총무, 재무, 회계, 인사 등의 경영지원 부서는 조직의 내실을 다지기 위한 핵심적인 역할을 수행합니다. IT 유무형 자산, 예산, 공간 등을 효율적으로 운영하고, 인적자산 관리를 위한 구성원 교육 및 성과 관리, 채용 프로세스 진행 등이 대표적인 예죠.

그중에서 노트북, 데스크톱 등의 전산장비 관리는 기업 운영 비용 절감과 업무 효율성 측면에서 중요한 일인데요. 보안 강화를 위해 필요한 일이기도 합니다. 이번 글에서는 전산장비 관리를 위해 필요한 감가상각의 개념과 교체 주기 등을 자세히 알아보겠습니다.

🙌이런 분들에게 추천합니다.

• 감가상각의 개념이 궁금하신 분 (정액법, 정률법 등)
• 노트북, 데스크톱 등 전산장비 교체 주기가 궁금하신 분
• 전산장비 렌탈을 고려하고 있으신 분

1️⃣감가상각이란?

기업이 구매한 노트북, 데스크톱 등의 자산은 시간이 지나면서 필연적으로 성능이 떨어지게 됩니다. 이렇듯 시간이 지나며 발생하는 자산 가치의 감소를 비용으로 인식하는 회계 개념이 감가상각입니다.

즉, 자산은 결국 교체를 해야 하기 마련인데, 이때 이를 단 한 번의 비용으로 처리하는 게 아닌 해당 자산이 사용되는 기간 동안 나눠서 비용으로 인식하는 개념인데요.

감가상각의 목적은 비용을 합리적으로 분배해 재무 안정성을 확보하고 자산의 가치를 더욱 체계적으로 판단하기 위함입니다. 감가상각 계산 방법은 정액법과 정률법으로 나뉘는데요.

• 정액법 : 매년 같은 금액을 감가상각하는 방식입니다.
  • 전상장비나 건물 등 비교적 일정한 수명을 가진 자산을 계산하는 데 쓰이는 방법입니다.
  • 균등하게 비용을 분배하는 방식이다 보니 회계 처리 예측이 쉽습니다.
• 정률법 : 초기 감가상각비를 높게 설정 후 일정 비율을 곱해 감가상각하는 방식입니다.
  • 자동차나 기계 등 시간이 지나며 가치가 빠르게 감소하는 자산에 쓰이는 방법입니다.
  • 초기 비용이 크지만, 시간이 갈수록 감가상각 비용이 감소한다는 특징이 있습니다.

조금 더 자세히 예시를 들어보겠습니다. 회사에서 300만 원짜리 노트북을 구매 후 정액법으로 계산한다는 가정을 해보죠.

즉, 담당자는 이를 300만 원을 비용으로 잡지 않고, 아래와 같은 계산으로 비용 처리를 하게 됩니다.

이런 방식으로 계산을 하면 해당 노트북의 가치를 체계적으로 판단할 수 있고, 세금 부담을 줄일 수 있습니다. 교체 주기에 맞춰 자산을 효율적으로 교체할 시점을 결정할 수도 있죠.

2️⃣노트북, 데스크톱 등의 장비 교체 주기는 어떻게 설정할까?

담당자는 IT 자산관리를 위한 규정을 만들어야 합니다. 이는 조직 규모가 커질수록 중요한데요. 명확한 규정이 있어야 효율적으로 비용을 최적화할 수 있기 때문입니다.

여기서 가장 우선시돼야 하는 게 바로 교체 주기 설정입니다. 장비를 너무 빠르게 교체하면 불필요한 비용이 발생하고, 너무 늦게 교체하면 성능 저하로 업무 효율성이 떨어질 수 있기 때문에 담당자는 아래와 같은 요소를 고려해 교체 주기를 결정해야 합니다.

(1) 장비 운영 효율성

• 데스크톱이나 노트북의 경우 보통 짧게는 3년에서 5년 정도 주기에 맞춰서 설정합니다.
• 이는 조직의 업무 환경에 따라 다르지만, 일반적으로 장비 스펙에 맞춰 설정합니다.
• 재무적으로 본다면, 세법에 따라 교체 주기가 달라질 수도 있습니다.

(2) 소프트웨어 및 보안 지원 여부

• 각 장비는 운영체제나 보안 패치가 별도 기간에 맞춰 적용되는 경우가 있습니다.
• 해당 기간에 맞춰 설정하면 불필요한 리소스를 줄일 수 있습니다.

(3) 렌탈 계약 조건

• IT 장비를 렌탈하는 경우도 많습니다. 이런 경우 렌탈 계약 기간에 맞춰 설정합니다.
• 해당 장비의 가치나 비용적인 부분을 크게 고려할 필요가 없다는 장점이 있습니다.

3️⃣기업이 전산장비를 렌탈하는 이유

IT 기기 구매 후 이를 효율적으로 사용하고 매각하는 방법도 있지만, 구매하지 않고 렌탈하는 방식도 많이 사용되고 있는데요. 특히 기술 변화가 빠르게 발생하고 있는 현재와 같은 상황에서, 렌탈은 전산장비 운영 측면에서 다양한 이점을 제공합니다.

