By 심플리 in 인사이트 — 16 5월 2025

AI로 일하는 시대, 효율만큼 중요한 관리의 중요성

증가하는 AI 툴 도입, 그런데 관리는 잘 하고 계신가요?

최근 들어 기업의 AI 활용 사례를 다룬 뉴스를 자주 접하셨을 겁니다. AI 서비스 도입은 이제 선택이 아닌 업무 경쟁력 확보를 위한 필수 요소로 자리 잡았죠. 그 중에서도 가장 널리 쓰이는 ChatGPT는 많은 직장인들에게 이제 ‘없으면 불편한’ 수준의 핵심 도구가 됐습니다. 아마 많은 분들이 이 변화에 공감하실 텐데요. 이번 글에서는 AI 서비스 도입만큼 중요한 관리의 필요성에 대해 살펴보겠습니다.

🙌이런 분들에게 추천하는 글이에요.

업무에 AI를 적극적으로 활용하고 계신 분들
회사에서 SaaS를 비롯한 소프트웨어 관리를 담당하고 계신 분들
기업의 IT 자산 비용 절감에 관심이 많으신 분들

1️⃣ AI로 일하는 시대

ChatGPT를 시작으로, 다양한 AI 서비스가 쏟아지고 있습니다. 기존 서비스에 AI 기능이 추가되거나, 처음부터 AI 기반으로 만들어진 서비스들도 빠르게 자리 잡고 있죠.

실제로 많은 사람들이 AI를 통해 업무 효율을 높이고, 빠르게 지식을 습득하고 있습니다. 이제 궁금한 게 있으면 검색 엔진이 아닌 생성형 AI에 물어보는 경우가 많아지고 있죠. 마케팅 분야에서는 SEO가 아닌, GEO(Generative Engine Optimization)라는 개념이 생겼습니다. 즉, 생성형 AI가 콘텐츠를 학습하고 인용하는 방식을 고려해 콘텐츠를 기획해야 한다는 의미입니다.

이렇듯 AI 서비스 사용은 이제 선택이 아닌 필수가 되었고, 여러 AI 툴을 얼마나 유기적으로 잘 활용하느냐가 기업 경쟁력을 결정짓는 요소로 떠오르고 있습니다.

2️⃣ 필수가 돼버린 AI 서비스 도입, 하지만 추후 관리는?

AI 서비스는 개인을 넘어, 조직 단위의 도입이 증가하고 있습니다. 구성원이 업무 효율 향상을 위해 AI 서비스를 요청하고, 법인카드로 직접 결제하는 사례도 흔해졌습니다.

“ChatGPT 사용하고 있는데, 높은 플랜으로 업그레이드가 필요합니다.”

“이 AI 툴이 요즘 유명하다고 하는데, 한번 써보면 안될까요?”

이처럼 도입 요청은 매우 활발하게 이뤄지고 있고 많은 구성원이 AI 툴을 사용하고 있지만, 실제 운영 과정 이면에는 다양한 문제가 존재하는데요.

도입 직후엔 활용도가 높지만, 얼마 지나지 않아 거의 사용하지 않게 되는 경우
고가 플랜을 신청했지만 실제로는 그 기능을 거의 활용하지 않는 경우
사용자가 퇴사했음에도 구독 해지가 되지 않아 계정이 계속 과금되는 경우
같은 AI 서비스를 부서별로 따로 결제하고 있는 중복 지출 사례

주로 서비스의 효용성과 비용 문제가 있으며, 이러한 문제들은 많은 기업에서 빈번하게 발생하고 있습니다.

3️⃣ AI 서비스 도입만큼 중요한 ‘지속적인 관리’

AI 활용은 이제 선택이 아닌 필수입니다. 하지만 서비스 도입은 시작일 뿐, 도입만큼 중요한 건 지속적인 관리인데요. 적극적으로 도입하기만 하고, 제대로 된 관리가 이뤄지지 않는다면 비용을 비롯해 서비스 사용 통제 등 다양한 부분에서 문제가 생길 수 밖에 없습니다. 아래는 AI 서비스의 지속적인 관리를 위해 필요한 체크리스트입니다.

어떤 부서에서, 어떤 서비스를 도입했는지
누가 어떤 서비스를 활용하고 있으며, 그 활용도는 어떠한지
서비스 결제 금액은 얼마이며, 금액은 적절한지
퇴사자의 계정은 제대로 회수 됐는지
중복으로 결제되고 있는 건은 없는지

담당자 입장에서는 AI 활용의 효과는 유지하되, 비용과 보안 리스크를 최소화하는 운영 체계를 마련하는 것이 중요합니다. 즉, AI는 업무 속도를 높여주지만, 통제가 없으면 오히려 업무 흐름을 어지럽히고 비용 문제를 야기할 수 있는 도구가 될 수도 있다는 사실을 늘 인지하고 있어야 하죠.