재택근무와 하이브리드 워크가 일상화되면서, 이제 사무실 밖에서 개인 노트북이나 스마트폰으로 업무를 처리하는 모습은 낯설지 않습니다. 실제로 2022년 HP의 보고서에서는 2명 중 1명 꼴로 실제로 회사에서 개인 소유 기기를 업무에 사용하고 있다고 답변했다고 해요.

하지만 많은 기업이 아직 명확한 정책이나 관리 체계 없이, 구성원들의 자율에 맡긴 채 '암묵적인 BYOD' 환경을 운영하고 있는데요. 이렇게 통제 없이 방치된 BYOD는 기업에게 생각보다 큰 보안 사고나 관리 공백으로 이어질 수 있습니다.

그럼 보안과 업무 유연성 사이에서 균형을 잡는 BYOD 정책을 수립하려면 어떻게 해야 할까요? 총무팀과 IT 담당자가 반드시 점검해야 할 핵심 체크리스트를 알아보겠습니다.

잠깐, BYOD란 무엇인가요?

먼저 BYOD에 대해 알아봅시다. BYOD는 'Bring Your Own Device'의 약자로, 직원이 개인 소유의 노트북, 스마트폰, 태블릿 등의 기기를 회사 업무에 사용할 수 있도록 허용하는 IT 정책을 의미합니다. 2000년대 후반 스마트폰의 등장과 함께 처음 알려지기 시작한 이 개념은, 2020년대 코로나19 팬데믹으로 원격근무가 급속히 확산되면서 많은 기업이 본격적으로 도입하기 시작했습니다.

하지만 현실에서는 공식적인 정책이 없더라도, 이미 많은 직원이 개인 기기를 업무에 활용하고 있어요. 개인 스마트폰으로 업무용 메신저를 확인하고, 외부에서 급하게 개인 노트북으로 회사 클라우드에 접속하는 것처럼 말이죠.

문제는 관리팀의 통제 밖에서 이뤄지는 '암묵적 BYOD'가 늘어날수록 보안 위험도 함께 커진다는 점입니다. 회사는 어떤 기기가 네트워크에 접속하는지, 중요한 데이터가 어떻게 관리되는지 파악하기 어려워지기 때문입니다.

기업이 BYOD 정책을 수립해야 하는 이유는 무엇인가요?

1. 보안 문제를 사전에 차단할 수 있어요

BYOD 정책을 수립해야 하는 가장 큰 이유는 단연 보안입니다. 관리자의 승인이나 통제 없이 사용되는 개인 기기는 해킹이나 악성코드 감염에 취약할 수밖에 없어요.

따라서 명확한 정책을 통해 개인 기기의 사용 기준과 보안 요구사항을 정하고, 이를 체계적으로 관리해야만 보안 리스크를 효과적으로 줄일 수 있습니다.

2. 업무 생산성과 직원 유연성을 높일 수 있습니다

보안만큼 중요한 것이 바로 업무 생산성과 직원들의 유연성입니다. 직원들은 이미 손에 익은 자신의 기기를 사용할 때 더 빠르고 효율적으로 일할 수 있습니다. 특히 원격근무나 하이브리드 근무 환경에서는 장소에 구애받지 않고 유연하게 업무를 처리할 수 있게 되죠.

중요한 것은 과도한 제약으로 생산성을 떨어뜨리지 않으면서도, 꼭 필요한 보안과 관리의 선은 지킬 수 있는 적절한 균형점을 찾는 것인데요. 잘 설계된 BYOD 정책은 이러한 균형을 가능하게 합니다.

3. 오프보딩 프로세스를 고도화해 정보 유출 위험을 줄일 수 있어요

직원이 퇴사할 때, BYOD는 또 다른 중요한 문제가 됩니다. 만약 명확한 정책과 관리 체계가 없다면, 퇴사자의 개인 기기에 회사 데이터가 그대로 남아 있거나 회사 시스템에 대한 접근 권한이 유지될 수 있어요. 이 경우 회사는 해당 데이터를 삭제하거나 접근을 차단할 방법이 마땅치 않아, 민감한 정보가 유출될 위험에 그대로 노출될 수 있죠.

따라서 체계적인 BYOD 정책에는 반드시 직원 퇴사 시 데이터 삭제, 계정 비활성화, 접근 권한 회수를 포함한 명확한 오프보딩 프로세스가 포함되어야 정보 유출을 효과적으로 막을 수 있습니다.

BYOD 정책 도입 전, 반드시 점검해야 할 5가지

이처럼 BYOD 정책은 오늘 날 반드시 필요하지만, 무턱대고 도입했다간 우리 기업의 일하는 환경에 맞지 않을 수 있어요. 우리 기업 상황에 맞는 BYOD 정책을 수립하려면 아래 5가지 질문에 대한 우리 조직의 답을 정리해볼 필요가 있습니다.

1. 우리 기업의 업종과 규모는 어떤가요?

가장 먼저 고려해야 할 것은 우리 회사의 현재 상황입니다. 예를 들어, 민감한 고객 정보나 재무 데이터를 다루는 금융·의료 업종이라면 일반적인 IT 기업보다 훨씬 강력하고 세분화된 보안 정책이 필요해요. 수백 명 규모의 대기업이라면 부서별, 직무별로 정책을 세분화하고 체계적인 관리 시스템을 갖춰야 합니다. 반면, 수십 명 규모의 중소기업이라면 우선 기본적인 보안 정책으로 시작해 점진적으로 확장하는 것이 더 현실적입니다.

2. 정책의 범위는 어디까지로 규정할 건가요?

