바코드, QR코드, RFID는 비슷한 것 같으면서도 서로 다른 명확한 특징을 가지고 있습니다. 이번 글에서는 각 방식의 특장점과 유형 자산관리의 중요성, 가장 합리적인 방식은 무엇인지에 대해 정리해 보았습니다.

1️⃣ 유형 자산관리, 왜 필요할까요?

기업 및 기관이 보유한 컴퓨터, 모니터, 프린터, 서버 등의 다양한 장비는 단순한 물건이 아닌 자산입니다. 자산은 곧 중요한 재무 정보이자 체계적인 관리 대상임을 의미하는데요.

하지만 이 자산들이 어디에 있고, 누가 사용 중이며, 어떤 상태인지 파악하는 생각처럼 쉽지 않습니다. 많은 담당자들이 엑셀이나 노션으로 관리를 진행하지만, 구성원 수가 30명을 넘어가기 시작하면 이러한 수기 관리 방식의 한계점은 명확해지는데요. 유형 자산을 제대로 관리하지 않게 되면, 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.

• 자산을 중복 구매하게 되는 케이스 발생
• 자산 회수 누락
• 세무/회계 감사 시 증빙 자료 부족
• 보안 사고 발생 가능성 증가

이러한 문제를 예방하기 위해 기업에서는 바코드, QR코드, RFID 같은 자산 식별 및 관리 기술을 도입하고 있습니다. 각 기술은 관리 방식에 따라 장단점이 다르며, 상황에 맞는 선택이 필요합니다.

2️⃣ 바코드의 장점 및 단점

바코드는 가장 오래된 자산관리 방식 중 하나입니다. 바코드는 단순한 선들의 조합으로 구성된 1차원 코드로 숫자나 문자를 저장하고 이를 바코드 스캐너로 읽어 정보를 추적하는데요.

✅ 바코드가 사용되는 케이스

마트에서 물건을 계산대에 올리면 점원이 바코드를 스캔해 상품 가격을 확인하는 장면, 익숙하실 겁니다. 이렇듯 바코드는 우리 일상에서 자주 볼 수 있는 방식인데요.

바코드는 주로,

• 마트 및 편의점,
• 물류 창고 등 다양한 장소에서 제품 식별과 정보 추적을 위해 사용됩니다.

😄바코드의 장점

• 간단한 사용법 : 단순한 코드 구조로 빠르고 정확하게 정보를 파악할 수 있습니다.
• 저렴한 도입 비용 : 인쇄물로 제작 가능하며, 별도 칩이나 기타 장비가 필요하지 않습니다.

즉, 바코드는 비용을 최소화 하면서 자산 식별을 빠르게 시작할 수 있는 가장 실용적인 선택지인데요. 하지만, 단점도 명확하게 존재합니다.

😢바코드의 단점

• 단방향 정보 제공 : 정보를 읽을 수는 있지만, 정보를 업데이트 할 수 없습니다.
• 정보 저장의 한계 : 저장할 수 있는 정보가 매우 제한적입니다.
• 별도 장비의 필요 : 바코드를 읽기 위한 리더기가 필요합니다.

유형 자산을 제대로 관리하기 위해서는, 자산의 다양한 정보를 기록할 수 있어야 하고, 접근성이 좋아야 하는데요. 하지만 바코드는 저장할 수 있는 정보가 제한적이고 별도 리더기가 필요하기에 관리의 한계가 존재합니다.

3️⃣QR코드의 장점 및 단점

바코드의 단점을 개선하기 위해 개발된 게 QR코드입니다. 핸드폰으로 QR코드를 스캔해 이벤트에 참여하시거나, 어떤 정보를 확인해 본 경험이 한 번은 있으실 텐데요.

✅QR코드가 사용되는 케이스

QR코드 역시 바코드와 마찬가지로 우리 일상의 다양한 영역에서 사용되고 있는데요.

QR코드는 주로,

• 특정 제품 소개 및 안내 등의 정보 소개용
• 기업 및 기관의 유형 자산 관리
• 출입/방문 체크인 시스템 (출입 기록 및 체크인을 QR코드를 활용해 처리) 등에 사용됩니다.

😄QR코드의 장점

• 저렴한 도입 비용 : 바코드와 마찬가지로 간단한 인쇄를 통해 활용할 수 있습니다.
• 다양한 정보 저장 : 특정 자산의 사용자, 상태, 위치 등 다양한 정보를 저장할 수 있습니다.
• 접근성 용이 : 별도 리더기 없이, 스마트폰을 통해 편하게 사용할 수 있습니다.

즉, QR코드는 바코드의 정보 저장의 한계와 접근성을 개선한 방식인데요. QR코드는 자산 관리 뿐만 아니라, 다양한 영역에서 범용적으로 사용될 수 있다는 강력한 장점이 있습니다.

😢QR코드의 단점

• 수동 스캔 : 바코드도 마찬가지만, QR코드는 사람이 수동으로 스캔해야 합니다.
• 환경 문제 : 어두운 환경에서는 스캔이 어려울 수 있습니다.

