영상 제작 현장의 자산 관리, 지금 안전한가요?

엔터테인먼트 회사의 촬영 현장은 늘 분주합니다. 고가의 카메라와 조명 장비가 수시로 오가고, 편집실에서는 어도비 프리미어 프로와 애프터 이펙트 라이선스를 여러 팀원이 동시에 사용합니다. OTT와 유튜브 콘텐츠 제작이 일상화되면서 방송사, 프로덕션, 1인 크리에이터까지 모두가 수많은 소프트웨어와 하드웨어 자산을 동시에 운영하고 있습니다.

하지만 이 복잡한 자산들을 체계적으로 관리하지 못한다면 어떻게 될까요? 중복 구매로 인한 예산 낭비, 계정 보안 사고, 장비 분실과 파손, 심지어 해외 로케이션 촬영 시 통관 문제로 전체 제작 일정이 지연되는 심각한 상황까지 발생할 수 있습니다.

오늘은 심플리에서 엔터테인먼트 업계가 마주한 자산 관리의 현실적인 문제들과, 이를 해결할 수 있는 구체적인 방법을 살펴보겠습니다.

콘텐츠 제작의 핵심! 소프트웨어 자산 관리와 반복되는 문제들

콘텐츠 제작의 핵심은 창의력이지만, 그 창의력을 구현하는 것은 결국 소프트웨어죠. 엔터테인먼트 회사에서 주로 사용하는 소프트웨어로는 어떤 것들이 있을까요?

엔터테인먼트 회사에서 영상 제작을 위해 사용하는 소프트웨어로는 어떤 것들이 있나요?

어도비 프리미어 프로 등과 같은 영상 편집 툴부터 모션 그래픽 툴, 오디오 프로그램, 3D/VR 제작 프로그램, 다양한 협업 툴이 필요해요!

영상 편집에는 어도비 프리미어 프로, 파이널컷 프로 같은 전문 프로그램부터 캡컷이나 Vrew처럼 접근성이 좋은 유튜브 편집 프로그램까지 다양하게 활용됩니다.

여기에 애프터 이펙트 같은 모션 그래픽 툴, 프로툴즈 같은 전문 오디오 프로그램, 시네마 4D 같은 3D/VR 제작 프로그램까지 더해지면 한 프로젝트에만 수십 개의 소프트웨어가 동원되기도 해요.

엔터테인먼트 회사에서 소프트웨어를 관리할 때 발생할 수 있는 4가지 문제

문제는 엔터테인먼트 회사 내의 구성원들이 다양한 소프트웨어를 사용하다 보면 기업 자산을 관리하는 담당자 입장에서 다양한 문제가 발생한다는 점인데요. 라이선스 충돌, 중복 구매, 퇴사자 계정 관리 누락으로 인한 비용 누수와 보안 사고가 반복적으로 발생할 수 있어요.

1. 원격 협업을 할 때 중복 계정 사용으로 작업에 어려움을 겪을 수 있어요

영상 편집 업계의 업무 특징 중 하나는 바로 원격 협업입니다. 여러 구성원이 서로 다른 근무지에서 영상을 동시에 촬영하고 편집하는 경우가 많죠.

문제는 원격 협업이 늘어나면서 한정된 라이선스를 여러 팀원이 사용하다 충돌이 발생하거나, 특정 플러그인이 특정 기기에서만 작동해 작업이 중단되는 사례가 발생할 수 있다는 점입니다. 이런 문제를 사전에 방지하려면, 다양한 프로그램의 계정 권한을 미리 파악하고 통합 관리해야 합니다.

2. 불필요한 프로그램을 중복 구매해 비용이 추가 발생할 수 있어요

팀별로 필요한 프로그램을 각자 구매하다 보니, 이미 회사에 라이선스가 있는 어도비 크리에이티브 클라우드 플랜을 중복으로 결제하거나 비슷한 기능의 플러그인을 여러 번 구매해 불필요한 비용이 발생합니다. 지금도 관리자 차원에서 파악하지 못한 비용 누수가 발생하고 있을 수 있어요.

