일 잘하는 총무는 어떻게 일할까? - EP1
일 잘하는 총무분들이 모여있는 커뮤니티가 없다는 사실이 안타까웠습니다. 분명 각자의 자리에서 최선을 다하시는 총무 분들이 많다는 걸 알았거든요. 좋은 팁들이 공유될 수 있는 공간이 있다면, 더 많은 분들이 즐겁고 효율적으로 일할 수 있을 것이라고 생각했어요.
IT 자산 관리 SaaS를 만들고 있는 심플리에서 일 잘하는 총무님들을 인터뷰한 컨텐츠를 꾸준히 발행해 보려고 합니다. 첫번째 인터뷰는 밀당피티에서 GA 매니저로 일하시는 정석원 매니저님을 만나 이야기를 나누었어요.
하이라이트
- "혼자서 200명 가까운 팀원분들을 챙겨야 했던 시기부터 진지하게 자동화 프로세스에 대해 관심을 갖게 되었던 것 같아요"
- "원래는 엑셀 시트를 사용해서 자산을 관리했어요. 그러다가 Coda를 사용해서 꽤 많은 부분은 자동화 시켰어요"
- "프로세스를 최적화 시키는 과정에서 도움 받은 책이 3권 있어요"
인터뷰
Q. 언제부터 자동화 프로세스에 관심을 갖게 되셨나요?
혼자서 200명 가까운 팀원분들을 챙겨야 했던 시기였던 것 같아요. 경영 지원 일을 혼자 하고 있는데, 신규 입사자는 정말 빠르게 증가하고 있었어요. 한 주에 20명이 새로 입사할 때도 있었거든요. 입사자 분들에게는 3대의 모니터, 키보드, 노트북, 받침대, 젠더 같은 다양한 장비를 제공해야 했어요. 기존 방식으로는 업무 처리가 불가능하다고 느꼈던거죠.
그 때부터 레버리지를 사용하기 시작했던 것 같아요. 레버리지는 1) 속도를 빠르게 하거나 2) 위임하거나 3) 업체에 맡기면 올라가는데, 가장 마지막 단계가 자동화입니다. 그래서 요즘은 자동화에 집중하고 있습니다.
Q. 온보딩 오프보딩 자동화부터 시작하신 거예요?
맞아요. 실무단에서 가장 신경써야 하는게 온오프보딩인 것 같아요. 온오프보딩이 자산관리까지 이어지고요. 원래는 엑셀 시트를 사용해서 자산을 관리했어요. 그러다가 Coda를 사용해서 꽤 많은 부분은 자동화 시켰어요.
신규 입사자 정보를 넣으면 제공해야 하는 자산 목록이 알아서 채워져요. 자산 DB도 연결되어 있어서 언제 샀는지, 이제 누가 쓰는지 자동으로 업데이트 되고요. 슬랙과 연동되어 있어서 신규 입사자에게 보내야 하는 알림도 자동으로 보내지고 있어요. 반대로 퇴사자에게는 퇴사 7일 전부터 자산 반납 체크리스트가 보내지고요.
Q. 이걸 혼자서 구축하셨어요?
팀원 한분과 함께 구현했어요. 온오프보딩과 자산관리 프로세스가 명확했기 때문에 자동화까지 할 수 있었던 것 같아요. 본질은 프로세스인 거예요. 자산관리 뿐만 아니라 GA 업무 대부분을 매뉴얼화 시켜놓았어요. 저희는 GAM (General Affairs Manual)이라고 불러요.
예를 들어 팀원들이 GA팀에 자주 요청하는 문의는 복사 붙여넣기 해서 바로 대응할 수 있도록 정리해놨어요. 사람들이 매뉴얼을 올드하게 보는 경향이 있는데, 적은 인원으로 많은 업무를 하기 위해서는 필수적이라고 생각해요. 매뉴얼이 있어야 신규 팀원 교육도 가능하고, 프로세스를 일부 떼서 다른 분에게 업무를 위임할 수 있거든요.
Coda를 활용해 자체 시스템을 만드는 것이 멋진 방법이지만, 팀 내에서 구축을 도와줄 인력과 시간이 없는 경우도 많을 것 같습니다.
심플리는 클릭 몇번 만으로 IT 자산들을 한번에 관리할 수 있는 시스템을 만들어 드려요. 시간과 인력이 부족한 총무님께서는 심플리에서 상담을 받아보세요!
