업무 인수인계서 양식을 찾고 계신가요? 퇴사자가 발생할 때, 체계적인 인수인계는 회사 업무의 연속성을 위해 필수적이죠.

인수인계가 체계적으로 이루어지지 않으면 경영지원 담당자, 또는 총무 담당자는 다양한 곤란을 겪을 수 있어요. 체감할 수 있는 대표적인 문제가 바로 IT 자산 누락인데요. 부서와 직무별로 노트북, 모니터, 법인폰 등 고가의 IT 기기를 사용하는 만큼, 반납이 누락되면 그대로 회사의 자산 손실로 이어집니다.

더 큰 문제는 눈에 잘 띄지 않는 곳에서 발생합니다. 퇴사자의 SaaS 계정이 인수인계되지 않고 방치되는 바람에 구독료가 계속 청구되거나, 계약 갱신 시기를 놓쳐 업무에 차질이 생기는 일이 흔하게 벌어지거든요.

2025년 상반기, 한 커리어 플랫폼의 조사 결과 직장인 2명 중 1명이 “이직 활동을 했다”고 답했다는데요. 이처럼 퇴사와 이직이 빈번한 요즘, 인수인계의 공백을 없애려면 어떻게 체계를 잡아야 할까요?

업무 인수인계서를 구성할 때 경원지원팀이 반드시 알아야 할 4가지

퇴사자나 구성원의 조직 이동으로 인수인계가 발생할 때, 실무자가 자주 묻는 질문을 모아봤어요. 인수인계 실무를 처리할 때 참고해 보세요.

1. 업무 인수인계서 양식에는 어떤 내용이 들어가야 할까요?

법적으로 정해진 인수인계서 양식은 없지만, 업무 연속성과 리스크 관리를 위해 반드시 포함해야 할 핵심 항목이 있어요. 후임자가 빠르게 업무에 적응하고, 조직의 자산을 안전하게 보호하기 위해 아래 항목들을 꼼꼼히 정리하는 것이 중요합니다.

📌 1. 기본 정보: 인수자와 인계자 정보, 인수인계 일시, 담당 업무 범위와 주요 역할을 명확히 기록합니다.

📌 2. 주요 업무: 매일, 매주, 매월 반복되는 정기 업무 목록과 처리 방법, 주요 협업 부서와 담당자 연락처를 포함하여 인수자가 업무 인수인계서 양식을 통해 업무 흐름을 쉽게 파악할 수 있도록 합니다.

📌 3. 문서 보관: 주요 문서의 보관 위치, 분류 체계, 원본 보관 장소 등을 적어 중요 자료가 다음 담당자에게 전달될 수 있도록 합니다.

📌 4. 계약 및 협력사: 사무실 임대, 비품 구매 등 진행 중인 계약 목록과 협력 업체 정보를 관리하여 계약 누락이나 업무 차질을 막습니다.

📌 5. 소프트웨어/SaaS 계정: 사용 중인 구독 서비스, 관리자 계정 정보를 체계적으로 정리해 불필요한 비용과 보안 사고를 예방합니다.

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2. 인수인계 문서의 법적 보관 기간은 어떻게 되나요?

인수인계 문서의 법적 보관 기간에 대해서는 구체적인 법률 규정이 없지만, 근로기준법에 따르면 인사와 관련된 서류는 3년 간 보존해야 해요. 인수인계 문서는 향후 인사 관련 문제나 분쟁이 발생했을 때 근거 자료로 사용될 수 있는 근로계약 관련 서류이기 때문에, 최소 3년 보관하는 것을 권장해요. 회사 내부 규정상 따로 보관 기간을 정하고 있다면, 회사 내규에 따라주세요.

3. 인수인계서 양식을 작성하지 않고 퇴사하면 문제가 되나요?

결론부터 말하면, 인수인계서 작성 자체가 법적 의무는 아닙니다. 인수인계 없이 퇴직해도 노동법에 저촉되지 않아요.

하지만 두 가지 경우, 법적 문제가 발생할 수 있어요. 첫째, 회사 취업규칙에 인수인계 의무가 명시되어 있다면, 이를 위반할 시 징계 사유가 될 수 있습니다. 둘째, 인수인계 미비로 회사에 실질적인 금전적 손해가 발생하고, 퇴사자의 고의나 중대한 과실이 입증되면 민사상 손해배상 책임이 따를 수 있어요.