바코드가 가진 단점이기도 하지만, QR코드는 사람이 직접 스캔을 해야 하거나 특정 환경에서는 스캔을 할 수 없다는 단점이 존재합니다.

4️⃣RFID의 장점 및 단점

RFID(Radio Frequency Identification)는 무선 주파수를 이용해 태그 정보를 읽는 방식으로, 바코드나 QR코드와 달리 비접촉 인식이 가능하다는 특징이 있습니다.

✅ RFID가 사용되는 케이스

RFID는 바코드나 QR코드에 비해 생소하게 느끼시는 분들도 계실텐데요. RFID 역시 다양한 분야에서 사용되고 있습니다.

RFID는 주로,

• 의류/리테일 매장의 상품 관리
• 물류센터의 입출고 및 재고 추적
• 모바일 결제, 교통카드 등에 사용됩니다. (NFC는 RFID의 한 종류입니다.)

😄RFID의 장점

• 비접촉 자동 인식 : 태그가 가려져 있어도, 리더기가 근처에 있으면 자동으로 인식합니다.
• 대량 인식 가능 : 한 번에 여러 개의 태그를 동시에 읽을 수 있습니다.
• 빠른 스캔 속도 : 수작업 없이 빠르게 태그 정보를 읽을 수 있습니다.

😢RFID의 단점

• 비용 부담 : 초기 인프라 구축에 많은 비용이 들어갑니다.
• 복잡한 설치와 설정 : 태그 설정, 리더기 배치, 중복 인식 방지 등 세팅이 까다롭습니다.
• 사용자 접근성 낮음 : QR코드와 같이 간편한 인식이 아닌, 특수 리더기나 전용 시스템이 필요합니다.

RFID는 효율성 측면에서는 장점을 보이지만, 높은 비용과 낮은 접근성이라는 단점도 존재하는데요. 기업의 유형 자산 관리 측면에서 본다면 비용이나 환경 제약, 인프라 복잡성 등의 현실적인 한계로 인해 모든 기업에게 적합한 솔루션은 아닙니다.

5️⃣유형 자산 관리를 위한 가장 합리적인 방식은?

위에서는 바코드, QR코드, RFID, 세 가지 방식의 장단점에 대해 알아보았는데요. 각 방식의 장단점은 명확하지만 유형 자산관리를 위해서는 QR코드가 가장 합리적인 방식이라고 할 수 있습니다. 그 이유는 아래와 같은데요.

✅QR코드가 가장 합리적인 유형 자산 관리 방식인 이유

• 간편한 도입과 낮은 비용
  • 스티커로 출력만 하면 바로 사용이 가능하며, 별도 리더기나 시스템 장비가 필요 없습니다.
  • 스마트폰 스캔을 지원하기 때문에, 추가 비용 없이 바로 현장 적용이 가능합니다.
• 실무자 중심의 관리 체계 구축
  • 복잡한 시스템이나 연동 없이 자산 현황 파악 인프라를 구축할 수 있습니다.
  • 담당자 변경 및 인수인계 시에도 별도 교육 없이 유연하게 대처할 수 있습니다.
• 하나의 QR코드로 정보 제공 + 입력 + 히스토리 관리 모두 가능
  • QR코드 안에 해당 자산의 위치, 사용자, 구매 날짜 등 다양한 정보를 저장할 수 있습니다.

즉, QR코드는 도입 장벽은 낮지만 관리 효율은 높은 방식이라고 할 수 있는데요. 바코드보다 다양한 정보를 저장할 수 있으며 RFID 만큼 부담스럽지 않은 기술이기에, 산업군을 막론하고 다양한 기업에서 QR코드를 통해 유형 자산 관리를 진행하고 있습니다.

6️⃣마무리 : QR코드를 통한 유형 자산 관리 예시

심플리는 서비스 내에서 유형 자산의 QR코드 출력을 지원하는데요. 단순 QR코드뿐만 아니라, 다양한 방식의 출력을 지원하기에, 담당자는 관리 환경에 맞는 방식으로 출력할 수 있습니다.

노트북이나 데스크톱, 모니터 등의 장비뿐만 아니라 서버, 공기청정기, 에어컨 등 사내 모든 자산을 심플리에 등록해 관리할 수 있는데요.

또한, 해당 자산 사진을 찍어 등록해 심플리 서비스와 QR코드 내에서 확인할 수 있습니다. 아래는 QR코드를 찍었을 때 나오는 모바일 화면입니다.

더불어 QR코드 스캔 후, 모바일 화면 내에서 해당 기기의 정보뿐만 아니라, 기기의 정보 변경 이력과 변경한 사람 등 기기와 관련된 모든 히스토리를 확인할 수 있습니다.

QR코드는 분명 바코드나 RFID에 비해 합리적인 방식입니다. 위에서 설명해 드린 각 방식은 장단점이 명확하지만, 복잡하지 않으면서도 실무에 바로 적용할 수 있는 방법을 찾고 계셨다면 QR코드 기반 자산관리를 시작해 보시는 것을 추천합니다.

성장하는 기업은 하나하나 신경 쓸 여유가 없습니다. 모든 기업이 핵심 가치에만 집중할 수 있도록 심플리가 돕겠습니다.