다.

IT 자산관리 솔루션은 자산을 정리하는 툴을 넘어, 일하는 문화를 만드는 도구입니다. 실제 심플리의 고객 사례만 봐도, 도입 후 자산에 대한 인식이 생기거나 일하는 방식이 바뀌는 경우가 많은데요. 이는 단순히 실무자의 편의를 넘어서 회사의 운영 및 조직 문화를 바꾸는 출발점이 될 수 있습니다.

이번 글에서는 IT 자산관리 솔루션 도입을 위한 설득 방법에 대해 소개해 드렸는데요. 새로운 툴 도입에는 다양한 어려움이 존재하는 것 같습니다. 이번 글이 IT 자산관리 솔루션 도입에 있어 도움이 됐으면 좋겠습니다.

성장하는 기업은 하나하나 신경 쓸 여유가 없습니다. 모든 기업이 핵심 가치에만 집중할 수 있도록 심플리가 돕겠습니다.