3. 퇴사자 계정을 제때 해지하지 못해 비용 누수가 발생할 수 있어요

직원이 퇴사할 때는 인수인계를 통해 사용하던 계정을 파악하고, 제때 해지하는 과정이 반드시 필요한데요. 하지만 출장이 많고 원격 근무 환경이 갖춰진 엔터테인먼트 업계에서는 많은 양의 계정을 파악하기가 쉽지 않습니다. 실제로, 퇴사한 직원의 소프트웨어 계정을 제때 해지하지 않아 매달 수십만 원의 비용이 계속 지출되는 사례가 빈번해요.

4. 데이터 유출과 같은 보안 문제가 생길 수 있어요

계정을 관리하지 않는다면 불필요한 비용 발생을 넘어 보안 사고와 데이터 유출 문제까지도 발생할 수 있어요. 민감한 영상 소스나 미공개 콘텐츠가 유출될 경우, 단순한 금전적 손실을 넘어 기업의 신뢰도와 프로젝트 전체에 치명적인 타격을 줄 수 있으니 주의가 필요합니다.

고가의 영상·촬영 장비, 하드웨어 자산 관리의 모든 것

영상 제작의 품질은 장비에서 시작되죠. 현장에는 소니나 블랙매직디자인의 전문 카메라 장비부터 시작해 고가의 렌즈, 조명, 마이크, 그리고 프로젝트별로 렌탈하는 장비까지 많게는 수억 원을 넘나드는 자산이 투입됩니다.

하지만 이 장비들을 체계적으로 관리하는 일은 소프트웨어 관리보다 더 복잡합니다. 촬영장의 핵심 하드웨어 장비로는 무엇이 있고, 어떻게 관리해야 할까요?

엔터테인먼트 회사에서 영상 제작을 위해 사용하는 하드웨어 장비로는 무엇이 있나요?

카메라, 마이크, 조명 장비, 렌탈 장비, 해외 로케이션 장비 등 각 특징에 맞게 세심한 관리가 필요합니다

하드웨어 장비 관리에서 마주하는 4가지 과제

이처럼 종류부터 관리할 때 주의해야 할 포인트도 각기 다른 하드웨어 장비를 관리해야 하다 보니, 관리자들은 다양한 문제 상황을 마주하게 됩니다. 하드웨어 장비 관리할 때 가장 까다로운 문제는 4가지로 정리할 수 있어요.

1. 장비명이 복잡하고 부속품이 많아 관리하기 어려워요

촬영 장비를 관리하기 까다로운 이유, 그 첫 번째는 카메라 장비 등 기기가 가지고 있는 특수성에 있습니다. 같은 모델이라도 연식에 따라 스펙이 다르고, 카메라 본체 외에 렌즈, 배터리, 메모리카드, 케이블 등 포함되는 부속품이 많아 일일이 추적해서 관리해야 합니다.

2. 잦은 장비 대여와 반납으로 실시간 소재를 파악하기가 어려워요

엔터테인먼트 회사 내 장비들은 여러 제작팀과 외주 인력이 번갈아 사용합니다. 그래서 엑셀 또는 스프레드시트 같은 통일된 장부에 관리하지 않으면 현재 어떤 장비가 어디에 있고, 누구에게 대여되었는지 실시간으로 정확하게 파악하기가 어려워요.

3. 내부 장비와 렌탈 장비가 혼재되어 있어 구분하기 쉽지 않아요

촬영 현장에서는 카메라 장비, 마이크, 조명 등 일반 촬영 기기부터 시작해 특수 장비까지 고가의 하드웨어를 렌탈해서 사용하곤 합니다. 이때 회사 소유 장비와 프로젝트별 렌탈 장비가 혼용되면서, 어떤 장비가 내부 자산이고 어떤 것이 반납해야 할 렌탈 품목인지 구분이 모호해지기 쉽습니다.

4. 해외 로케이션 촬영을 할 때 장비 목록을 관리하기가 복잡해요

해외 로케이션을 떠날 때는 통관 절차를 신속하게 진행할 수 있도록 ATA 까르네(ATA Carnet)라는 국제 통관 문서를 발급받게 되는데요. 이때 장비 목록을 정확히 관리하고 반출입 기록을 증빙하지 못하면 통관이 지연되어 전체 촬영 일정에 심각한 차질이 생길 수 있습니다.