정책이 구체적으로 어디까지 적용될지 그 범위를 명확히 정의해야 해요.

• 허용 기기 종류: 노트북, 스마트폰, 태블릿 등 허용할 기기를 명시하고, 각 기기별 최소 보안 설정(예: 화면 잠금, OS 최신 버전 유지 등)을 정합니다.
• 허용 앱/서비스: 회사 데이터에 접근하거나 업무용으로 사용할 수 있는 앱과 서비스의 목록을 '화이트리스트' 방식으로 관리하고, 보안상 위험한 앱은 사용을 제한합니다.
• 적용 대상: 정책을 전사에 동일하게 적용할지, 혹은 외근이 잦은 영업팀이나 원격근무를 하는 개발팀 등 특정 부서나 직무군에 한정할지도 미리 결정합니다.

3. 내부 구성원의 동의와 이해를 얻었나요?

정책이 아무리 완벽해도, 구성원들의 동의와 이해 없이는 효과적으로 운영될 수 없습니다. 많은 직원이 "회사가 노트북이나 핸드폰 같은 내 개인 기기를 들여다보거나 사생활을 감시하는 것 아닌가?" 하는 우려와 불편함을 가질 수 있기 때문이에요.

따라서 정책을 도입하기 전에, 왜 이 정책이 필요하고 회사의 보안을 위해 어떤 조치가 이루어지는지 투명하게 설명하는 과정이 반드시 필요합니다. 특히 회사가 모니터링하거나 확인할 수 있는 데이터의 범위가 어디까지인지, 그리고 직원의 개인 정보는 어떻게 보호되는지를 명확하게 안내함으로써 불필요한 오해와 거부감을 줄여야 합니다. 이 모든 내용을 담은 공식적인 BYOD 사용 동의서를 마련하고, 구성원들의 동의를 받아 문서화하는 것이 좋습니다.

4. 회사 상황에 맞는 보안 솔루션이 준비되었나요?

잘 만들어진 정책은 반드시 그것을 뒷받침할 수 있는 기술적·관리적 도구와 함께해야 합니다. 개인 기기를 원격으로 관리하고 보안 정책을 적용할 수 있는 MDM(Mobile Device Management) 솔루션을 도입하거나, 외부에서 회사 네트워크에 접속할 때는 반드시 VPN 연결을 의무화하는 것이 대표적입니다.

또한 비밀번호 외에 추가 인증을 요구하는 이중 인증(2FA)을 적용하고, 모든 기기의 운영체제(OS)와 업무용 앱을 항상 최신 버전으로 유지하는 정책을 마련하는 방법도 자주 활용돼요.

5. 모든 IT 자산을 파악하고 관리할 체계가 있나요?

마지막으로, 개인 기기를 포함한 회사의 모든 IT 자산을 한눈에 파악하고 통합적으로 관리할 수 있는 체계를 갖추어야 합니다. 어떤 직원이 어떤 개인 기기를 등록해 업무에 사용하고 있는지, 각 기기에 어떤 소프트웨어나 클라우드 계정이 연결되어 있는지를 정확히 파악할 수 없다면, 정책은 문서로만 남을 뿐입니다.

따라서 BYOD 기기를 포함한 모든 IT 자산의 현황을 실시간으로 파악할 수 있도록 하고, 퇴사자 발생 시 자동으로 계정 접근 차단 및 데이터 삭제가 이루어지는 오프보딩 프로세스를 갖춰야 합니다. 더불어 정기적인 자산 점검을 통해 보안 정책이 잘 지켜지고 있는지 확인하는 통합 관리 체계가 필수적이에요.

BYOD 환경, 구축하기 복잡하고 부담스럽다면? IT 자산관리 솔루션을 도입해 보세요

이 모든 것을 한 번에 준비하고 실행하기란, 특히 IT 전담 인력이 부족한 중소기업에게는 매우 부담스러운 일일 수 있어요. 이때 가장 현실적인 방법은 BYOD 정책을 IT 자산관리 시스템과 연계해서 체계적이면서도 효율적으로 관리하는 것인데요.

통합 IT 자산관리 솔루션 심플리(SMPLY)는 이러한 복잡한 과정을 훨씬 간소화할 수 있어요. 구성원별로 기업에서 지급한 전자기기 뿐만 아니라 업무에 사용하고 있는 개인 기기를 등록하고 관리할 수 있습니다. 모든 기기에서 사용하는 소프트웨어 라이선스와 클라우드 서비스 계정을 통합하여 파악할 수 있어요.

덕분에 사용하지 않거나 중복되는 SaaS를 발견해 비용을 절감하고, 퇴사자가 발생했을 때는 연결된 모든 계정과 접근 권한을 한 번에 확인하고 정리하여 정보 유출의 위험을 크게 줄일 수 있습니다. 결국 BYOD를 포함한 모든 회사 자산에 대한 가시성을 확보하고, 이를 기반으로 보안 정책을 효율적으로 운영할 수 있게 됩니다.

BYOD 정책, 이제는 선택이 아닌 필수입니다

BYOD는 더 이상 일부 기업의 이야기가 아닙니다. 이미 우리 회사의 현실이죠. 이를 알면서도 방치한다면 보안 사고와 관리의 사각지대가 되지만, 체계적인 정책과 적절한 관리 도구를 통해 선제적으로 관리한다면 업무 생산성과 유연성을 모두 잡는 강력한 무기가 될 수 있습니다.

오늘 소개해드린 체크리스트를 바탕으로 우리 회사에 맞는 BYOD 정책을 점검하고, 심플리와 같은 통합 관리 솔루션으로 안전하고 효율적인 근무 환경을 만들어보세요!

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