By 심플리 in 인사이트 — 13 5월 2025

IT 자산관리 솔루션 vs 엑셀, 어떤 게 우리 회사에 맞을까요?

엑셀 vs IT 자산관리 솔루션의 차이점을 확인해 보세요.

1️⃣너무나도 친숙한 그 이름, 엑셀

‘엑셀 지옥’ 이라는 표현을 들어보셨을 겁니다. 엑셀은 기본적인 업무 툴로서, 다양한 영역에서 활용되고 있는데요. 수식을 비롯한 기능을 십분 활용해 복잡한 업무를 효율적으로 해결할 수 있다는 큰 장점을 지니고 있습니다. 매출 관리부터 지출 내역, 각종 전표 관리 등 다양한 업무를 엑셀로 처리할 수 있으며, 여전히 많은 기업이 엑셀을 사용하고 있습니다.

엑셀은 IT 자산관리 영역에 있어서도 많이 쓰이고 있는데요. 누구나 다룰 줄 알고, 자유도가 높기에 관리 초기에는 가장 효율적인 방법처럼 느껴지기도 합니다. 수많은 IT 자산의 지급 현황을 엑셀로 정리하고, 변동 사항이 생기면 수기로 이력을 업데이트 하는 방식은 여전히 많은 기업에서 사용하고 있는 방법입니다.

2️⃣엑셀을 통한 IT 자산관리, 효율적일까?

그렇다면, 엑셀을 통한 자산관리는 효율적일까요? 답은 “그럴 수도 있고, 그렇지 않을 수도 있다.” 입니다.

엑셀의 가장 큰 장점은 자유도가 높다는 점인데요. 이는 즉, 담당자 개인의 역량에 의존한다는 이야기이기도 합니다. 더불어 별도 비용이 들어가지 않고, 익숙하다는 점 또한 엑셀의 장점이죠.

✅엑셀의 장점

높은 자유도 (담당자 개인의 역량에 의존)
누구에게나 익숙한 형식
별도 비용 지출 불필요

예를 들어, 처음에 관리 장표를 업무 환경에 최적화 된 형태로 만들어 놓고 지속적으로 관리를 잘 한다면 효율적인 방식이 될 수 있겠죠. 하지만 이는 결코 쉽지 않습니다. 여기에는 다양한 이유가 있는데요.

✅엑셀의 단점

정보의 실시간 업데이트의 어려움 (수기 기록의 한계)
관리의 지속성 문제 (담당자 변경 및 업무 리소스 부족)
관리 범위의 문제 (다양한 자산의 종류 및 증가 이슈)

IT 자산관리의 핵심은 자산의 상태 및 흐름 추적과 이를 통한 불필요한 손실 방지입니다. 물리적인 자산의 수가 많아지거나, 전담할 인력이 부족하거나, 일시적으로 관리에 신경을 쓰지 못하는 상태가 되면 추후 관리에 문제가 생기는데요. 특히, 노트북이나 모니터 등의 유형 자산 뿐만 아니라 소프트웨어 관리의 영역까지 넘어가게 된다면 이는 더 어려워지게 됩니다.

"개인 능력이 아닌, 관리 방식이 지속성을 유지하길 바랐어요." 총무 담당자의 인터뷰가 궁금하시다면?
💡심플리 고객 인터뷰 : 세이지 편

3️⃣엑셀과 IT 자산관리 전문 솔루션 비교

엑셀은 정적인 표 기반 툴입니다. 데이터를 직접 입력하고, 필터링이나 정렬을 통해 정보를 가공할 수 있지만, 실시간으로 변하는 정보나 이상 상황에 대한 자동 대응은 어렵습니다.

반면, IT 자산관리 솔루션은 플랫폼 내 정해진 구조가 있기에 초반에 명확한 가이드를 받을 수 있습니다. 또 반복적인 작업을 일정 부분 자동화할 수 있으며, 실시간으로 변하는 정보를 모두 확인할 수 있습니다.

항목	엑셀	IT 자산관리 솔루션
자산 이력 관리	수기로 입력	변경 시 자동 이력 저장
사용자 연결	수동 필터링	조직도 기반 자동 매핑
데이터 일관성	수기로 작성(중복/오류 발생 가능)	일관된 입력 방식 유지
소프트웨어 사용량 파악	불가능	연동을 통한 실사용 분석
감가상각 계산	수식 직접 입력	구매일 기반 자동 계산
자산 관련 이상 행위 탐지	불가능	이상 행위 탐지 기능