파편화된 소프트웨어/하드웨어 자산, 어떻게 관리해야 할까요?

지금까지 많은 엔터테인먼트 회사에서 겪고 있는 자산 관리의 어려움에 대해 살펴보았는데요. 이처럼 복잡한 소프트웨어와 하드웨어 자산 관리에 대해, 많은 엔터테인먼트 기업은 여전히 엑셀 스프레드시트나 부서별 수기 장부에 의존합니다. 소프트웨어는 IT팀에서, 하드웨어는 운영팀에서, 렌탈 장비는 제작팀에서 각각 따로 관리하다 보니 전체 자산 현황을 한눈에 파악하는 것이 사실상 불가능하기도 하죠.

복잡한 엔터테인먼트 자산 관리, 심플리 하나로 해결할 수 있어요

이런 문제를 근본적으로 해결하기 위해서는 모든 자산 정보를 하나의 시스템에서 통합 관리하는 체계가 필요합니다. 특히 통합 자산 관리 솔루션 심플리를 활용하면, 이러한 복잡한 관리 환경을 간단하게 개선할 수 있어요.

1. 심플리 대시보드로 모든 자산 정보를 한 곳에서 실시간으로 확인할 수 있어요

심플리에서는 통합 대시보드를 통해 모든 소프트웨어 라이선스와 하드웨어 장비 정보를 한 곳에서 실시간으로 확인할 수 있어요. 어떤 팀원이 어떤 자산을 사용 중인지 파악하고, 불필요한 중복 구매나 라이선스 비용 누수를 사전에 방지할 수 있습니다.

2. 심플리 QR코드로 장비의 대여와 반납 처리를 실시간으로 확인하세요

심플리는 모든 유형자산에 대해 고유한 QR코드를 발급하고, 이를 장비에 부착하여 관리할 수 있도록 지원하고 있어요. 장비 담당자나 사용자는 별도의 장비 없이 자신의 모바일 기기로 QR코드를 스캔하기만 하면, 해당 장비의 상세 정보를 확인하고 대여 및 반납 처리를 실시간으로 완료할 수 있습니다. 모든 기록은 시스템에 자동으로 저장되어, 관리자는 언제 어디서든 정확한 장비 현황과 이동 이력을 확인할 수 있습니다.

3. 심플리의 온/오프보딩 자동화 프로세스로 불필요한 비용 지출을 방지하세요

심플리에서는 신입사원이 입사하면 필요한 소프트웨어 계정을 자동으로 배정하고, 퇴사 시에는 계정 해지가 누락되지 않도록 체크하는 자동화된 온보딩·오프보딩 프로세스를 제공합니다. 이를 통해 퇴사한 직원의 계정에서 불필요한 비용이 계속 지출되는 것을 막고, 보안 위험을 최소화할 수 있어요.

엔터테인먼트 업계의 자산 관리는 단순한 비용 절감을 넘어, 프로젝트의 성공률을 높이고 보안 안정성을 강화하며, 글로벌 환경에서도 경쟁력 있는 운영 효율성을 확보하는 핵심 동력이 됩니다.

소프트웨어의 라이선스 관리, 협업 효율성, 데이터 보안을 확보하고, 고가의 하드웨어 장비를 체계적으로 배정, 운용, 회수하며, 글로벌 제작 환경에 맞는 반출입 관리까지 아우르는 구조적인 접근이 필요합니다. 심플리와 같은 통합 자산 관리시스템으로 이러한 문제들을 사전에 예방하고, 제작에만 온전히 집중할 수 있는 환경을 만들어보세요.

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엔터테인먼트 회사 자산 관리 관련 자주 묻는 질문(FAQ)

Q1. 엔터 업계 자산 관리에서 가장 많이 하는 실수는 무엇인가요?