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Q. 프로세스를 최적화 시키는 과정에서 도움 받은 책이 있나요?
세권을 추천드리고 싶어요.
- 하이아웃풋 매니지먼트
레버리지라는 개념에 눈을 뜨게 해준 책이에요. 혼자서 많은 일을 처리하기 위해서는 프로세스를 정립하는 방법 밖에 없다는 걸 깨닫게 해줬어요.
- 무인양품은 90%가 구조다
매뉴얼의 정석 같은 책이에요. 실질적으로 도움이 되는 것들을 배울 수 있어요.
- 업스트림
상류에서 문제를 막아야 하류에서 문제가 발생하지 않는다는 내용의 책이에요. 상류에서 어떻게 설계하는지에 따라 결과물이 달라진다는 걸 보여주는 책이라 프로세스를 좋아하는 분들이면 재밌어 할 것 같아요.
Q. 업무 우선 순위는 어떤 기준으로 정하세요?
GA와 같은 경영지원 업무는 KPI 설정이 까다롭기 때문에 경영상으로 임팩트를 낼 수 있는 업무인지가 가장 중요한 것 같아요.
Q. 비용 절감의 관점에서 임팩트가 있었던 업무는 뭐가 있었나요?
선생님들이 회사에서 사용하는 핸드폰의 유심을 법인 유심으로 적용시킨 게 굉장히 많은 시간을 아껴주었어요. 이전에는 입사한 선생님이 개별적으로 유심을 사고 회사에 청구서를 요청하면 비용을 전달드리는 방식이었어요. 법인 유심으로 바꾼 뒤에는 개인이 유심을 사고, 경비 청구할 필요 없이 바로 사용할 수 있는 법인 폰이 나오는거죠. 재무팀 입장에서는 분기 당 1명에 1시간 이상 시간이 들어갔었는데요. 그 시간을 굉장히 많이 줄일 수 있었어요.
Q: 복지 제도 운영은 어떻게 하시나요? 임팩트를 산정하기 애매하잖아요.
우선 저희 회사는 경영 관리 팀과 조직 문화 팀이 구분되어 있어요. 사내 행사나 임직원 인터뷰와 같은 이벤트는 조직 문화팀에서 많이 챙겨주시고 있어요. 저희는 실질적으로 도움이 될 수 있는 임팩트 큰 혜택을 챙기는 것을 고민하고 있고요. 그래서 업무의 10~15% 정도를 복지 고민에 사용하는 것 같아요. 삼성전자 패밀리몰, LG전자 복지몰 도입 해서 입주사 혜택을 받고 있어요.
Q. 요즘 가장 집중하고 있는 프로젝트는 무엇인가요?
CSAP라는 클라우드 보안 인증을 획득하는 것에 가장 집중하고 있어요. 회사의 신사업 프로젝트와 연관되어 있어서 임팩트가 커요.
Q: 개인적으로 생산성을 높이기 위해 사용하는 툴이나 루틴이 있나요?
Quire라는 투두리스트를 잘 쓰고 있어요.
그리고 민음사 인생 일력을 사용하고 있는데요. 하루에 하나씩 뜯어 쓰는 달력이고, 명언이 하나식 적혀져 있어요. 일력을 하나씩 뜯으면서 그날 느꼈던 것들을 일기로 적고 있어요.
커리어 초기에는 내가 성장하는게 몸으로 느껴지지만, 어느순간 정체된다고 느끼는 순간이 오잖아요. 이렇게 매일 기록하다보면 아주 조금씩 계단형으로 성장하고 있다는 걸 발견하게 되는 것 같아요.
참고 자료
01. 정석원 매니저님과 이야기를 나누고 싶다면!
링크드인 프로필 : https://www.linkedin.com/in/standardwon/
02. Coda를 활용해 자체 시스템을 만들 시간과 인력이 부족하신가요?
심플리에서는 클릭 몇 번으로 구독 서비스와 IT 기기를 한눈에 통합 관리 할 수 있습니다. 적은 인원으로 수많은 업무를 처리 해야 하는 총무 분들에게는 노코드 툴을 통해 시스템을 구축하는 것도 부담일 수 있어요.
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코드잇, 팀스파르타, 알고케어, 누비랩과 같이 빠르게 성장하는 회사들이 사용하고 있어요.
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03. “총무 업무 자동화 팁을 공유하는 커뮤니티” 멤버를 모집하고 있습니다.
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