법인카드 관리의 중요성과 실무자들이 겪는 어려움

법인카드 관리의 중요성과 실무자들이 겪는 어려움

법인카드 관리, 왜 중요할까요?


법인카드는 기업 운영에 있어 가장 기본적이면서도 중요한 결제 수단입니다. 이는 단순 회사 비용을 지출하는 도구의 의미를 넘어, 기업 재무의 건정성과 투명성을 보여주는 지표이기도 합니다.

특히 최근에는 기업의 규모와 관계없이 법인카드 사용이 보편화되면서, 체계적인 관리의 중요성이 더욱 부각되고 있습니다. 법인카드 관리는 크게 세 가지 측면에서 중요한데요.

  1. 회계 투명성 확보 : 법인카드의 사용 내역은 국세청 조사의 주요 대상이며 이를 부적절하게 사용하거나 관리를 소홀히 하게 되면 이는 세무 조사로 이어져 심각한 문제를 초래할 수 있습니다.
  2. 비용 효율성 : 법인카드 관리를 통해 불필요한 지출을 줄이고, 주어진 예산을 효율적으로 사용할 수 있습니다. 이를 위해서는 사내 다양한 지출 현황을 체계적으로 파악하고 관리해야 합니다.
  3. 업무 효율성 : 법인카드 사용 후 복잡한 정산 절차는 업무의 생산성을 떨어뜨리는 원인 중 하나 입니다. 특히 경영지원 부서의 경우, 법인카드 정산에 필요 이상의 리소스가 발생하기도 합니다.

관리자는 이 세 가지를 중점으로 법인카드를 체계적으로 관리할 수 있어야 합니다.

실무자들이 겪는 법인카드 관리의 어려움


“법인카드 번호가 유출돼서 결제 카드를 모두 바꿔야 해요.”

“카드가 많고, 결제 한도 파악이 잘 되지 않아서 전체적인 비용 관리가 어려워요.”

“구성원이 카드를 너무 자주 잃어버려서 문제예요.”

법인카드 관리 담당자시라면 위의 상황들은 한 번쯤 경험해 보셨을 겁니다. 법인카드 관리에는 생각보다 복잡하고 다양한 이슈들이 존재하는데요.

보안 관련 문제

법인카드를 온라인으로 결제하는 경우가 많다 보니, 카드 번호 유출의 위험은 항상 존재하죠. 문제는 꼭 구성원의 실수가 아니더라도, 법인카드를 결제 수단으로 등록한 업체에서 번호 유출이 발생할 가능성이 존재한다는 건데요.

그 예로 최근 발생한 뉴스레터 플랫폼에서의 개인정보 유출 사고를 들 수 있습니다. 심플리 블로그에서도 다룬 적이 있는데요.

카드 번호가 한 번 유출되면, 담당자는 해당 카드에 연결돼 있는 모든 결제 사이트에 들어가 카드 최신화를 해야 하기 때문에 이를 파악하는 데 많은 리소스가 발생합니다. 어떤 서비스에 어떤 카드가 등록돼 있는지 파악 뿐만 아니라 실물 카드를 발급 받는 절차 또한 시간이 걸리게 되죠.

기업이 법인 카드 정보 유출 사고에 대응하기 위한 방법
하이라이트 * 2024년 12월 17일에 발생한 개인정보 유출 사고에 대해 알아보고, 이에 신속하게 대응하기 위한 결제 카드 관리의 중요성과 관리 방법을 설명할 거예요! 뉴스레터 제작 플랫폼의 개인정보 유출 사고 최근 안타까운 개인정보 유출 사고가 발생했습니다. 국내에서 뉴스레터 서비스를 제공하는 기업의 서버가 해킹 공격을 받아 일부 사용자들의 개인정보가 유출된 사건입니다. 유출된 정보의

비용 관리 문제

부서 별 예산도 다르고, 임직원 별 사용 패턴도 다양해 한도 설정이 어려운데요. 특히 사내에서 사용되는 다양한 서비스 결제 관리가 쉽지 않습니다. 부서에서 결제해 놓고 사용하지 않는 서비스들도 생기고, 구성원 개인이 결제해서 쓰지 않거나, 퇴사해 버리는 경우가 생기기도 하죠.

효율적인 비용 관리를 위해서는 불필요한 지출을 줄여야 하는데, 서비스의 종류는 늘어나고 사용자도 제각각이다 보니 이를 실시간으로 파악하기가 어렵습니다.

분실 문제

법인카드 관리자라면, 구성원의 법인카드 분실 후 재발급 요청을 한 번은 들어보셨을 겁니다. 실물 카드는 발급 절차에 시간이 걸리기 때문에 더 불편한데요. 노골적으로 말하자면, 관리자 입장에서 귀찮은 일이 지속적으로 발생하는 것이죠.

실물 카드만 놓고 본다면, 이는 통제가 불가능한 영역입니다. 아무리 주의를 주더라도 예외 상황은 발생하기 마련이죠. 또한 카드가 제때 취소되지 않고 누군가가 이를 사용한다면 더 큰 문제로 발생할 가능성도 존재합니다.

효율적인 법인카드 관리를 위해서는


법인카드를 관리하기 위해서는 다양한 부분을 신경써야 합니다. 구성원에게 개별 카드 관리의 중요성을 알리는 것 뿐만 아니라, 결제 방식의 구조 자체를 바꾸는 방법도 고려해야 하죠. 크게 두 가지로 나눌 수 있는데요.

법인카드 사용 규정 명확히 하기

어떤 부서에서 어떤 부분에 지출을 많이 하고 있는 지 전체적으로 파악하고, 카드 한도 설정이나 사용 방법 등을 명확히 규정해야 하죠. 이는 단순히 카드를 관리하는 담당 부서 뿐만 아니라 전사적으로 접근해야 하는 문제입니다.

법인카드 사용 규정 체크 포인트

  • 각 부서에서 주로 결제하는 서비스의 종류는 무엇인지?
  • 각 부서의 현재 카드 사용 한도는 얼마인지?
  • 낭비되거나 불필요한 결제가 지속적으로 발생하고 있지 않은지?

효율적인 결제 프로세스 만들기

카드 정보 유출 상황이나 불필요한 비용 지출을 막기 위해서는 효율적인 결제 프로세스가 있어야 합니다. 문제 발생 후에 대처하는 게 아닌, 어떤 상황이 발생하더라도 유연하게 대처할 수 있는 환경을 만드는 게 중요한 포인트인데요.

이와 관련한 정보를 이전에 심플리 블로그에 소개한 적 있는데요. 아래 아티클을 참조하셔도 좋을 것 같습니다.

가상카드의 장점과 활용 사례
가상카드(Virtual Credit Crad)의 개념과 장점, 비즈니스 환경에서의 가상카드 활용 방식을 소개합니다.

마무리


이번 글에서는 법인카드 관리의 중요성과 실무자들이 겪는 어려움, 효율적인 관리에 대해 소개했는데요. 체계적인 관리 프로세스를 지속적으로 유지해 나간다면, 비용 관리와 업무 효율성을 모두 극대화 할 수 있다고 생각합니다.

이를 위해서는 현재 상태를 명확하게 점검하는 게 필요하겠죠. 이와 관련해 더 도움 받고 싶으신 부분이 있으시다면, 언제든지 심플리 팀에 연락 주세요!

심플리 랜딩 페이지 : https://www.smply.one/