직원 수가 많아지기서기 시작하면 관리 부서의 업무 방식은 근본적인 변화를 요구받습니다. 특히 IT 자산 관리가 그렇습니다. 소규모일 때는 담당자의 기억이나 간단한 엑셀 파일 하나로도 충분했을지 모릅니다. 하지만 조직이 커지고 입퇴사자가 빈번해지면, 누가 어떤 장비를 사용 중인지, 창고에 방치된 노트북은 몇 대인지 파악하는 일이 점차 어려워집니다. 단순히 물품의 수량을 세는 것을 넘어, 기업의 비용 효율과 보안 리스크를 관리해야 하는 시점이 온 것입니다.

하지만 막상 회사의 정책을 짜고, 현업에 어떻게 적용해야 할지에 대한 정보가 부족해 ‘이게 맞는 방향인지’ 판단하기가 쉽지 않습니다. SMPLY는 이러한 고민을 안고 있는 총무 및 IT 담당자님들을 위해 <IT 자산관리 가이드북 - 유형자산편>을 제작하였습니다.

IT 유형자산, 왜 별도로 관리해야 할까요?

많은 기업이 아직도 노트북과 모니터를 책상이나 의자와 같은 일반 비품과 동일한 방식으로 관리하곤 합니다. 하지만 IT 자산은 일반 비품과는 명확히 다른 특성을 가집니다.

첫째, 정보 접근과 보안 위험이 높습니다. 노트북 하나에는 업무 데이터, 고객 정보, 회사 기밀이 저장되어 있죠. 제대로 관리하지 않으면 퇴사자의 장비를 회수하지 못해 정보 유출 위험에 노출될 수 있어요.

둘째, 이동성이 높고 분실 위험이 큽니다. 재택근무나 출장이 잦아지면서 IT 장비가 사무실 밖으로 나가는 일이 많아졌는데요. 누가 어떤 장비를 쓰고 있는지 실시간으로 파악하지 않으면, 분실이나 도난 시 대응이 어렵습니다.

셋째, 생애주기가 짧고 관리 포인트가 많습니다. 노트북은 보통 3~4년, 모니터는 5년 정도가 교체 주기인데요. 구매부터 폐기까지 단계별로 기록하고 관리해야 나중에 예산을 효율적으로 쓸 수 있어요.

따라서 IT 자산 관리는 단순한 '물품 대장 정리'가 아니라, 기기의 도입부터 폐기까지 전 과정을 추적하는 '생애주기 관리' 관점에서 접근해야 합니다.

가이드북 주요 내용

이번 가이드북은 인력이 부족한 500인 이하 규모 기업의 실무자가 즉시 적용할 수 있는 내용을 담았습니다. 복잡한 이론보다는 실제 업무 흐름에 맞춘 실전 지침서입니다.

1. 자산 생애주기별 표준 프로세스 정립

장비가 회사에 들어오는 순간부터 나가는 순간까지의 흐름인 '구매 → 등록 → 배정 및 운영 → 회수 → 불용 및 폐기'의 5단계를 체계적으로 정리했습니다. 각 단계에서 반드시 챙겨야 할 체크리스트와 역할 분담, 필요한 문서 양식을 상세히 다룹니다.

2. 실무에 바로 적용 가능한 정책 수립 가이드

많은 담당자가 자산 관리 규정을 만드는 데 어려움을 겪습니다. 본 가이드북은 우리 회사의 상황에 맞는 관리 정책을 빠르게 수립할 수 있도록 돕습니다. 특히, 최근 업무 환경에 맞춰 ChatGPT나 G 같은 생성형 AI를 활용해 우리 회사 맞춤형 자산 관리 규정과 매뉴얼을 작성하는 간단한 프롬프트 활용법도 함께 수록했습니다.

3. 관리의 사각지대 해소

퇴사자의 장비 회수 절차, 공용 자산의 관리 기준, 유휴 장비의 재활용 방안 등 현장에서 자주 놓치기 쉬운 디테일한 관리 포인트들을 짚어드립니다. 이를 통해 불필요한 중복 구매를 막고 예산을 절감하는 방법을 확인하실 수 있습니다.

IT 자산관리 가이드북, 이런 분들께 추천합니다

이 가이드북은 IT 자산관리를 처음 맡게 된 총무 담당자나 경영지원팀 실무자에게 특히 유용합니다. 지금까지 엑셀로 관리하다가 한계를 느낀 분, 체계적인 프로세스를 만들고 싶지만 어디서부터 시작해야 할지 막막한 분이라면 이 가이드북 하나로 전체 그림을 그릴 수 있을 거예요.

아래 정보를 입력하여 신청하시면 가이드북 다운로드 링크를 보내드리겠습니다.

성장하는 기업은 하나하나 신경 쓸 여유가 없습니다. 모든 기업이 핵심 가치에만 집중할 수 있도록 심플리가 돕겠습니다.