실제로 인수인계 누락으로 인해 회사 장비가 분실되거나 계약이 중단되는 등 명확한 손해가 발생하면, 회사는 민사 소송을 통해 손해배상을 청구할 수 있어요. 다만, 회사가 손해와 퇴사 사이의 인과관계를 객관적으로 입증하기가 실제 소송에서 쉽지 않은 경우가 많습니다. 실제로 2022년, 한 회사가 인수인계를 하지 않은 퇴사자를 상대로 5200만 원의 손해배상을 청구했지만 받아들여지지 않은 사례가 있어요.

4. 인수인계 과정에서 발생할 수 있는 법적 분쟁은 무엇인가요?

인수인계가 부실하면 다양한 법적 분쟁으로 이어질 수 있습니다. 대표적으로 퇴사자가 회사 기밀을 유출하는 영업비밀 유출 분쟁, 노트북 등 회사 자산을 반납하지 않아 생기는 자산 미반납 문제, 그리고 SaaS 계정이나 시스템 접근 권한을 정리하지 않아 발생하는 보안 사고 등이 있어요. 더 자세한 내용은 “인사관리 담당자가 놓치기 쉬운 법적 리스크” 콘텐츠에서 확인해 보세요.

반복되는 인수인계 누락, 어떻게 체계적으로 관리할까요?

사실 인수인계서 양식을 어떻게 구성할지는 큰 문제가 아닙니다. 경영지원팀이 인수인계 과정에서 가장 크게 체감하는 문제는 바로 IT 자산의 관리와 누락이죠. 전임자가 쓰던 노트북, 모니터, 키보드, 마우스, 여기에 온갖 프로그램 계정까지 인수인계가 발생할 때마다 처리하기가 여간 까다로운 게 아닙니다.

그래서 담당자는 IT 기기와 소프트웨어 계정을 함께 목록화하는 시도를 하게 되는데요. 이마저도 엑셀이나 스프레드 시트를 통해 수기로 관리하다 보면, 전체 인원이 30명만 넘어가더라도 실무자로서는 리소스의 한계를 느끼게 됩니다.

이런 반복적인 문제를 해결하기 위해서는 어떻게 해야 할까요? 캐치테이블, 코드잇, 세이지 등 성장하는 기업은 지금 IT 자산관리 솔루션 심플리를 활용하고 있어요.

복잡한 인수인계 과정, IT 자산관리 솔루션 심플리로 쉬워집니다

심플리는 기업이 소유하고 있는 여러 IT 자산을 체계적으로 관리하는 프로그램입니다. 노트북이나 키보드 등의 유형자산뿐만 아니라, 사내에서 사용되는 SaaS 등 소프트웨어와 클라우드 서비스까지 하나의 대시보드로 관리할 수 있어요.

심플리로 어떻게 IT 기기를 관리하나요?

심플리에 노트북이나 데스크톱, 모니터 등의 장비 뿐만 아니라 서버, 공기청정기, 에어컨 등 사내 모든 유형 자산을 심플리에 등록해 관리할 수 있어요. 이때 QR코드를 다운로드 받아 각 유형자산에 붙일 수 있는데요. 이 QR 코드를 스마트폰으로 찍기만 해도 기기 정보와 함께 현재 사용자, 사용자 변경 이력 등 기기와 관련한 모든 히스토리를 확인할 수 있어요.

심플리로 어떻게 소프트웨어 계정을 관리하나요?

심플리로 소프트웨어 계정 관리 역시 간편해집니다. 구글 워크스페이스와 결제 카드 연동으로 관련 데이터를 불러와, 각 구성원의 SaaS 사용 현황을 실시간으로 모니터링할 수 있어요. 흩어져 있는 다양한 구독 서비스를 통합적으로 관리할 수 있고, 구성원이 퇴사했을 때 해지해야 할 구독 서비스를 신속하게 파악해 불필요한 비용 낭비를 사전에 막을 수 있습니다.

심플리 하나면 신규 입사자 온보딩 할 때도, 퇴사자 오프보딩 할 때도 IT 기기도 소프트웨어 계정 관리도 간단해요. 회계 감사를 대비할 때도, 그리고 전사적인 비용을 관리하는 일도 손쉬워집니다.

체계적인 인수인계로 조직의 연속성을 확보하세요

지금까지 인수인계서 양식과, 경영관리 담당자가 인수인계를 진행하기 전에 꼭 알아야 할 필수 상식들을 함께 알아보았는데요.

업무 인수인계는 단순한 행정 절차가 아니라, 조직의 소중한 자산을 보호하고 업무 연속성을 지키는 핵심적인 투자입니다. 엑셀과 수작업에 의존하던 방식에서 벗어나, 심플리와 같은 디지털 도구를 활용해 보세요. 인수인계의 부담은 줄이고, 조직의 리스크 관리 수준은 한층 높일 수 있을 겁니다.

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