A. 장비 소재를 실시간으로 추적하지 못해 책임 소재가 불분명한 경우가 많습니다

가장 흔한 실수는 ‘누가, 무엇을, 언제까지 사용하고 있는지’를 실시간으로 추적하지 못하는 것입니다. 특히 장비가 고장 나거나 분실되었을 때, 마지막 사용자와 상태를 알 수 없어 책임 소재가 불분명해지고 동일한 문제가 반복될 수 있어요.

Q2. 프리랜서나 외주 인력에게 자산을 제공할 때 주의할 점은 무엇인가요?

A. 하드웨어라면 대여와 반납 기록을 남기고, 소프트웨어라면 임시 계정을 발급해 프로젝트 종료 시 즉시 비활성하는 프로세스를 만들어야 합니다

반드시 정식 대여/할당 기록을 남기고, 반납 예정일과 장비 상태 체크리스트를 함께 관리해야 합니다. 소프트웨어의 경우, 프로젝트 기간에만 사용할 수 있는 임시 계정을 발급하고 프로젝트 종료 시 즉시 회수하거나 비활성화하는 프로세스가 있어야 해요. 이런 프로세스가 없다면 계정을 제때 해지하지 못해 비용 누수가 발생하거나 데이터 유출 같은 보안 문제가 발생할 수 있어요.

Q3. 해외 촬영 시 카메라 장비 등 장비 통관을 원활하게 하려면 어떻게 해야 하나요?

ATA 까르네를 사전에 발급하고, 장비 목록과 관련 정보를 명확히 기록해 관리해야 합니다

‘ATA 까르네(일시 수입 통관 증서)’를 사전에 발급하는 것이 가장 중요해요. 이를 위해서는 모든 장비의 정확한 품명, 모델명, 시리얼 넘버, 수량, 가격이 정리된 목록이 필요합니다. 엑셀 시트에 관련 항목을 실시간으로 관리하고 있거나 심플리와 같은 통합 자산 관리 시스템을 활용한다면 장비 목록을 보다 쉽게 관리할 수 있어요.

카메라 장비는 구매 장비와 렌탈 장비를 어떻게 구분해 결정해야 하나요?

고가의 촬영 장비는 사용 빈도와 장비의 라이프사이클을 고려해 구매 여부를 결정하세요

카메라와 같은 고가 장비의 구매와 렌탈을 결정하는 핵심 기준은 사용 빈도와 장비의 라이프사이클입니다. 매일 촬영이 이루어지거나, 제작팀의 기본 장비로 상시 운용되는 카메라라면 장기적인 관점에서 구매하는 것이 총소유비용(TCO)을 낮추는 합리적인 선택이 될 수 있어요.

반면, 특정 프로젝트에서만 필요한 특수 카메라나 고가의 최신 장비처럼 사용 주기가 짧거나 불규칙한 경우에는 렌탈을 통해 초기 투자 비용과 유지보수 부담을 줄이는 것이 효율적입니다.

Q5. 장비 분실이나 파손 시 책임 소재를 명확히 하기 위해 어떤 절차가 필요할까요?

A. 모든 자산에 대해 ‘자산 히스토리’를 기록해 책임 소재를 명확하게 해주세요

촬영 현장에서 장비의 분실이나 파손이 발생했을 때 책임소재가 불분명해지는 상황을 방지하려면, 모든 자산에 대해 **'누가, 언제부터, 무엇을 사용하고 있는지'**를 명확히 기록하고 추적하는 체계가 반드시 필요합니다.

심플리에서는 모든 카메라, 렌즈, 조명 장비에 고유한 자산 번호를 부여하고, 구성원별로 현재 보유하거나 사용 중인 장비 현황을 실시간으로 관리할 수 있습니다. 특히 자산 히스토리 관리 기능을 통해 장비의 상태 변경이나 사용자 변동 이력이 자동으로 기록되기 때문에, 문제가 발생하면 마지막 사용자와 사용 시점을 신속하고 정확하게 추적해서 책임소재를 명확히 할 수 있습니다.

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성장하는 기업은 하나하나 신경 쓸 여유가 없습니다. 모든 기업이 핵심 가치에만 집중할 수 있도록 심플리가 돕겠습니다.