(1) 감가상각 부담 저하

• 렌탈 계약 기간에 맞춰 장비 교체가 이뤄지니 별도의 감가상각 없이 비용 처리를 할 수 있습니다.

(2) 최신 IT 장비 유지 및 업그레이드 용이

• 직접 구매한 장비에는 다양한 조건이 있습니다. 대표적으로 고장이 없으면 교체가 불가능하다는 규정이 존재할 수 있는데요. 그렇기에, 빠르게 장비 업그레이드를 하기 어렵다는 단점이 존재합니다.
• 렌탈을 통해 계약 종료 후 새로운 장비를 쉽게 전환할 수 있다는 장점이 있습니다. 일부 업체는 계약 기간 내 업그레이드를 지원하는 옵션을 제공하기도 합니다.

(3) 편리한 유지 보수 프로세스

• 직접 구매한 장비는 담당자가 직접적으로 관리해야 하며, 이를 위한 비용이 발생합니다. 또한 고장이 나거나 이슈가 있을 시 신속한 대응이 필요해 예상치 못한 리소스가 발생하기도 합니다.
• 렌탈의 경우, 유지 보수 관련 작업을 렌탈 제공 업체가 맡아 주기 때문에 담당자는 추가적인 관리 부담을 줄일 수 있습니다. 예를 들어, 장비 고장이 나는 경우 담당자가 처리해야 할 일이 다섯 가지가 있다면, 세 개를 업체에서 처리해 주니 그만큼 부담을 줄일 수 있습니다.

4️⃣전산장비 라이프사이클을 제대로 관리하기 위해서는

전산장비 라이프사이클은 장비의 구매, 사용, 유지 보수, 교체, 폐기까지의 전 과정을 포함하며, 결국 담당자가 신경 써야 할 부분은 사내에 존재하는 다양한 장비 관리를 위한 효율적인 프로세스를 적립해 운영 비용을 최소화하는 것입니다. 이를 위해 고려해야 할 사항은 아래와 같습니다.

(1) IT 자산관리 솔루션 도입 (ITAM 인프라 구축)

심플리와 같은 IT 자산관리 솔루션을 도입한다면, 전산장비와 함께 소프트웨어 및 구독 서비스 관리도 함께 진행할 수 있습니다. IT 유무형 자산의 관리는 동시에 진행돼야 하는데요.

소프트웨어 및 구독 서비스의 경우 라이선스 관련 컴플라이언스나 구독 플랜 설정, 결제 비용 관리 등 고려해야 할 부분이 많기 때문에, 전문 IT 자산관리 솔루션을 통해 이를 동시에 관리하는 기업은 점차 증가하고 있습니다.

• 노트북, 데스크톱 등의 장비 현황을 한눈에 파악하고 관리할 수 있습니다.
• 자산조사 캠페인 기능을 통해 장비 현황을 지속적으로 최신화할 수 있습니다.
• 전산장비뿐만 아니라, 소프트웨어 및 구독 서비스까지 체계적으로 관리할 수 있습니다.

(2) 렌탈 및 구매 관리 방법 설정

사내 업무 현황과 운영 방식에 따라 렌탈과 구매의 명확한 관리 방법을 설정해야 합니다. 렌탈과 구매는 각각의 장단점이 명확하기에, 이를 고려해 두 가지 방식을 적절하게 활용하고, 최적화해 나가는 작업이 필요합니다.

• 업무 현황 및 운영 방식에 따라 일부는 렌탈하고 일부는 구매하는 방식을 사용할 수 있습니다.
• 예를 들어, 핵심 업무를 위한 장비는 구매하고, 단기 프로젝트를 위한 장비는 렌탈하는 방식을 고려해 볼 수 있습니다. 업무를 기준으로 나눠도 되고, 장비의 특성과 용도를 기준으로 나눌수도 있습니다.

(3) 지속적인 모니터링 및 최적화 전략 수립

관리 담당자는 사내 모든 전산장비의 라이프사이클을 파악하고 있어야 합니다. 그만큼 관리해야 할 장비의 양이 많죠. 하지만 시간이 지날수록 성능 저하와 함께 여러 변수가 발생할 수 있기 때문에 이를 지속적으로 모니터링하며 관리를 최적화할 방안을 고민해야 합니다.

이는 첫 번째 방법과도 맞닿아 있습니다. 결국 효율적인 환경 조성이 필요한 것이죠.

• 구매 및 렌탈 비용, 유지 보수 비용 등의 지속적인 분석이 필요합니다.
• 불필요한 비용이 발생하지 않도록 관리 체계를 바로 잡아야 합니다.
• 잔존 가치보다 매각 금액이 클 경우, 적절한 시기에 매각해 구매 비용을 감소 시킬 수 있습니다.

전산장비 관리는 효율적인 비용 운영을 위해 경영지원 부서가 책임지고 관리해야 할 업무입니다. 전산장비를 비롯해 IT 자산관리에 관심이 있다면 심플리 팀에 문의해 주세요. 다양한 사례를 기반으로 업무 환경에 맞는 솔루션을 제공해 드리겠습니다.